Inkoopfacturen in het hotel
Inkoopfacturen in het hotel digitaal verwerken, zonder overtypen
STRYK ontvangt leveranciersfacturen als XRechnung en Factur-X, controleert ze en bereidt de overname voor als crediteurenfactuur. Goedkeuring en betaling bepaal je.
- Ontvangst van XRechnung (UBL/CII) en Factur-X
- Geen automatische goedkeuring, geen automatische betaling
- Papieren facturen met het origineel als bijlage
Kort samengevat
Digitaal verwerken van inkoopfacturen betekent: een leveranciersfactuur komt binnen als gestructureerd bestand en wordt niet overgetypt. STRYK ontvangt XRechnung (UBL/CII) en Factur-X, controleert het bestand en neemt het na de controle over als crediteurenfactuur. Ongeldige documenten blijven tegengehouden. Goedkeuring en betaling doet je team. De functie zit in de kernprijs van basisprijs en bedrag per kamer, zonder kosten per factuur.
Bijgewerkt
Wat leveranciersfacturen nu tijd kosten
Als de keuken, de drankenleverancier en het technische onderhoud elke maand facturen sturen, kost het betalen weinig tijd. Duur is alles wat ervoor komt.
- Vandaag
De drankenfactuur kwam op het inkoopadres, de wasserijfactuur bij de receptie en de factuur van het onderhoud in de mailbox van de eigenaar. Aan het eind van de maand zoek je in drie mappen en twee mailboxen, tot de accountant de stukken heeft.
Met STRYKGecontroleerde e-facturen staan als crediteurenfactuur bij de inkoopdocumenten. Papieren en pdf-facturen leg je daar met de hand vast en hang je het origineel eraan. Je backoffice werkt in één lijst.
Lees verder - Vandaag
De leverancier stuurt een herinnering voor een factuur die je al hebt betaald. Of omgekeerd: dezelfde vleesfactuur bestaat eenmaal als pdf-bijlage en eenmaal als papieren kopie, en beide belanden op de betaalstapel.
Met STRYKElke overgenomen factuur is een registratie met een status. Voor de goedkeuring zie je wat van deze leverancier al is vastgelegd. De controle op dubbele facturen blijft bij de goedkeuring je taak.
Lees verder - Vandaag
Een e-factuur komt als xml-bestand dat niemand kan lezen. De boekhouding opent het niet, vraagt om een pdf en typt bedrag, datum en factuurnummer opnieuw in.
Met STRYKSTRYK leest XRechnung (UBL/CII) en Factur-X zelf en toont het resultaat als gewone factuur. De inhoud van het bestand wordt gecontroleerd voordat een crediteurenfactuur ontstaat. Niets wordt opnieuw getypt.
Lees verder
Dinsdag op kantoor: vier leveranciers, één ongeldig bestand
Een voorbeeld uit een hotel met 30 kamers. De boekhouder werkt twee keer per week aan de inkoopfacturen, de eigenaar keurt goed.
Nieuwe e-facturen bekijken
Vier leveranciers hebben e-facturen gestuurd: drank, wasserij, koffieservice en technisch onderhoud. De boekhouder neemt de bestanden over bij de inkoopdocumenten. Documenten die de controle halen, staan klaar voor overname.
Een ongeldig bestand herkennen
De factuur van de koffieservice haalt de controle niet en blijft tegengehouden. De boekhouder ziet dat voordat er iets geboekt wordt. Zij vraagt de leverancier om een gecorrigeerd bestand.
Overnemen als crediteurenfactuur
De drie gecontroleerde facturen neemt de boekhouder over als crediteurenfactuur. Leverancier, factuurnummer, datum en bedragen komen uit het bestand. Zij hoeft niets over te typen.
De eigenaar keurt goed
De eigenaar controleert de bedragen tegen pakbon en bestelling. Ze keurt goed wat klopt. STRYK doet geen betaling. De overschrijving regelt het team zoals altijd bij de bank.
Bankafschrift importeren
In de middag uploadt de boekhouder het bankafschrift als CAMT.053. Bij de afschrijvingen voor drank en wasserij stelt STRYK openstaande facturen voor die kunnen passen. Elke koppeling bevestigt zij zelf.
Boekingsstukken van de maand naar de accountant
De journalen gaan als DATEV, BMD, CSV of Excel naar het accountantskantoor, op verzoek met een pakket met boekingsstukken. De accountant krijgt de facturen die in het systeem zijn gecontroleerd.
Wat STRYK bij inkoopfacturen overneemt
De route loopt van het bestand tot de accountant. Bij elke functie staat waar je team het overneemt.
E-facturen ontvangen en controleren
STRYK neemt inkoopfacturen aan als XRechnung (UBL/CII) en Factur-X en controleert het bestand. Documenten die de controle niet halen, worden tegengehouden. Papieren en pdf-facturen leg je in hetzelfde onderdeel met de hand vast, met het origineel als bijlage.
Lees verderOvername als crediteurenfactuur
Na een geslaagde controle ontstaat uit de e-factuur een crediteurenfactuur. Gegevens die al in het bestand staan, hoef je niet opnieuw in te voeren. Goedkeuring en betaling blijven uitdrukkelijk bij het team.
Lees verderBankimport voor de afstemming
Bankafschriften importeer je als CAMT.053 (en CAMT.052/054) of CSV. STRYK doet koppelvoorstellen voor openstaande facturen. Er is geen directe bankkoppeling; de import is een bestandsimport.
Lees verderMaandjournaal voor de accountant
De maandelijkse overdracht gebeurt als DATEV-, BMD-, CSV- of Excel-journaal, optioneel met een pakket met boekingsstukken. Het controlearchief ondersteunt de bewaring volgens de termijnen in Oostenrijk (7 jaar) en Duitsland (10 jaar).
Lees verder
Inkoopfacturen met en zonder gekoppeld systeem
Links de weg van een leveranciersfactuur langs postvakken en bureaus, rechts dezelfde weg in STRYK. Goedkeuring en betaling liggen in beide kolommen bij het team.
| Taak | Postvak, map, overtypen | Met STRYK |
|---|---|---|
| Factuur ontvangen | Papier, pdf-bijlagen en xml-bestanden uit meerdere postvakken en van de receptie. | XRechnung en Factur-X worden ontvangen en gecontroleerd. Papieren en pdf-facturen leg je met de hand vast, met het origineel als bijlage. |
| Gegevens invoeren | Leverancier, nummer, datum en bedragen worden met de hand in een tabel of boekhoudprogramma getypt. | De gegevens komen uit het gecontroleerde bestand en gaan naar de crediteurenfactuur. |
| Foutief bestand | Valt vaak pas op bij het boeken of bij de accountant. | Ongeldige documenten worden tegengehouden voordat een crediteurenfactuur ontstaat. |
| Goedkeuring | De factuur gaat op papier van bureau naar bureau of via doorsturen. | De goedkeuring blijft bij je team. STRYK keurt niets automatisch goed. |
| Betaling | Overschrijving via internetbankieren. | Ongewijzigd. STRYK doet geen betalingen en is niet met je bankrekening verbonden. |
| Afstemming met de bank | Bankafschrift en facturenlijst worden naast elkaar gelegd. | Bankafschrift als bestand importeren, koppelvoorstellen bevestigen of wijzigen. |
| Einde maand met de accountant | Mappen, mailbijlagen en een Excel-lijst aan het einde van de maand. | Journaal als DATEV, BMD, CSV of Excel, op verzoek met een pakket met boekingsstukken. |
Eén prijs die meegroeit met je bedrijf
Het verwerken van inkoopfacturen hoort bij de financiële functies in de kernprijs. Er zijn geen kosten per factuur en geen extra licentie voor backofficegebruikers, omdat het aantal gebruikers onbeperkt is.
Prijzen in detail€ 59 basisprijs + € 6 per kamer of eenheid per maand
Voorbeeld met 30 kamers€ 239per maand
- 14 dagen gratis proberen
- Geen inrichtingskosten
- Persoonlijke begeleiding bij de start
Netto, jaarlijkse facturering. In het eerste contractjaar 20% korting op de basisprijs.
Zo voer je de inkoopfacturen in STRYK in
Je verandert je factuurroute stap voor stap. Bestaande leveranciers sturen gewoon door zoals nu, tot je overstapt.
Leveranciers naar het formaat vragen
Ga met je backoffice na welke leveranciers al XRechnung of Factur-X sturen. Grote leveranciers uit de drankenhandel en grootkeuken stappen vaak eerder over dan kleine ambachtelijke bedrijven.
Samen met ons inrichten
De inrichting hoort bij de kernprijs. We bespreken met je hoe de factuurroute in je hotel nu loopt en richten STRYK daarop in.
Beginnen met een handvol facturen
Laat in de eerste maand alleen e-facturen van twee of drie leveranciers via STRYK lopen. Je team leert controle, overname en goedkeuring kennen aan echte bescheiden.
Het formaat afspreken met de accountant
Leg met je accountant vast of DATEV, BMD of een CSV-journaal gewenst is. De overdracht gebeurt maandelijks, optioneel met een pakket met boekingsstukken.
Veelgestelde vragen
Welke e-factuurformaten kan STRYK ontvangen?
STRYK ontvangt XRechnung in de syntaxen UBL en CII en Factur-X. Andere formaten vallen niet onder deze functie. Het bestand wordt gecontroleerd voordat er een crediteurenfactuur van wordt gemaakt.
Wat gebeurt er met een foutieve e-factuur?
Die wordt tegengehouden en niet als crediteurenfactuur overgenomen. Je team ziet dat de controle niet is gehaald en kan bij de leverancier een gecorrigeerd bestand opvragen. Pas daarna wordt er geboekt.
Wordt een factuur automatisch betaald?
Nee. STRYK keurt geen factuur automatisch goed en doet geen betaling. Goedkeuring en overschrijving doe je of je team. Er is ook geen verbinding met de bankrekening.
Hoe komen papieren facturen of pdf-facturen in het systeem?
Met de hand. Onder Financiën → Betalingen → Inkoopdocumenten leg je leverancier, documentnummer, datum en bedragen vast en upload je het origineel als bijlage. Overnemen zonder overtypen geldt alleen voor XRechnung en Factur-X.
Hoe sturen leveranciers hun e-facturen naar STRYK?
Als bestand in het formaat XRechnung (UBL/CII) of Factur-X. Vraag je leveranciers het gestructureerde bestand mee te sturen en niet alleen een pdf. De route waarlangs de bestanden bij je inkoopdocumenten terechtkomen, richten we bij de inrichting samen met je in.
Krijgt mijn accountant de boekingsstukken?
Ja. De maandelijkse overdracht loopt als DATEV-, BMD-, CSV- of Excel-journaal, op verzoek met een pakket met boekingsstukken. Welk formaat je accountant nodig heeft, leg je samen met het kantoor vast.
Wie boekt de inkoopfacturen in de financiële administratie?
Je accountant. STRYK neemt de gecontroleerde factuur over als crediteurenfactuur en levert die aan in het maandjournaal. Balans en jaarrekening blijven bij je accountant.
Laat ons je stapel facturen zien
We bespreken met je welke leveranciers e-facturen sturen en hoe de route naar de accountant er in STRYK uitziet. Stuur daarvoor een aanvraag voor een proef van 14 dagen.