Dagafsluiting voor hotels
Dagafsluiting in het hotel: night audit zonder nachtdienst
STRYK laat je 's avonds in één overzicht zien welke aankomsten, vertrekken, factuurconcepten en posten nog open staan. Dat werkt ook als niemand nachtdienst heeft.
- Open aankomsten, vertrekken en concepten op één lijst
- Zonder nachtdienst, 's avonds of 's ochtends
- Check-out zet de schoonmaakstatus vanzelf
Kort samengevat
Een dagafsluiting is de controle aan het eind van de dag: is alles vastgelegd en afgerekend? De hotelbrede dagafsluiting in STRYK wijst op open aankomsten, vertrekken, factuurconcepten en posten, zonder dat er een night auditor nodig is. Ze hoort bij de kernprijs van basisprijs en bedrag per kamer en is in de test van 14 dagen met voorbeeldgegevens uit te proberen.
Bijgewerkt
Waar een hoteldag zonder afsluiting gaten achterlaat
Hotels die de dag afsluiten met kassabon, Excel en geheugen, ontdekken gaten vaak pas weken later.
- Vandaag
Een gast doet dinsdag om 9:40 de check-out en betaalt contant aan de balie. De factuur blijft als concept in de la liggen. Bij de maandafsluiting valt op dat er geen factuur is.
Met STRYKDe dagafsluiting meldt vertrekken en factuurconcepten die nog openstaan. De receptie ziet het diezelfde avond en geeft de factuur uit, zolang het verblijf nog vers in het geheugen zit.
Lees verder - Vandaag
Het avondeten van kamer 17 ging op een bon. Het briefje ligt nog aan de bar, en op vertrekdag vraagt de gast naar het totaal, dat niemand kent.
Met STRYKPosten uit restaurant of bar staan op het verblijf zodra het kassasysteem ze op de kamer boekt. Bij de check-out gaan ze naar de factuur, en de dagafsluiting wijst op posten die nog open staan.
Lees verder - Vandaag
De late dienst gaat om 22:00 naar huis, de vroege dienst begint om 6:30. Niemand weet of de vorige dag compleet is, en de overdracht bestaat uit een briefje.
Met STRYKDe afsluiting geeft beide diensten dezelfde lijst. Wie 's ochtends overneemt, ziet wat de dag ervoor openstond en hoeft niemand te bellen.
Lees verder
Van de eerste check-out tot de afsluiting om 22:00
Een voorbeelddag in een hotel met 24 kamers, check-in vanaf 15:00, check-out tot 10:30 en een receptie in vroege en late dienst.
Vertrekken na de check-outtijd
De vroege dienst heeft zes vertrekken afgehandeld. Bij de check-out zet STRYK elke kamer op de juiste schoonmaakstatus en neemt open posten mee in de factuur. De housekeeper ziet meteen welke kamers als eerste aan de beurt zijn.
Minibar en ontbijtextra's
De minibarartikelen van kamer 18 staan met hun historie op de kamer. Wat vóór het vertrek nog is geboekt, staat terug op de factuur en niet op een briefje.
Aankomsten in beeld
Vandaag komen negen gasten aan. Wie 's avonds nog niet is ingecheckt, verschijnt in de dagafsluiting als openstaande aankomst. De receptie kan navragen zolang de gast bereikbaar is.
Posten van de hotelbar
Is het kassasysteem van de bar via de open interface gekoppeld, dan boekt het de drankjes op de kamer. De posten hangen dan aan het verblijf tot de factuur ontstaat.
De afsluiting door de late dienst
De late dienst opent de dagafsluiting. Die toont een vertrek zonder factuur en een concept van de ochtend. Beide maakt de late dienst nog die avond af, en de volgende dienst neemt een volledige stand over.
Wat bij de dagafsluiting in STRYK hoort
De afsluiting zelf is een lijst. Om die kloppend te krijgen, werken deze functies samen.
Hotelbrede dagafsluiting
De afsluiting verzamelt meldingen over openstaande aankomsten, vertrekken, factuurconcepten en posten op één plek. De receptie werkt de lijst af in plaats van in meerdere onderdelen te zoeken.
Lees verderCheck-out met factuur
Bij de check-out neemt STRYK openstaande posten over in de factuur en zet de kamer op de juiste schoonmaakstatus. Dat scheelt het briefje tussen receptie en housekeeping.
Lees verderGeen tweede versie van een factuur
Wat is uitgegeven, blijft staan. Correcties lopen via stornofactuur of creditnota, zodat er in het archief geen twee versies van een factuur liggen.
Lees verderPosten uit restaurant en bar
Kassasystemen boeken posten via een open, gedocumenteerde interface op de kamer. Gesloten systemen hebben een geteste adapter nodig. Of je kassa die interface kan gebruiken, bespreek je met de leverancier.
Lees verderMinder gaten bij de maandoverdracht
De boekhouding gaat elke maand als DATEV-, BMD-, CSV- of Excel-journaal naar je accountant, desgewenst met een pakket boekingsstukken. Omdat dagelijks is gecontroleerd, ontbreken er aan het eind van de maand minder boekingsstukken.
Lees verderWie 's avonds iets heeft gewijzigd
Het logboek laat zien wie welke factuur of boeking heeft gewijzigd. Bij een vraag de volgende ochtend zie je wat er 's avonds is gebeurd.
Lees verder
De hoteldag afsluiten met en zonder afsluitingsoverzicht
In elk hotel stelt zich 's avonds dezelfde vraag: is de dag compleet? Links het antwoord met briefjes, rechts met het afsluitingsoverzicht.
| Taak | Met briefjes en geheugen | Met STRYK |
|---|---|---|
| Openstaande vertrekken vinden | De receptie bladert door briefjes en de agenda en vertrouwt op het geheugen. | De dagafsluiting wijst op vertrekken die nog niet zijn afgerekend. |
| Factuurconcepten controleren | Concepten liggen in mappen of bestanden en vallen bij de maandafsluiting op. | Open concepten staan in het afsluitingsoverzicht tot ze zijn uitgegeven. |
| Restaurantposten toewijzen | Bonnen worden de volgende dag met de hand in de factuur getypt. | Een aangesloten kassasysteem boekt posten op de kamer; bij de check-out komen ze op de factuur. |
| Factuur corrigeren | Bedragen worden overschreven en de oorspronkelijke versie gaat verloren. | Uitgegeven facturen blijven ongewijzigd; correctie loopt via stornofactuur of creditnota. |
| Overdracht aan de volgende dienst | Een briefje of een telefoontje, en de stand hangt af van het geheugen. | Beide diensten zien dezelfde lijst en het activiteitenlogboek. |
| Boekingsstukken aan het eind van de maand | Ontbrekende boekingsstukken vallen op bij de maandafsluiting, weken na het verblijf. | Dagelijkse controle, maandelijkse overdracht als journaal, desgewenst met een pakket boekingsstukken. |
Eén prijs die meegroeit met je bedrijf
De dagafsluiting hoort bij de kernprijs, opgebouwd uit basisprijs en bedrag per kamer. Medewerkers die de afsluiting doen, kosten niets extra. Wat je kassaleverancier rekent, valt niet onder het abonnement.
Prijzen in detail€ 59 basisprijs + € 6 per kamer of eenheid per maand
Voorbeeld met 24 kamers€ 203per maand
- 14 dagen gratis proberen
- Geen inrichtingskosten
- Persoonlijke begeleiding bij de start
Netto, jaarlijkse facturering. In het eerste contractjaar 20% korting op de basisprijs.
De dagafsluiting in je hotel invoeren
Je verandert je werkwijze niet van de ene op de andere dag. De afsluitingscontrole komt erbij als vaste routine.
Dienstmodel toelichten
Je vertelt ons het aantal kamers, het dienstmodel en de route waarlangs je posten van vandaag bij de receptie komen. Daarna krijg je je testtoegang.
Tijdstip vastleggen
Bepaal of de late dienst om 22:00 of de vroege dienst de volgende ochtend de afsluiting doet.
Kamers, gasten en boekingen importeren
Kamers, gasten en toekomstige boekingen komen via een begeleide import uit CSV, XLSX of ZIP. Een testrun gaat vooraf aan de echte import, en een foutenrapport toont de regels die niet passen.
Kassasysteem bespreken
Gebruikt het restaurant of de bar een kassasysteem, dan controleer je met de leverancier of het posten via de open interface op de kamer kan boeken.
Veelgestelde vragen
Wat is een night audit, en heeft een klein hotel die nodig?
Een night audit is de dagafsluiting die klassiek 's nachts door een nachtportier wordt gedaan. Een klein hotel heeft dezelfde controle nodig, maar niet de nachtdienst. De vragen zijn gelijk: zijn alle aankomsten vastgelegd, alle vertrekken afgerekend en alle posten geboekt? In STRYK doet degene die 's avonds of 's ochtends dienst heeft deze controle.
Wanneer moet de dagafsluiting worden gedaan?
Het best aan het eind van de late dienst, zolang de dag nog vers in het geheugen zit. Heeft niemand 's avonds tijd, dan doe je het aan het begin van de vroege dienst. Belangrijk is dat het elke dag op hetzelfde moment gebeurt, zodat gaten niet tot de maandafsluiting blijven liggen.
Wat gebeurt er als een vertrek nog geen factuur heeft?
De dagafsluiting meldt dat het vertrek nog open staat. Je geeft de factuur uit vanuit de boeking, en openstaande posten komen bij de check-out erin. Daarna is de factuur onveranderlijk; latere correcties lopen via een stornofactuur of creditnota.
Vervangt de dagafsluiting de kasafsluiting?
Nee. De kasafsluiting doet je kassasysteem, want STRYK is geen kassasysteem met een eigen digitale ondertekening van bonnen. De dagafsluiting controleert de hoteldag op openstaande aankomsten, vertrekken, concepten en posten. De kasafsluiting van je kassasysteem en de regels die daarvoor gelden, bespreek je met je accountant.
Sluit de dagafsluiting de dag automatisch af?
Nee, het wijs je op openstaande punten. De receptie beslist wat zij naboekt, uitgeeft of bewust open laat.
Kunnen restaurantposten automatisch op de kamer worden geboekt?
Ja, als je kassasysteem de open, gedocumenteerde interface gebruikt. Het boekt posten op de kamer, en bij de check-out staan ze op de factuur. Gesloten systemen hebben een geteste adapter nodig; hoe je daaraan komt, bespreek je met je kassaleverancier.
Helpt de dagafsluiting ook bij de samenwerking met de accountant?
Indirect wel. Wie dagelijks controleert, heeft aan het eind van de maand minder ontbrekende boekingsstukken. De boekhouding gaat dan als DATEV-, BMD-, CSV- of Excel-journaal naar de accountant, desgewenst met een pakket boekingsstukken.
Maak de eerste afsluiting met een echte hoteldag
Stuur ons het aantal kamers, het dienstmodel en de route van je bar- en restaurantposten. In de 14-daagse test werkt je late dienst de afsluitlijst één keer zelf af.