Gastenregistratie in het hotel: wat geldt in Oostenrijk en Duitsland

Waarom hotels gasten moeten registreren

Zowel in Oostenrijk als in Duitsland verplicht de meldwetgeving accommodaties om de gegevens van hun gasten vast te leggen en voor de autoriteiten beschikbaar te houden of door te geven. Daarachter zitten openbare veiligheid, statistiek en op veel plaatsen de afrekening van de lokale toeristenbelasting (Ortstaxe of Kurtaxe). Voor je als hotelier betekent dat: de gegevens moeten volledig, op tijd en controleerbaar aanwezig zijn, ook voor medereizigers.

De precieze verplichte gegevens, termijnen, uitzonderingen en bewaartermijnen verschillen per land en deels per deelstaat en gemeente. Deze gids beschrijft de hoofdlijnen en is geen juridisch advies. Bindend is wat je gemeente, je toeristische organisatie of je meldautoriteit voorschrijft; vraag het daar na voordat je je proces vastlegt.

Oostenrijk: Meldegesetz, Gästeblatt en Gästeverzeichnis

In Oostenrijk regelt de meldwet (Meldegesetz) de registratieplicht in accommodaties. Gasten worden vastgelegd op het Gästeblatt, het registratieformulier, en het bedrijf houdt de formulieren bij als gastenregister (Gästeverzeichnis). De melding moet binnen 24 uur na aankomst gebeuren. Voor reisgroepen en gezinnen zijn er vereenvoudigde vormen waarbij medereizigers samen kunnen worden geregistreerd.

In de praktijk melden veel bedrijven tegenwoordig elektronisch: de gemeente of de toeristische organisatie stelt een meldsysteem beschikbaar waarin de gastgegevens per bestand of via een directe koppeling worden overgedragen. Uit dezelfde gegevens berekenen veel plaatsen de Ortstaxe en maken ze de overnachtingsstatistiek, sommige geven er ook de gastenkaart mee uit. Welke oplossing je plaats gebruikt en in welk formaat ze gegevens aanneemt, verschilt per regio.

Duitsland: Bundesmeldegesetz en besonderer Meldeschein

In Duitsland regelt de federale meldwet (Bundesmeldegesetz) de bijzondere registratieplicht in accommodaties. Vastgelegd wordt met de besonderer Meldeschein, die de gast op de dag van aankomst invult en ondertekent; het hotel bewaart hem en toont hem op verzoek aan de autoriteiten. Sinds 2025 geldt de plicht tot een Meldeschein in principe alleen nog voor buitenlandse gasten; Duitse staatsburgers zijn uitgezonderd. Meereizende echtgenoten, partners en minderjarige kinderen kunnen op één gezamenlijke Meldeschein worden vastgelegd.

Naast de papieren vorm is de Meldeschein ook elektronisch mogelijk, mits de wettelijk toegestane procedures worden gevolgd. In kuur- en recreatieoorden is de Meldeschein vaak tegelijk de basis voor de Kurtaxe en de gastenkaart en loopt hij dan via een meldsysteem van de gemeente. Hoe je elektronisch mag melden en welke gegevens je gemeente voor de Kurtaxe extra vraagt, stem je ter plaatse af.

Het digitale registratieformulier: minder overtypen, minder gaten

Bij een digitaal registratieformulier vult de gast zijn gegevens zelf in op de smartphone, bij de kiosk of op de tablet van de receptie. De gegevens staan direct gestructureerd bij de boeking, zijn leesbaar en gaan zonder overtypen naar het meldsysteem van de gemeente. Verplichte velden kunnen niet worden overgeslagen, en een ontbrekende nationaliteit valt op tijdens het invullen, niet pas aan het eind van de maand.

De grootste winst zit bij de medereizigers. Op papier wordt het gezin vaak als „meneer Huber + 3” genoteerd, en voor de melding ontbreken dan namen en geboortedata van de kinderen. Een digitaal registratieformulier vraagt de gegevens voor elke persoon apart, en dezelfde gegevens leveren later de leeftijdsgrenzen voor de toeristenbelasting.

Termijnen halen: het proces in de praktijk

Termijnen worden zelden uit slordigheid gemist, maar omdat niemand het overzicht heeft: een gast komt om 22 uur aan, de nachtdienst checkt hem in en de volgende avond merkt iemand dat het registratieformulier nog onvolledig is. Een vast proces met een duidelijke verantwoordelijke voorkomt dat.

Zo lost STRYK de gastenregistratie op

STRYK legt registratiegegevens per reiziger vast en koppelt ze aan de boeking, of de gast ze nu bij het online inchecken of bij de kiosk invult of de receptie ze bij het inchecken invoert. Welke velden verplicht zijn, leg je vast in de incheckinstellingen. Voor walk-ins zonder online inchecken is er bovendien een afdrukbaar incheckformulier met handtekeningregel. Bij elke boeking zie je of de registratiegegevens volledig zijn en of er gemeld is.

Voor hotels in Oostenrijk bewaakt STRYK de termijn van 24 uur: die begint bij de werkelijke check-in, bij hotels zonder receptie bij de geplande aankomsttijd. Twee uur voor het verstrijken wijst STRYK op de melding die eraan komt, en een te late melding blijft als melding staan tot ze is afgehandeld. In het meldingenoverzicht filtert je op periode, volledigheid en status; een totaal van openstaande meldingen toont ook oudere gevallen die niet in het huidige filter vallen.

Voor de overdracht maakt STRYK een CSV-bestand of een bestand in het Oostenrijkse MBS-formaat, desgewenst ook automatisch volgens schema. Een aangemaakt bestand geldt pas als gemeld wanneer je de werkelijke indiening bevestigt. Voor plaatsen die Feratel gebruiken, is de directe overdracht met resultaat per gast technisch gekoppeld en wordt die per regio na acceptatie vrijgegeven; tot dan meldt je daar per bestand. Voor Duitsland legt STRYK de registratiegegevens ook digitaal vast en stelt ze als CSV beschikbaar; een eigen overdrachtsroute naar Duitse meldsystemen is er niet. STRYK ondersteunt vastleggen, controleren, exporteren en termijnen, maar vervangt geen juridische toetsing van je proces.