Restaurant- en baromzet op de kamer boeken: kassa en PMS goed koppelen

Waarom boeken op de kamer telt

Gasten die niet voor elk drankje hun kaart hoeven te pakken, consumeren ontspannener. Aan het eind van het verblijf betalen ze alles in één keer aan de receptie: kamer, ontbijt, diner, bar en massage. Voor veel vakantiehotels met halfpension en wellness is dat de norm, voor stadshotels met een bar op zijn minst een veelgehoorde wens.

Het risico zit in de overdracht. Zonder koppeling tussen kassa en PMS print het restaurant een bon die iemand naar de receptie brengt, waar hij met de hand wordt ingevoerd. Daarbij gaan drie typische dingen mis: de bon komt nooit aan, hij wordt aan de verkeerde kamer gekoppeld, of hij wordt twee keer ingevoerd. Vertrekt de gast vroeg in de ochtend voordat de bon van gisteravond is verwerkt, dan is de omzet in het slechtste geval kwijt.

Zo werken kassa en PMS samen

De kassa blijft het werkinstrument in het restaurant en aan de bar. Daar wordt besteld, aangeslagen en de bon gemaakt. Het PMS weet welke gasten in huis zijn, in welke kamer ze verblijven en of boeken op de kamer voor hen is toegestaan. De koppeling verbindt beide: de kassa vraagt het PMS naar de kamer en stuurt de afgeronde post, het PMS boekt die op de gastrekening.

Belangrijk is een duidelijke controle vóór het boeken. Is de gast echt ingecheckt? Is hij niet al vertrokken? Heeft het hotel voor deze boeking „geen kamerbelasting” vastgelegd, bijvoorbeeld bij zakelijke gasten van wie het bedrijf alleen de kamer betaalt, of is er een kredietlimiet? Een goede koppeling beantwoordt deze vragen voordat de ober de bon afsluit, en niet pas bij het uitchecken.

Kassa, RKSV en TSE: de plicht blijft bij de kassa

In Oostenrijk geldt voor bedrijven boven bepaalde omzet- en contante-omzetgrenzen de kassaplicht (Registrierkassenpflicht). De kassa moet voldoen aan de Oostenrijkse kassabeveiligingsverordening (RKSV), elke contante omzet met een handtekening beveiligen en een bon afgeven. In Duitsland eist de Kassensicherungsverordnung dat elektronische kassa’s werken met een gecertificeerde technische beveiligingsvoorziening (TSE); daarbij komen de bonplicht en de melding van kassa’s bij de Belastingdienst. De precieze grenzen en plichten stem je af met je belastingadviseur en je kassaleverancier.

Voor boeken op de kamer betekent dat: de gecertificeerde kassa in het restaurant vervult deze plichten voor haar omzet. Ze maakt de bon, ondertekent hem en legt hem vast in haar eigen journaal. Het PMS krijgt alleen de post, dus de informatie dat kamer 214 voor € 18,40 aan dranken openstaat. De restaurantbon wordt dus ondertekend door je restaurantkassa. Rekent de receptie later contant of per pin af, dan ondertekent STRYK die bon met de module ‘Kassa & fiscalisatie’.

Eén punt wordt vaak over het hoofd gezien: als de gast bij het uitchecken contant betaalt, is ook dat een contante omzet. Stem met je belastingadviseur af hoe contante betalingen aan de receptie in je bedrijf worden vastgelegd en beveiligd, bijvoorbeeld via een gecertificeerde kassa aan de receptie. Dat geldt ongeacht welk PMS je gebruikt.

Dubbele en vergeten posten voorkomen

De meeste fouten ontstaan niet in de normale gang van zaken, maar als er iets hapert. De wifi in het restaurant valt uit, de kassa kan de post niet versturen, de ober geeft hem daarom door aan de receptie, die hem met de hand boekt. Een uur later is de verbinding terug, de kassa stuurt de post alsnog, en de gast heeft dezelfde wijn twee keer op de factuur.

Daartegen helpen twee dingen. Ten eerste krijgt elke bon een unieke referentie die bij elke herhaling gelijk blijft; zo herkent het PMS dat dezelfde bon niet nog eens mag worden geboekt. Ten tweede noteert de receptie bij een handmatige invoer het bonnummer van de kassa, zodat latere nazendingen kunnen worden afgestemd. Een vast ritueel bij de dagafsluiting zorgt ervoor dat verdachte paren niet tot het vertrek onopgemerkt blijven.

De juiste kassa voor het hotel kiezen

Wie een nieuwe kassa aanschaft, moet eerst de koppeling met het hotel controleren en pas daarna hardware en design. Veel horecakassa’s zijn gebouwd voor zelfstandige restaurants en kennen geen kamers. Andere kunnen kamerboekingen alleen met één bepaald PMS. Doorslaggevend is of de kassa een open koppeling kan aanspreken en of de leverancier bereid is de verbinding in te richten en te testen.

Laat je het boeken op de kamer niet alleen beschrijven, maar tonen met een echte testgast: kamer zoeken, bon boeken, bon storneren, verbinding verbreken en opnieuw versturen, uitchecken met factuur. Wat in deze test niet goed werkt, wordt op een volle zaterdagavond niet beter.

Zo lost STRYK het op

STRYK heeft een open kassakoppeling voor restaurant, bar, spa en andere verkooppunten. Je maakt in STRYK je verkooppunten met btw-tarief aan en genereert voor elke kassa een eigen toegangssleutel, die je op elk moment kunt intrekken. Je kassaleverancier sluit de koppeling aan; de documentatie „Kassasysteem met STRYK verbinden” beschrijft inrichting, beveiliging en werking. De kassakoppeling zit in de basisprijs.

Vóór elke boeking zoekt de kassa de gast op via het kamernummer. STRYK laat posten alleen toe op gasten die zijn ingecheckt en nog niet zijn uitgecheckt. Per boeking kun je kamerbelastingen blokkeren of een kredietlimiet instellen, en zodra de eindfactuur is uitgereikt, neemt de gastrekening geen nieuwe posten meer aan. Elke post draagt een unieke referentie van de kassa: stuurt de kassa dezelfde bon na een verbindingsfout nog eens, dan boekt STRYK hem niet dubbel.

Voor het geval dat de receptie een bon met de hand heeft nagekomen, herkent STRYK mogelijke dubbelingen: komt er later een kassapost met hetzelfde bedrag kort daarna op dezelfde boeking, dan wordt het paar ter controle getoond en storneert je een van beide posten. Bij het uitchecken neemt STRYK de openstaande posten over in de hotelfactuur, en de receptie rekent alles samen af. Staat een post al op een factuur, dan loopt de correctie via de financiële module.

En voor de duidelijkheid: de restaurantbon wordt ondertekend door je gecertificeerde kassa, volgens de RKSV in Oostenrijk en met een TSE in Duitsland. STRYK neemt de post op de kamer en de hotelfactuur over. Voor contante en pinbetalingen aan de receptie is er de module ‘Kassa & fiscalisatie’.