E-facturatie voor hotels
E-facturatie in het hotel: ZUGFeRD maken, XRechnung ontvangen
STRYK maakt van de factuur die je hotel heeft uitgegeven een gecontroleerd Factur-X/ZUGFeRD-bestand en neemt XRechnung en Factur-X van je leveranciers aan.
- Factur-X/ZUGFeRD gecontroleerd volgens EN 16931
- Ontvangst van XRechnung en Factur-X
- Eerste Factur-X-factuur in de gratis test
Kort samengevat
Een e-factuur is een factuur met gestructureerde gegevens die software kan inlezen zonder ze over te typen. Een gewoon PDF-bestand voldoet daar niet aan. STRYK maakt van uitgegeven facturen een gecontroleerd Factur-X/ZUGFeRD-document en verstuurt het per e-mail. Inkomende XRechnung- en Factur-X-bestanden neemt STRYK aan als leveranciersfacturen. Een XRechnung als uitgaand formaat maakt STRYK niet.
Bijgewerkt
Waar de e-factuur in het hotel blijft hangen
Door de gefaseerde verplichting in Duitsland komen e-facturen bij de receptie en op kantoor terecht, vaak voordat iemand weet hoe ze gelezen of gemaakt moeten worden.
- Vandaag
De administratie van een zakelijke klant stuurt je factuur voor drie nachten terug: hun systeem kan een PDF niet inlezen. Je typt de factuur opnieuw in een tweede programma en stuurt hem nog eens.
Met STRYKSTRYK maakt van de uitgegeven factuur een Factur-X/ZUGFeRD-bestand en controleert het vooraf tegen de Europese norm EN 16931. Het bestand gaat per e-mail naar de ontvanger.
Lees verder - Vandaag
De drankenleverancier mailt een XRechnung als XML-bestand. Op de pc aan de receptie opent het als een muur van tekst, en niemand weet of bedragen en btw-tarief kloppen.
Met STRYKSTRYK neemt XRechnung (UBL en CII) en Factur-X aan als leveranciersfactuur. Bedragen en btw-tarief hoeft dan niemand uit een muur van tekst over te nemen.
Lees verder - Vandaag
Je weet niet precies vanaf wanneer je hotel e-facturen moet uitgeven, en of de factuur aan de particuliere gast meetelt. Elk antwoord klinkt anders.
Met STRYKDe vragen op deze pagina zetten de termijnen voor Duitsland op een rij, met verwijzing naar de wet en de stand van zaken. In STRYK ontstaat de e-factuur op dezelfde plek als de factuur, zonder tweede programma.
Lees verder
Een factuurdag met zakelijke gasten en leveranciers
Een voorbeelddag in een hotel met 25 kamers, waar zakelijke gasten doordeweeks aankomen en een externe accountant de administratie doet.
Leveranciersfactuur verwerken
Vannacht kwam per e-mail een XRechnung van de wasserij binnen. Je uploadt het bestand als leveranciersfactuur in STRYK, in plaats van het XML-bestand op de pc aan de receptie te openen. Desgewenst gaat het document met de eerstvolgende maandoverdracht naar de accountant.
Check-out van een zakelijke gast
Een gast vertrekt na drie nachten uit kamer 12. Bij de check-out komen openstaande posten, zoals de minibar, op de factuur. Je geeft de factuur uit, daarna kan ze niet meer worden gewijzigd.
Factur-X-bestand maken
Voor de definitieve factuur maak je de e-factuur. STRYK controleert hem tegen EN 16931 en zet bestand en PDF samen. Alleen een gecontroleerd bestand kun je versturen.
Verzending naar het bedrijf
De factuur gaat per e-mail naar de administratie van de zakelijke klant. Daar opent men de PDF, en de software van die afdeling leest de ingebedde gegevens zelf in.
Correctie met een creditnota
De zakelijke klant meldt een verkeerde verblijfsperiode. Een uitgegeven factuur wijzig je niet; je corrigeert die met een stornofactuur of creditnota. De gecorrigeerde factuur krijgt een eigen bestand.
Dagafsluiting
De hotelbrede dagafsluiting wijst op openstaande posten en factuurconcepten. Voor het einde van zijn dienst ziet de nachtportier wat er morgenochtend nog aan de facturen ontbreekt.
Wat STRYK biedt voor e-facturen in het hotel
Uitgaand en inkomend, plus correctie en de overdracht aan de accountant.
Factur-X/ZUGFeRD voor uitgaande facturen
STRYK maakt van een uitgegeven factuur een Factur-X/ZUGFeRD-document. Vóór het aanmaken vindt een controle volgens EN 16931 plaats. De PDF van de factuur is beschikbaar in 18 documenttalen, met het logo van je hotel.
Lees verderFactuur onveranderlijk na uitgifte
Een uitgegeven factuur blijft zoals ze is. Een fout corrigeer je met een stornofactuur of creditnota. Zo past het verstuurde bestand altijd bij wat in de administratie staat.
Lees verderOntvangst van XRechnung en Factur-X
STRYK ontvangt XRechnung in de formaten UBL en CII, en Factur-X voor je leveranciersfacturen. De gegevens liggen dan gestructureerd klaar, in plaats van als XML-bestand in de mailbox te blijven staan.
Lees verderOverdracht aan de accountant
De accountant ontvangt elke maand een journaal als DATEV, BMD, CSV of Excel, desgewenst met een pakket boekingsstukken. Uitgaande facturen en inkomende facturen en boekingsstukken liggen zo op één plek.
Lees verder
PDF-factuur of gecontroleerde e-factuur
Het verschil zit in de administratie van de ontvanger en bij je, zodra er een fout optreedt.
| Taak | PDF uit een Word-sjabloon | Factur-X uit STRYK |
|---|---|---|
| Factuur aan een zakelijke klant | Word- of PDF-sjabloon, door de ontvanger vaak teruggestuurd als diens systeem het niet kan inlezen. | Factur-X/ZUGFeRD uit de uitgegeven factuur, na controle volgens EN 16931, per e-mail verstuurd. |
| Leveranciersfactuur als XRechnung | XML-bestand zonder programma om het te lezen; bedragen worden met de hand in het journaal getypt. | Ontvangen als leveranciersfactuur in STRYK, met het maandjournaal overgedragen aan de accountant. |
| Correctie na verzending | Nieuw bestand onder hetzelfde nummer, later discussie in de correspondentie. | Stornofactuur of creditnota; de gecorrigeerde factuur krijgt een eigen bestand. |
| Factuurtaal voor gasten en bedrijven | Per taal zelf een sjabloon onderhouden. | PDF in 18 documenttalen met hotellogo. |
| Overdracht aan de accountant | Boekingsstukken per e-mail, in een map of op een USB-stick. | Maandelijks journaal als DATEV, BMD, CSV of Excel, desgewenst met een pakket boekingsstukken. |
Eén prijs die meegroeit met je bedrijf
De e-factuur hoort bij de kernfuncties voor facturen. Op de kernprijs geldt geen omzetprovisie, en het aantal gebruikers is onbeperkt. Bij online betaling via STRYK komt er 1,9% platformbijdrage bij, plus de kosten van de betaalaanbieder. Kosten voor je e-mailadres en diensten van derden kunnen daar nog bij komen.
Prijzen in detail€ 59 basisprijs + € 6 per kamer of eenheid per maand
Voorbeeld met 25 kamers€ 209per maand
- 14 dagen gratis proberen
- Geen inrichtingskosten
- Persoonlijke begeleiding bij de start
Netto, jaarlijkse facturering. In het eerste contractjaar 20% korting op de basisprijs.
Zo bereid je je hotel voor op de e-factuur
Wat je vóór de eerste e-factuur regelt, in deze volgorde.
Verplichting en betrokkenen vaststellen
Noteer welke facturen naar bedrijven gaan en welke naar particuliere gasten. Vraag je accountant vanaf wanneer je bedrijf e-facturen moet uitgeven.
Gegevens van zakelijke klanten verzamelen
Controleer bij je tien meest voorkomende zakelijke klanten of adres, factuurontvanger en e-mailadres van de administratie compleet zijn.
Factuurgegevens overnemen en testen
We begeleiden de import van je gasten, zakelijke klanten en boekingen uit CSV, XLSX of ZIP. Een testrun laat vooraf zien bij welk bedrijf het adres onvolledig is.
De eerste e-factuur samen doorlopen
Maak een factuur voor een zakelijke klant, stuur die naar je eigen adres en laat je accountant het bestand bekijken.
Veelgestelde vragen
Vanaf wanneer moet mijn hotel e-facturen uitgeven?
In Duitsland uiterlijk vanaf 1 januari 2028, voor facturen aan andere bedrijven in Duitsland. Elk bedrijf moet e-facturen al sinds 1 januari 2025 kunnen ontvangen. Als je totale omzet vorig jaar hoger was dan 800.000 euro, eindigt de overgangstermijn al op 1 januari 2027 (§ 27 lid 38 UStG, stand oktober 2026). Dit is een oriëntatie en vervangt geen belastingadvies.
Geldt de e-factuurplicht ook voor particuliere gasten?
Nee, voor facturen aan particulieren bestaat geen verplichting tot e-facturatie. De plicht betreft facturen aan bedrijven, zoals zakelijke klanten en zakenreizigers. In Duitsland zijn facturen voor kleine bedragen tot 250 euro bruto uitgezonderd (§ 33 UStDV). Een overnachting met ontbijt valt vaak daaronder, een zakelijk verblijf van meerdere nachten meestal erboven.
Is ZUGFeRD hetzelfde als XRechnung?
Nee. ZUGFeRD is een PDF met ingebedde factuurgegevens en technisch gelijk aan het Franse Factur-X. Een XRechnung is een puur XML-bestand zonder weergave. STRYK maakt Factur-X/ZUGFeRD en ontvangt beide formaten, maar XRechnung alleen als inkomende factuur.
Hoe ontvang ik e-facturen van leveranciers in STRYK?
Je uploadt het document als leveranciersfactuur in STRYK. De formaten XRechnung (UBL en CII) en Factur-X worden aangenomen. Met het pakket boekingsstukken van de maandelijkse overdracht krijgt je accountant ook deze stukken. Hoe je leveranciers de bestanden sturen, spreek je met hen af.
Kan STRYK e-facturen via Peppol verzenden?
Nee. STRYK verstuurt het Factur-X-bestand per e-mail en levert niet via Peppol. Dat geldt ook voor Oostenrijk, waar verzending per e-mail alleen met beperkingen kan. Controleer vooraf of je zakelijke klant ontvangst per e-mail accepteert.
Hoe corrigeer ik een e-factuur die de klant afwijst?
Met een stornofactuur of creditnota. Een uitgegeven factuur is in STRYK onveranderlijk, ook als het bestand al is verstuurd. Voor de nieuwe factuur maak je een eigen Factur-X-bestand.
Maak een eerste Factur-X-factuur in de test
We richten STRYK in met je gegevens en lopen met je de eerste Factur-X-factuur door. Stuur daarvoor een aanvraag voor de test van 14 dagen.