Hotelfactuur en e-factuur: verplichte gegevens, btw-tarieven en een nette werkwijze

Wat er op een hotelfactuur hoort

Of het nu gaat om een pension met acht kamers of een stadshotel met zestig: voor de factuur gelden dezelfde basisregels als voor elk ander bedrijf. De factuur moet laten zien wie wat voor wie in welke periode tegen welke prijs heeft geleverd en hoeveel btw erin zit. Ontbreekt een verplicht gegeven, dan kan een zakelijke gast de btw mogelijk niet aftrekken, en uiterlijk dan komt de factuur met een verzoek om correctie terug bij de receptie.

De lijst hieronder vat samen wat in Oostenrijk en Duitsland doorgaans wordt verlangd. Ze vervangt geen belastingadvies: details zoals de grens voor kleine facturen, het btw-nummer van de ontvanger of bijzondere gevallen bij buitenlandse gasten regelt de btw-wet van het betreffende land, en die verandert af en toe. Laat je factuursjabloon daarom één keer goedkeuren door je belastingadviseur voordat je het op grote schaal gebruikt.

Voor facturen met een klein bedrag gelden versoepelingen. In Duitsland geldt een factuur tot € 250 inclusief btw als kleine factuur (Kleinbetragsrechnung), in Oostenrijk tot € 400 inclusief btw (stand 2026, controleer dit met je belastingadviseur). Dan volstaan minder gegevens, bijvoorbeeld zonder naam en adres van de gast. In de praktijk reiken de meeste hotels toch volledige facturen uit, omdat zakelijke gasten die nodig hebben voor hun reiskostendeclaratie.

Logies, ontbijt en extra’s: apart vermelden

Zowel in Oostenrijk als in Duitsland valt het pure logies onder een verlaagd tarief. In Duitsland geldt voor de overnachting het verlaagde tarief van 7 %, in Oostenrijk het verlaagde tarief van 10 % (stand 2026, controleer dit met je belastingadviseur). Andere prestaties vallen daar niet automatisch onder: dranken, minibar, parkeren, wellness of vergaderzalen hebben vaak een ander tarief.

Bij het ontbijt verschillen de twee landen. In Oostenrijk wordt het ontbijt als onderdeel van het logies doorgaans samen met de overnachting verlaagd belast; dranken kunnen anders worden behandeld. In Duitsland hoort het ontbijt niet bij het verlaagd belaste logies en moet het apart worden vermeld; welk tarief voor eten en drinken geldt, is de afgelopen jaren meermaals gewijzigd. Veel Duitse hotels bundelen ontbijt, parkeren en wifi voor zakenreizigers in een arrangement dat netjes moet worden uitgesplitst. Stem dit kort af met je adviseur voordat je tarieven en arrangementen aanmaakt.

Extra lastig zijn arrangementen zoals „overnachting met halfpension” of wellnesspakketten. De gast ziet één prijs, maar de factuur moet laten zien welk deel onder welk btw-tarief valt. Leg die verdeling één keer vast in het tarief, niet elke keer opnieuw aan de receptie.

Aanbetaling, eindfactuur en correcties

Veel hotels vragen bij de boeking een aanbetaling, bij niet-annuleerbare tarieven zelfs het volledige bedrag. De betaling is er dan al voordat de prestatie is geleverd. Op de eindfactuur bij het uitchecken moet ze weer verschijnen: als reeds betaald bedrag dat van het totaal wordt afgetrokken. Of je voor de aanbetaling daarnaast een aparte aanbetalingsfactuur moet uitreiken, bijvoorbeeld omdat een zakelijke klant erom vraagt, stem je af met je belastingadviseur.

En als er iets niet klopt? Een uitgereikte factuur wordt niet meer overschreven, ook al zou dat aan de receptie verleidelijk snel gaan. De nette weg is een storno van de factuur via een creditnota (in Duitsland ook Stornorechnung of Rechnungskorrektur genoemd) en een nieuwe, juiste factuur. Zo blijft bij elke controle zichtbaar wat oorspronkelijk is gefactureerd en waarom het is gecorrigeerd.

Daarbij hoort een doorlopende nummering. Elk factuurnummer wordt precies één keer toegekend, ook voor gestorneerde facturen. Ontbreekt er een nummer in de reeks, dan moet je kunnen uitleggen waarom. Dat lukt alleen als het nummer pas bij het definitief uitreiken wordt toegekend en niet al bij het aanmaken van een concept.

E-factuur in het hotel: wat er verandert voor zakelijke klanten

Een e-factuur in de zin van de nieuwe regels is een factuur in een gestructureerd, machineleesbaar formaat volgens de Europese norm EN 16931. In Duitsland zijn XRechnung, een puur XML-bestand, en ZUGFeRD of het gelijkwaardige Factur-X gangbaar, een pdf waarin de gestructureerde gegevens zijn ingebed. De mens leest de pdf, de boekhoudsoftware leest de gegevens.

In Duitsland moeten sinds 1 januari 2025 alle bedrijven e-facturen van andere bedrijven kunnen ontvangen. De plicht om ze uit te reiken volgt gefaseerd, volgens de huidige stand vanaf 2027 voor grotere bedrijven en vanaf 2028 voor iedereen. Kleine facturen tot € 250 zijn volgens de huidige stand uitgezonderd, en aan particuliere gasten mag je nog steeds papieren of pdf-facturen uitreiken (stand 2026, controleer dit met je belastingadviseur). Voor een hotel betekent dat: de bedrijfsfactuur voor een langere zakenreis of een seminar wordt een e-factuur, de factuur aan het gezin op zomervakantie niet.

In Oostenrijk is de e-factuur tot nu toe vooral verplicht bij facturen aan federale overheidsopdrachtgevers. Een algemene plicht tussen bedrijven bestaat daar volgens de huidige stand niet; op Europees niveau wordt een uitbreiding voor grensoverschrijdende transacties voorbereid. Als Duitse zakelijke klanten bij je overnachten, zullen hun boekhoudingen toch steeds vaker om een gestructureerde factuur vragen.

Bedrijfsfacturen en overdracht aan de belastingadviseur

Zakelijke gasten brengen eigen eisen mee: de factuur staat op naam van het bedrijf, niet van de gast; sommige bedrijven willen per verblijf een factuur, andere een verzamelfactuur per maand; extra’s zoals bar of minibar betaalt de gast vaak zelf. Leg bij bedrijfsafspraken schriftelijk vast welke prestaties via het bedrijf lopen en welke de gast zelf betaalt. Dat scheelt bij het uitchecken discussie en het splitsen van facturen.

Aan het eind van de maand heeft je belastingadviseur de facturen, creditnota’s, betalingen en bankmutaties nodig in een vorm die zonder overtypen kan worden overgenomen. In Duitsland is dat meestal het DATEV-formaat, in Oostenrijk vaak BMD. Hoe beter de betalingen in het hotel al aan facturen zijn gekoppeld, hoe minder vragen er van het kantoor komen.

Zo lost STRYK het op

In STRYK ontstaat de factuur rechtstreeks uit de boeking: kamer, extra’s, minibar, kassaposten uit restaurant en bar en de toeristenbelasting worden overgenomen als regels met aantal, prijs en eigen btw-tarief. Bij bedrijven houdt STRYK bedrijfsnaam, adres en btw-nummer los van de gast bij; voor bedrijfsafspraken kun je de verblijven van een periode op één verzamelfactuur afrekenen. Offertes maak je vooraf en zet je bij acceptatie om in een factuur.

Zolang een factuur een concept is, kun je haar bewerken. Het nummer kent STRYK pas bij het uitreiken toe uit een eigen nummerreeks van het hotel; gaten worden vastgelegd. Uitgereikte facturen zijn onveranderlijk en kunnen niet meer terug naar concept: correcties lopen via een genummerde creditnota die aan het origineel gekoppeld blijft. Voorbeeld, download en e-mail gebruiken dezelfde pdf, die je in 18 talen kunt uitvoeren, met je logo, je kleuren en je bankgegevens.

Bij verzending aan een bedrijf maakt STRYK de e-factuur als ZUGFeRD-document volgens EN 16931, en als XRechnung voor Duitse overheidsinstellingen met een Leitweg-ID. Waar de e-factuur verplicht is, zoals bij Duitse zakelijke klanten vanaf 2027, kiest STRYK die automatisch, anders alleen met instemming van het bedrijf; ontbrekende ontvangergegevens toont STRYK vooraf. Inkomende e-facturen van leveranciers in XRechnung- of Factur-X-formaat komen binnen in de documenteninbox.

Aanbetaling en restbedrag leg je vast in het tariefplan. Online betalingen lopen via de geïntegreerde betaaldienst, en STRYK incasseert het restbedrag op de annuleringstermijn als betaalmethode en toestemming van de gast dat toelaten; bij kosteloze annulering wordt de online betaling automatisch terugbetaald. Bankafschriften importeer je als CAMT.053 of CSV en koppel je de mutaties aan openstaande facturen. Voor het administratiekantoor maakt STRYK een pakket voor de belastingadviseur in DATEV- of BMD-formaat, als CSV of Excel.