Hotel-KPI’s: bezetting, ADR en RevPAR helder uitgelegd

De drie basis-KPI’s: bezetting, ADR en RevPAR

Een kamernacht is één kamer voor één nacht. Een hotel met 25 kamers heeft in een maand van 30 dagen 750 beschikbare kamernachten. Wordt een kamer drie nachten bezet, dan zijn dat drie verkochte kamernachten. Uit deze twee grootheden en de logiesomzet, dus de omzet uit de overnachting zonder ontbijt, restaurant of spa, ontstaan de drie basis-KPI’s.

De bezetting (occupancy) zegt welk deel van de beschikbare kamernachten is verkocht. De ADR (average daily rate, gemiddelde kamerprijs) zegt wat een verkochte kamernacht gemiddeld heeft opgebracht. De RevPAR (revenue per available room) verdeelt de logiesomzet over alle beschikbare kamernachten, ook de lege. Zo laat hij zien hoe goed je je capaciteit als geheel hebt verkocht.

Waarom de RevPAR zo belangrijk is: een hoge bezetting is met lage prijzen bijna altijd te halen, een hoge ADR met een paar dure boekingen ook. Beide kunnen het hotel schaden. De RevPAR stijgt alleen als de verhouding tussen prijs en bezetting beter wordt. Spreek in huis één keer af of geblokkeerde kamers, bijvoorbeeld door renovatie, als beschikbaar tellen, en houd je daar dan aan.

Een rekenvoorbeeld voor een hotel met 25 kamers

Neem een hypothetisch hotel met 25 kamers in september, dus 30 dagen. Alle cijfers zijn een voorbeeld en netto, dus zonder btw en zonder toeristenbelasting. Het hotel verkoopt in de maand 510 kamernachten en haalt daarmee een logiesomzet van € 56.100. Met ontbijt, restaurant, bar en extra’s komt de totale omzet op € 78.000. Na personeel, inkoop, energie, commissies en de overige bedrijfskosten blijft een bruto bedrijfsresultaat (GOP) van € 24.000 over.

Daaruit volgen de KPI’s: 750 beschikbare kamernachten, 68 % bezetting, € 110 ADR en € 74,80 RevPAR. De controle klopt: € 110 × 68 % geeft ook € 74,80. Over het hele hotel gerekend brengt elke beschikbare kamer € 104 totale omzet per nacht op (TRevPAR) en € 32 bedrijfsresultaat (GOPPAR).

Interessant wordt het in de vergelijking. Stel dat het hotel in september vorig jaar 570 kamernachten tegen € 95 had verkocht: 76 % bezetting, maar slechts € 54.150 logiesomzet en € 72,20 RevPAR. De bezetting is dus gedaald, de RevPAR toch gestegen, en er hoefden 60 kamers minder te worden schoongemaakt. Precies die duiding ontbreekt als je alleen naar de bezetting kijkt.

Vooruitkijken: pick-up, pace, boekingstermijn, kanaalmix en annuleringsgraad

De pick-up is het aantal kamernachten dat voor een toekomstige periode binnen een bepaald tijdvak is bijgekomen, min annuleringen. Voorbeeld: voor de eerste zaterdag van oktober stonden op maandag 14 kamers in het boek, op zondag 19. De pick-up van die week is vijf kamers. Een ongewoon hoge pick-up is een signaal dat je te goedkoop zou kunnen zijn; blijft hij uit, dan is het tijd voor een actie of een blik op de boekingssites.

Pace vergelijkt de huidige boekingsstand voor een periode met de stand die dezelfde periode op dezelfde termijn vóór aankomst vorig jaar had. Staat het hotel 30 dagen vóór het oktoberweekend op 15 kamers en vorig jaar op hetzelfde moment op 11, dan loopt de vraag voor. Pace is de belangrijkste vroege waarschuwing, omdat hij afwijkingen al weken vóór het verblijf laat zien.

De boekingstermijn (booking window) meet hoeveel dagen er tussen boeking en aankomst liggen. Een stadshotel leeft vaak van boekingen op korte termijn, een vakantiehotel in de bergen krijgt veel boekingen maanden vooruit. Wie zijn boekingstermijn kent, weet wanneer prijswijzigingen effect hebben en wanneer ze te laat komen. De kanaalmix laat zien via welke wegen je kamernachten worden verkocht: direct, telefonisch, via Booking.com, Expedia of andere boekingssites. Hij is de basis om commissies en afhankelijkheden in te schatten.

De annuleringsgraad zet geannuleerde boekingen af tegen alle boekingen van een periode. Worden van 180 boekingen er 18 geannuleerd, dan is hij 10 %. Stijgt hij duidelijk, kijk dan naar kanaal en tarief: flexibele boekingen via boekingssites worden vaak vaker geannuleerd dan directe boekingen met aanbetaling. No-shows horen in een apart cijfer, omdat ze andere oorzaken en andere gevolgen voor de factuur hebben.

De vijf cijfers waar een klein hotel elke week naar moet kijken

Een hotel met 15 tot 50 kamers heeft geen revenueteam nodig, wel een vast kwartier per week. Neem bijvoorbeeld elke maandag dezelfde vijf cijfers door, schrijf op wat je opvalt en beslis of je iets aan prijzen of restricties verandert. Belangrijker dan het perfecte cijfer is de regelmaat: wie elke week op dezelfde manier kijkt, herkent patronen.

Kijk daarbij altijd naar twee periodes: de afgelopen week, om te leren, en de komende 30 tot 90 dagen, om te handelen. Voor de toekomst tellen de boekingsstand per datum en de pick-up van de laatste zeven dagen, voor het verleden RevPAR, ADR en kanaalmix.

Typische fouten bij het rekenen en vergelijken

De meest gemaakte fout is het gemiddelde over het hele seizoen. Een winterseizoen met 72 % bezetting kan bestaan uit volle kerstvakanties en halflege januariweken. Het gemiddelde verbergt precies de weken waarin je met prijs of arrangementen iets had kunnen bewegen. Kijk minstens per week, liever per weekdag, en vergelijk vakantieperiodes met vakantieperiodes.

De tweede fout is het mengen van bruto en netto. Een ADR inclusief btw, ontbijt en toeristenbelasting is een andere waarde dan een netto-ADR voor alleen de overnachting. Beide zijn toegestaan, maar niet vergelijkbaar. Leg vast welke basis je gebruikt en zet die naast het cijfer. Dat geldt vooral als je je waarden vergelijkt met cijfers uit een extranet van een boekingssite, een branchrapport of het vorige jaar uit een ander systeem.

Andere valkuilen: commissies worden vergeten, waardoor de ADR van een boekingssite er beter uitziet dan hij is. Geblokkeerde kamers tellen de ene keer als beschikbaar en de andere keer niet. Geannuleerde boekingen blijven in de bezetting staan. En KPI’s worden zonder vergelijking bekeken: een RevPAR van € 74,80 zegt op zichzelf weinig, vergeleken met vorig jaar of met het plan zegt hij veel.

Zo helpt STRYK bij je KPI’s

In STRYK ontstaan de KPI’s uit dezelfde gegevens waarmee je team werkt: boekingen, kamers, prijzen en facturen. In de controlling van de financiële module zie je voor een vrij gekozen periode bezetting, ADR, RevPAR en kameromzet, telkens als brutowaarden, plus beschikbare, verkochte en geblokkeerde kamernachten. Een vergelijkingsperiode, bijvoorbeeld dezelfde maand vorig jaar, staat er direct naast. Het kanaaloverzicht toont per boekingsbron kamernachten, aandeel, kameromzet en ADR, zodat je je kanaalmix ziet zonder eigen spreadsheet.

De rapporten in het PMS tonen daarnaast boekingen, gemiddelde verblijfsduur, annuleringsgraad, no-shows, verdeling naar boekingskanalen en categorieën en omzet en openstaande bedragen. Elk rapport kun je exporteren als pdf, Excel-bestand of CSV, met dezelfde filters als in de weergave. Wie met een belastingadviseur of eigenaar werkt, kan in het managementrapport ook omzet en bedrijfsresultaat per beschikbare kamer tonen, zodra de grootboekrekeningen volledig zijn toegewezen; daarvoor toont STRYK deze waarden bewust niet.

Voor de blik vooruit is er de extra module Intelligent Pricing. Die analyseert bezetting, pick-up, pace, boekingscurve, boekingstermijn en ADR per categorie en verblijfsdag en maakt daaruit controleerbare prijsadviezen. Meer daarover leest je in de gids over dynamische prijzen.