Toeristenbelasting in het hotel berekenen: regels, factuur en afdracht

Wat is de Ortstaxe en hoe heet ze bij je?

De Ortstaxe is de Oostenrijkse toeristenbelasting: een heffing die gemeenten op overnachtingen leggen, meestal om toerisme, infrastructuur of cultuur te financieren. Het hotel brengt haar de gast in rekening, int haar en draagt haar af aan de gemeente of de toeristische organisatie. Voor je bent het een doorlopende post: je verdient er niets aan, maar bent wel aansprakelijk voor de juiste berekening en afdracht.

In Oostenrijk regelen de deelstaten de heffing in eigen wetten, en de namen zijn dan ook verschillend: Ortstaxe, Nächtigungsabgabe, Aufenthaltsabgabe of Orts- und Nächtigungstaxe. In Duitsland zijn er twee families: Kurtaxe, Kurbeitrag of Gästebeitrag in kuur- en recreatieoorden, vaak gekoppeld aan een gastenkaart, en Übernachtungssteuer, Bettensteuer of city tax in steden. Sommige steden gebruiken eigen namen zoals Kultur- und Tourismustaxe of Kulturförderabgabe.

Gebruikelijke regels: per persoon, percentage, leeftijd, vrijstellingen

De meeste gemeenten rekenen een vast bedrag per persoon per nacht. Andere, vooral steden, rekenen een percentage van de overnachtingsprijs, soms van de nettoprijs, soms van de brutoprijs, met of zonder ontbijt. Vraagt je gemeente een percentage, zoek dan precies uit welk bedrag de grondslag is, want hier ontstaan de meeste rekenfouten.

Daar komen bijzondere regels bij. Kinderen zijn vaak tot een bepaalde leeftijd vrijgesteld of betalen een verlaagd tarief. Sommige plaatsen hebben seizoenstarieven, bijvoorbeeld een hoger bedrag in de winter. Veel kuuroorden beperken de heffing tot een maximaal aantal nachten per verblijf. Vrijstellingen zijn er, afhankelijk van de plaats, voor zakenreizigers, mensen met een beperking, schoolklassen of begeleiders. Of en hoe een vrijstelling moet worden aangetoond, regelt de verordening.

Rekenvoorbeeld: een gezin, vijf nachten

Hoeveel zorg een ogenschijnlijk eenvoudige heffing vraagt, laat een voorbeeld zien. De tarieven zijn verzonnen en dienen alleen ter illustratie; de werkelijke waarden van je gemeente kunnen heel anders zijn.

De toeristenbelasting correct op de factuur vermelden

Zet de toeristenbelasting als aparte regel op de factuur, los van logies en maaltijden, met de naam die je gemeente gebruikt. Een korte uitsplitsing zoals „2 volwassenen × 5 nachten” beantwoordt vragen voordat ze ontstaan. Vraagt je gemeente een bepaalde vermelding of de wettelijke basis op de factuur, dan hoort die erbij.

Als doorlopende post wordt de Ortstaxe doorgaans zonder btw vermeld. Of dat voor je heffing zo is, vooral bij procentuele heffingen in steden, stem je af met je belastingadviseur. Belangrijk bij online- en portaalboekingen: laat de gast al bij het boeken zien of de toeristenbelasting in de prijs zit of ter plaatse bijkomt. Een verrassing aan de receptie is een veelvoorkomende reden voor slechte reviews.

Aangifte en afdracht aan de gemeente

Op vaste momenten geef je bij de gemeente aan hoeveel persoonsnachten belast, verlaagd of vrijgesteld waren en welk bedrag daaruit volgt, en maak je dat over. Frequentie en vorm bepaalt de gemeente, vaak maandelijks of per kwartaal, op veel plaatsen via het meldsysteem waaruit de gemeente de overnachtingen toch al kent.

Wil de aangifte kloppen, dan moeten drie getallen met elkaar overeenkomen: de gemelde gasten, de berekende heffing en de op facturen vermelde heffing. Klassieke foutbronnen zijn boekingen zonder leeftijd van de kinderen, achteraf verlengde verblijven, annuleringen en facturen die nog niet zijn gemaakt. Een controle vóór elke aangifte bespaart vragen van de gemeente.

Zo lost STRYK de toeristenbelasting op

In STRYK leg je de regel van je gemeente één keer vast: de naam van de heffing, een vast bedrag per persoon per nacht of een percentage van de kamerprijs, leeftijdsgrenzen voor vrijgestelde en verlaagde kinderen, seizoenstarieven, een maximaal aantal belaste nachten en een wettelijke vermelding voor de factuur. Je legt vast of de heffing in de kamerprijs zit of erbij komt. Bij bedrijfsafspraken bepaal je of de heffing volgens de hotelregel wordt berekend, in de vaste prijs zit of als zakenreis is vrijgesteld, voor zover je regel die vrijstelling kent.

STRYK berekent de heffing uit personen, leeftijd van de kinderen en nachten al bij de boeking en slaat het resultaat op bij de boeking. De eigen boekingsmodule laat de gast zien of en hoeveel heffing er geldt. Op de factuur staat ze als aparte regel met je benaming en uitsplitsing, zonder btw, en je wettelijke vermelding wordt meegedrukt.

In het financiële gedeelte maak je de aangifte voor een periode. STRYK telt belaste, verlaagde en vrijgestelde persoonsnachten, vergelijkt de berekende heffing met de facturen en toont waarschuwingen en blokkerende fouten, zoals ontbrekende gegevens. De aangifte doorloopt controle en goedkeuring, krijgt na indiening de referentie van de gemeente en is te exporteren als CSV of Excel. Betalingen koppel je aan de aangifte, ook in deelbedragen. De indiening zelf gaat via de weg die je gemeente voorschrijft.