Documenten in STRYK krijgen
Het filter ‘Te controleren’ toont alles wat nog niet is geboekt. ‘Documenten uploaden’ neemt foto’s, PDF’s en e-facturen aan, tot 20 bestanden van elk 15 MB. STRYK leest elk document en zet het in ‘Documentinvoer’.
Een document uploaden
- 01Uploaden
Kies ‘Documenten uploaden’ en sleep de bestanden naar het uploadgebied.
Elk bestand toont ‘Geüpload’. - 02Openen voor controle
Kies ‘Controleren’ naast het bestand.
Het origineel staat links, de herkende velden rechts.
Documenten automatisch ontvangen
- ‘Ontvangst per e-mail instellen’: STRYK neemt PDF- en XML-bijlagen over uit een map in een mailbox; koppel de mailbox onder Instellingen → Communicatie
- Laat desgewenst alleen goedgekeurde afzenders toe
- ‘Automatische overname’ maakt concepten aan voor gevalideerde e-facturen van geselecteerde leveranciers; ze keurt nooit goed, boekt niet en betaalt niet
Controleren en boeken
Vergelijk leverancier, documentnummer van de leverancier, documentdatum, vervaldatum en valuta met het origineel. Een ontbrekende leverancier kun je vanuit het document aanmaken. Categorie en kostenplaats komen uit de standaardwaarden van de leverancier; controleer ze. Wijzigingen in herkende waarden worden automatisch vastgelegd.
| Knop | Wanneer | Resultaat |
|---|---|---|
| ‘Controleren en boeken’ | Alle waarden komen overeen met het origineel. | Status Geboekt, of wacht op goedkeuring. |
| ‘Alleen overnemen’ | Er is nog iets onduidelijk. | Status Concept, zichtbaar onder Te controleren. |
| ‘Afwijzen’ | Dubbel of niet je document. | Afgewezen in de invoer, niet geboekt. |
| ‘Beoordeling starten’ | Het bedrag of de dienst wordt betwist. | Status Wordt beoordeeld; niet in betalingsruns. |
Gemengde btw-tarieven splitsen
Onder ‘Bedragen per btw-tarief’ heeft elk tarief een eigen regel nodig met nettobedrag, categorie en belastingsoort; ‘Btw-tarief toevoegen’ voegt het volgende toe. Toont de bon een ander btw-bedrag, gebruik dan het bedrag van de bon. STRYK boekt pas als het totaal met het document overeenkomt.
Al contant of met kaart betaald
Is het document bij aankoop betaald, vink dan vóór het boeken ‘Al betaald’ aan en vul betaalmethode, datum en referentie in. STRYK boekt document en betaling samen. Gebruik voor een latere betaling ‘Betaling registreren’ in het document. Beide leggen alleen een betaling vast; er wordt geen geld overgemaakt.
Leveranciers op orde houden
Onder ‘Leveranciers’ beheer je elke leverancier één keer. Een ontbrekend of ongeldig IBAN is gemarkeerd met ‘IBAN controleren’ en blokkeert betalingsruns. ‘Archiveren’ bewaart alle documenten en betalingen.
Stamgegevens van een leverancier
- Korte naam, juridische naam en btw-nummer
- Betalingstermijn in dagen
- IBAN en BIC
- Gebruikelijke categorie en standaardkostenplaats; ze vullen elk nieuw document vooraf in
Vervallen facturen in een betalingsrun betalen
Onder ‘Betalen’ zie je de openstaande leveranciersfacturen op vervaldatum. Een betalingsrun bundelt vervallen EUR-facturen in een SEPA-bestand (pain.001) voor je internetbankieren. De betaling wordt pas geboekt wanneer de bankafschrijving in de bankafstemming is bevestigd.
Een betalingsrun aanmaken
- 01Vervallen facturen laden
Kies ‘Betaalrun aanmaken’, stel ‘Vervalt t/m’ en ‘Uitvoering’ in en kies ‘Vervallen posten laden’.
Alle vervallen facturen met IBAN verschijnen. - 02Selecteren en controleren
Selecteer de facturen, pas zo nodig deelbedragen aan en kies ‘Controleer’.
‘Klaar om te creëren’ met totaal en aantal facturen. - 03Aanmaken en goedkeuren
Kies ‘Betalingsrun aanmaken’ en daarna ‘Goedkeuren’.
Status ‘Goedgekeurd’. - 04Het SEPA-bestand downloaden
Kies ‘SEPA-XML maken’ en ‘SEPA-XML downloaden’; upload het bestand in je internetbankieren.
Status ‘Geëxporteerd’; de facturen blijven openstaan tot de bankafschrijving is bevestigd.
Een geboekt document corrigeren
Een geboekt document zonder betaling annuleert je met ‘Document omkeren en boeken’ en een reden. Is er een betaling, draai dan eerst de betaling terug; al overgemaakt geld wordt niet teruggehaald. Een creditnota van een leverancier leg je vast als eigen document en verrekent je met ‘Creditnota verrekenen’; er gaat geen geld over.
