Controlling voor kleine hotels
Hotel controlling: vijf maandcijfers voor een hotel met 24 kamers
Bezettingsgraad, ADR, RevPAR, omzet per afdeling en openstaande posten, elk met formule en rekenvoorbeeld. De gegevens komen uit de rapporten en exports die STRYK per afdeling levert.
- Boekingenlijst per maand als CSV of XLSX
- Rapporten en export als PDF, Excel en CSV
- Uitgegeven facturen blijven ongewijzigd
Kort samengevat
Hotel controlling voor een klein hotel komt neer op vijf maandcijfers: bezettingsgraad, ADR, RevPAR, omzet per afdeling en openstaande posten. Je berekent ze uit boekings- en factuurgegevens die STRYK levert als rapport of export in PDF, Excel en CSV. Kosten: een basisprijs plus een bedrag per kamer per maand, met een proef van 14 dagen.
Bijgewerkt
Waar de maandcijfers in kleine hotels blijven haken
Wie het maandrapport zelf samenstelt, struikelt zelden over de formules. Het hapert aan gegevens uit verschillende bronnen en aan cijfers die iedereen anders telt.
- Vandaag
Het maandrapport ontstaat op de derde werkdag in een Excel-werkmap. Boekingen uit het reserveringsprogramma, omzet uit de boekhouding en daartussen vijf tabbladen die niemand behalve je begrijpt.
Met STRYKBoekingen, facturen en betalingen staan in één systeem. Je filtert de boekingenlijst op de maand, exporteert die als CSV of XLSX en rekent de vijf cijfers uit in een vast sjabloon.
Lees verder - Vandaag
De hotelhouder noemt 74% bezetting, de eigenaar 70%. Beiden hebben gelijk: de een rekent zonder de kamers in renovatie, de ander met alle 24.
Met STRYKDe formules op deze pagina bepalen wat in de noemer staat. Geblokkeerde kamers registreer je als kamerblokkade, zodat de periode te herleiden blijft.
Lees verder - Vandaag
De eigenaarsfamilie krijgt elke maand een andere samenvatting, soms een foto van de tabel, soms een mail met drie cijfers. Vergelijken met de vorige maand lukt alleen uit het hoofd.
Met STRYKElke maand stuur je dezelfde vijf cijfers in dezelfde volgorde, als Excel-bestand of PDF. Een budget houd je naast in je eigen spreadsheet.
Lees verder
De maandafsluiting bij Hotel Nordlicht
Stel dat de hotelhouder van Hotel Nordlicht met 24 kamers september afsluit op de tweede werkdag van oktober. De ochtenddienst van de receptie helpt mee.
De laatste dag netjes afsluiten
Eerst sluit de receptie 30 september af. Hoe de dagafsluiting openstaande vertrekken en concepten toont, staat op de eigen pagina.
Boekingenlijst filteren op de maand
De hotelhouder zet het filter op verblijven in september en exporteert de lijst als CSV. In Excel heeft zij nu één regel per boeking, waarmee ze verder rekent.
Bezetting, ADR en RevPAR berekenen
Zij vult beschikbare en verkochte kamernachten in het sjabloon in. Kamer 11 was zes dagen geblokkeerd, dus staan er 714 in plaats van 720 nachten in de noemer. Het resultaat: 70,0% bezetting.
Omzet per afdeling overnemen
Logies, ontbijt en bar haalt zij uit de rapporten van de afdelingen. De receptie maakt vooraf de laatste conceptfacturen definitief, want uitgegeven facturen kunnen niet meer worden gewijzigd. Het totaal verandert daarna niet meer.
Openstaande posten op de peildatum controleren
Vier facturen staan op 30 september nog open. Bij de bankimport koppelt de hotelhouder binnengekomen betalingen, voordat zij de lijst aan de receptie geeft voor opvolging.
Rapport naar eigenaar en accountant
De vijf cijfers gaan als Excel-bestand naar de eigenaarsfamilie. De gegevens voor de boekhouding volgen via de overdracht aan de accountant.
Waar de cijfers in STRYK vandaan komen
STRYK levert de ruwe gegevens voor de vijf kengetallen. Hoe je daaruit rekent, staat in de tabel op deze pagina.
Rapporten per afdeling
Elke afdeling, van Boekingen tot Financiën, levert rapporten als PDF, Excel en CSV. Je gebruikt het Excel-bestand voor het eigen sjabloon en de PDF voor het gesprek met de eigenaren.
Lees verderBoekingenlijst met export
De boekingenlijst is met kolomfilters tot één maand te beperken en te exporteren als CSV of XLSX. Daaruit tel je verkochte kamernachten.
Lees verderEen maandomzet die niet verschuift
Uitgegeven facturen wijzigt niemand meer. Een correctie verschijnt als stornofactuur of creditnota in de maand waarin ze ontstaat, zodat het gerapporteerde september blijft staan.
Lees verderRollen en activiteitenlogboek
De hotelhouder geeft de receptie alleen de rechten die nodig zijn. Het activiteitenlogboek laat zien wie wat heeft gewijzigd, als iemand naar een cijfer vraagt.
Lees verder
Vijf maandcijfers voor 24 kamers
De waarden zijn een voorbeeld: Hotel Nordlicht in september met 30 dagen. Omzetten zijn netto aangenomen.
| Kengetal | Zo reken je | Hotel Nordlicht, september |
|---|---|---|
| Bezetting | Verkochte kamernachten gedeeld door beschikbare kamernachten, keer 100. Beschikbaar zijn kamers keer dagen, zonder geblokkeerde kamerdagen. | 500 verkochte van 714 beschikbare nachten (24 keer 30 min 6 blokkadedagen) geeft 70,0%. |
| ADR (gemiddelde kamerprijs) | Logiesomzet gedeeld door verkochte kamernachten. Ontbijt en de toeristenbelasting blijven erbuiten. | € 47.500 logiesomzet gedeeld door 500 nachten geeft € 95,00. |
| RevPAR (opbrengst per beschikbare kamer) | Logiesomzet gedeeld door beschikbare kamernachten. Dezelfde uitkomst als ADR keer bezetting. | € 47.500 gedeeld door 714 nachten geeft € 66,53. Controle: € 95,00 keer 0,700 geeft ook 66,53. |
| Omzet per afdeling | Nettoomzetten per afdeling apart, zonder doorlopende posten zoals de toeristenbelasting. | Logies € 47.500, ontbijt € 7.000, bar en minibar € 2.300, samen € 56.800. |
| Openstaande posten | Som van de uitgegeven facturen die op de peildatum onbetaald zijn, en het aantal daarvan. | Vier facturen met samen € 3.120 op 30 september. |
Eén prijs die meegroeit met je bedrijf
Rapporten, export en activiteitenlogboek horen bij het kernproduct. De prijs hangt af van het aantal kamers; extra gebruikers kosten niets.
Prijzen in detail€ 59 basisprijs + € 6 per kamer of eenheid per maand
Voorbeeld met 24 kamers€ 203per maand
- 14 dagen gratis proberen
- Geen inrichtingskosten
- Persoonlijke begeleiding bij de start
Netto, jaarlijkse facturering. In het eerste contractjaar 20% korting op de basisprijs.
Checklist maandafsluiting voor kleine hotels
Je loopt deze vijf stappen elke maand in dezelfde volgorde af. Na verloop van tijd duurt de afsluiting korter, omdat niets meer opnieuw wordt beslist.
De laatste dag afsluiten
Controleer dat geen vertrek openstaat zonder check-out en dat er geen factuurconcept uit de maand meer open staat. Pas dan is de maand telbaar.
De boekingenlijst exporteren
Filter op de maand en exporteer als CSV of XLSX. Sla het bestand op onder een vaste naam, bijvoorbeeld met jaar en maand.
De vijf cijfers berekenen
Voer nachten en omzetten in je sjabloon in en controleer RevPAR tegen ADR keer bezetting. Wijkt de uitkomst af, dan klopt een telling niet.
Afstemmen met facturen en bank
De logiesomzet in het sjabloon moet passen bij de uitgegeven facturen. Openstaande posten neem je op de peildatum, niet op de dag van de berekening.
Rapport versturen en gegevens overdragen
Stuur de eigenaren de vijf cijfers met de vorige maand en dezelfde maand vorig jaar. De accountant ontvangt de gegevens via de maandelijkse overdracht.
Veelgestelde vragen
Hoe bereken ik RevPAR in een klein hotel?
RevPAR is de logiesomzet gedeeld door de beschikbare kamernachten van de maand. In Hotel Nordlicht is dat € 47.500 gedeeld door 714 nachten, dus € 66,53. Ter controle vermenigvuldig je ADR met de bezetting als decimaal getal.
Tellen geblokkeerde kamers mee voor de bezetting?
Dat hangt af van de regel die je met je eigenaren afspreekt. In het voorbeeld rekenen we zonder geblokkeerde kamerdagen, omdat de kamer niet verkoopbaar was. Leg de regel één keer schriftelijk vast en pas die elke maand op dezelfde manier toe.
Waarom tellen ontbijt en toeristenbelasting niet mee voor de ADR?
Omdat de ADR de kamerprijs moet meten. Ontbijt is omzet van een andere afdeling, en de toeristenbelasting draag je door aan de gemeente. Tel je beide mee, dan stijgt de ADR zonder dat een kamer duurder is verkocht.
Wat hoort in een maandrapport voor eigenaren?
Vijf cijfers zijn genoeg: bezetting, ADR, RevPAR, omzet per afdeling en openstaande posten. Toon elk cijfer met de vorige maand en dezelfde maand vorig jaar, en schrijf de formules één keer op. Budget en vergelijking van begroting en werkelijke cijfers houd je naast in je eigen spreadsheet.
Hoe rapporteer ik meerdere hotels samen?
In één gezamenlijke werkmap. Elk hotel ziet in STRYK alleen de eigen gegevens, dus exporteer je de vijf cijfers per accommodatie en voeg je ze samen in je sjabloon. Meer hierover staat op de pagina software voor meerdere accommodaties.
Reken ik de maandcijfers met brutoomzet of nettoomzet?
Met nettoomzet, dus zonder btw. Anders verschuiven verschillende btw-tarieven voor logies en ontbijt de cijfers. Belangrijker dan de keuze is dat je elke maand op dezelfde manier rekent en dat in het rapport vermeldt.
Reken een maand van je hotel na
Stuur ons je kameraantal en de werkmap waarin je nu rekent. In de proef van 14 dagen exporteer je één maand uit de boekingenlijst en controleer je of je vijf cijfers daarmee kloppen.