Archivering voor hotels
Archivering van de administratie in hotels: gebaseerd op GoBD en BAO
STRYK houdt uitgegeven facturen ongewijzigd en heeft een controlearchief met bewaartermijnen voor Oostenrijk en Duitsland. Je accountant ontvangt de administratie elke maand uit hetzelfde systeem.
- Facturen blijven onveranderd na het uitgeven
- Termijnen in het controlearchief: Oostenrijk 7 jaar, Duitsland 10 jaar
- Maandelijkse overdracht aan de accountant met een pakket boekingsstukken
Kort samengevat
Archivering van de administratie betekent dat de facturen en boekingsstukken van een hotel geordend worden bewaard, zodat ze bij een controle compleet en onveranderd beschikbaar zijn. STRYK biedt daarvoor een controlearchief als technische ondersteuning, op basis van GoBD en BAO, met vastgelegde bewaartermijnen van 7 jaar voor Oostenrijk en 10 jaar voor Duitsland. Het is geen certificering en geen juridisch advies. Het archief kost niets extra; je betaalt de kernprijs naar het aantal kamers.
Bijgewerkt
Waar boekingsstukken in het hotel nu zoekraken
Wie documenten verspreid over mappen, mailboxen en schijven bewaart, merkt dat uiterlijk wanneer de accountant een vraag stelt.
- Vandaag
De uitgaande facturen staan als PDF op de laptop van de eigenaar, de inkomende facturen in een map op kantoor en een deel zit nog in de mailbox van de receptie. Wanneer de accountant in maart een factuur van vorig jaar nodig heeft, begint het zoeken op drie plaatsen.
Met STRYKFacturen ontstaan uit de boeking en zijn daarna in STRYK op te vragen. De algemene zoekfunctie vindt ze op gast, boeking of factuur. Inkomende facturen als XRechnung of Factur-X neemt STRYK rechtstreeks in ontvangst.
Lees verder - Vandaag
Een gast meldt dat het bedrijfsadres op de factuur niet klopt. De receptie opent het bestand, typt het adres opnieuw in en slaat over het origineel op. Daarna is niet meer te zien wat er oorspronkelijk op de factuur stond.
Met STRYKEen uitgegeven factuur kan niet meer worden overschreven. Een correctie loopt via een stornofactuur of creditnota, en naast de nieuwe factuur blijft de oorspronkelijke bestaan.
Lees verder - Vandaag
Een map uit 2016 staat nog in de kelder. Niemand weet of die in Oostenrijk of Duitsland al mag worden vernietigd, en de termijn hangt af van het soort boekingsstuk.
Met STRYKHet controlearchief werkt met de bewaartermijnen voor Oostenrijk (7 jaar) en Duitsland (10 jaar). Of een termijn voor een bepaald boekingsstuk geldt, bepaalt je accountant; STRYK houdt de termijnen bij.
Lees verder
De laatste dag van de maand op het backoffice
De laatste dag van de maand op het backoffice van een hotel met 24 kamers, waar de eigenaar de boekingsstukken zelf beheert.
Inkomende factuur van de wasserij
De wasserij stuurt de factuur als Factur-X. STRYK neemt de e-factuur in ontvangst zonder dat iemand die overtypt. De eigenaar ziet bedrag en leverancier voordat zij de factuur overneemt.
Factuur voor kamer 12
De gasten van kamer 12 checken uit. Openstaande posten uit de minibar en de bar staan al op het verblijf, en de receptie geeft de factuur uit vanuit de boeking. Vanaf dat moment kan ze niet meer worden gewijzigd.
Bedrijfsadres corrigeren
Een zakelijke gast meldt een fout in het adres. De receptie storneert de factuur en geeft een gecorrigeerde factuur uit. In het activiteitenlogboek staat wie dat wanneer heeft gedaan.
Bankafschrift naast openstaande facturen
De eigenaar uploadt het bankafschrift als CAMT.053-bestand. STRYK stelt voor welke betaling bij welke openstaande factuur hoort. Zij bevestigt de koppelingen regel voor regel.
Maandelijkse overdracht aan de accountant
Aan het einde van de maand geeft STRYK het journaal door aan de accountant, als DATEV, BMD, CSV of Excel, desgewenst met een pakket met boekingsstukken. De accountant hoeft niet meer naar losse pdf's te vragen.
Wat STRYK doet voor archief en overdracht
Archief en overdracht steunen op deze functies. Bij elke functie staat waar de grens ligt.
Origineel en correctie naast elkaar
Een uitgegeven factuur blijft zoals ze is uitgegeven. Correcties lopen via een stornofactuur of creditnota, zodat origineel en correctie naast elkaar bestaan.
Lees verderControlearchief met termijnen
Het controlearchief is technische archiefondersteuning op basis van GoBD en BAO. Het kent de bewaartermijnen van 7 jaar voor Oostenrijk en 10 jaar voor Duitsland. Het is geen certificering.
Lees verderDocumenten als PDF
STRYK maakt facturen, offertes, het housekeepingplan en rapporten als PDF in 18 talen. Rapporten exporteer je per onderdeel als PDF, Excel of CSV.
Lees verderJournaal en pakket met boekingsstukken voor de accountant
Elke maand gaat het journaal als DATEV, BMD, CSV of Excel naar de accountant, desgewenst met een pakket met boekingsstukken. Je stelt in welk formaat je accountant voorkeur heeft.
Lees verder
Boekingsstukken nu en met het controlearchief
De tabel zet het archiveren in mappen en schijven naast het archief in STRYK.
| Taak | Met mappen en schijven | Met STRYK |
|---|---|---|
| Uitgaande factuur opslaan | PDF op de laptop, daarnaast een uitdraai in de map. | De factuur ontstaat uit de boeking en staat daarna in het systeem. |
| Factuur corrigeren | Het bestand wordt overschreven en het origineel gaat verloren. | Stornofactuur of creditnota; de oorspronkelijke factuur blijft bestaan. |
| Inkomende factuur vastleggen | De e-mail met PDF wordt uitgeprint en ingeboekt in een map. | XRechnung en Factur-X worden ontvangen zonder overtypen. |
| Boekingsstukken aan de accountant geven | Map, usb-stick of gebundelde e-mail aan het kwartaaleinde. | Maandelijkse overdracht als DATEV, BMD, CSV of Excel, optioneel met een pakket boekingsstukken. |
| Bewaartermijn bijhouden | Een notitie op de map, vaak zonder jaartal. | Controlearchief met termijnen voor Oostenrijk (7 jaar) en Duitsland (10 jaar). |
| Wijzigingen nagaan | Niemand weet wie wanneer iets heeft gewijzigd. | In het activiteitenlogboek staat wie wanneer een factuur heeft geannuleerd of opnieuw heeft uitgegeven. |
Eén prijs die meegroeit met je bedrijf
Het controlearchief kost niets extra. Het hoort bij het kernproduct van basisprijs en bedrag per kamer. Updates van de kernfuncties zijn inbegrepen.
Prijzen in detail€ 59 basisprijs + € 6 per kamer of eenheid per maand
Voorbeeld met 24 kamers€ 203per maand
- 14 dagen gratis proberen
- Geen inrichtingskosten
- Persoonlijke begeleiding bij de start
Netto, jaarlijkse facturering. In het eerste contractjaar 20% korting op de basisprijs.
Van verspreide boekingsstukken naar het controlearchief
Oude mappen verhuizen niet vanzelf naar het systeem. Je bepaalt wat geldt vanaf de ingangsdatum.
Belastingland opgeven
Je geeft het aantal kamers op en het land waar je bedrijf belastingplichtig is. Daarop stemmen wij de testtoegang af.
Ingangsdatum afstemmen met de accountant
Je accountant zegt vanaf welke datum facturen uit STRYK komen en in welk formaat het journaal moet worden aangeleverd.
Gasten en boekingen importeren
Gasten en boekingen breng je aan als CSV of XLSX. Voordat iets wordt overgenomen, laat een testrun in het foutenrapport zien welke regels niet passen.
Oudere boekingsstukken geordend laten
Facturen van vóór de ingangsdatum blijven waar ze zijn tot hun bewaartermijn is verstreken. Je accountant bevestigt tot wanneer.
Veelgestelde vragen
Is STRYK GoBD-gecertificeerd?
Nee, STRYK heeft geen GoBD-certificering. Het controlearchief is technische archiefondersteuning die uitgaat van GoBD en BAO. Of je volledige boekhouding aan de regels voldoet, beoordeelt je accountant.
Hoe lang moet een hotel facturen bewaren?
In Oostenrijk 7 jaar; in Duitsland 8 jaar voor facturen als boekingsstuk en 10 jaar voor boeken en jaarrekeningen (stand oktober 2026; § 132 BAO, § 147 Abs. 3 AO). Het controlearchief in STRYK rekent met 7 jaar voor Oostenrijk en 10 jaar voor Duitsland. Dit overzicht vervangt geen juridisch of fiscaal advies.
Wat gebeurt er met een gecorrigeerde factuur?
De oorspronkelijke factuur blijft bestaan. Een uitgegeven factuur kan niet worden gewijzigd; correcties lopen via een stornofactuur of creditnota. Het activiteitenlogboek laat zien wie heeft geannuleerd en wie opnieuw heeft uitgegeven.
Moet ik ook papieren boekingsstukken bewaren?
Ja, voor boekingsstukken die niet in STRYK ontstaan of binnenkomen. STRYK bewaart de facturen die in het systeem worden uitgegeven; ontvangen e-facturen staan daar ook. Of je papieren leveranciersfacturen na het scannen mag vernietigen, bespreek je met je accountant.
Geldt de termijn voor Oostenrijk of Duitsland automatisch?
Nee, de termijn geldt naar het land waar je bedrijf belastingplichtig is. Het controlearchief kent beide termijnen: 7 jaar voor Oostenrijk en 10 jaar voor Duitsland. Je accountant bevestigt welke voor je hotel geldt.
Kan STRYK gegevens rechtstreeks aan het Finanzamt (de belastingdienst) doorgeven?
Nee. De weg naar het Finanzamt loopt via je accountant: STRYK levert de accountant elke maand een journaal aan, als DATEV, BMD, CSV of Excel, desgewenst met een pakket boekingsstukken.
Laat ons je archivering zien
Plan een demo met je hoteldag. Samen lopen we de factuur, de correctie en de maandelijkse overdracht aan je accountant door.