Archiviazione documenti per hotel
Archiviazione dei documenti in hotel: conservazione secondo GoBD e BAO
STRYK mantiene invariate le fatture emesse e tiene un archivio di verifica con i termini di conservazione per Austria e Germania. Lo studio commercialista riceve la documentazione ogni mese dallo stesso sistema.
- Fatture immodificabili dopo l'emissione
- Termini nell'archivio di verifica: Austria 7 anni, Germania 10 anni
- Consegna mensile allo studio con il pacchetto documenti
In breve
Un archivio documenti conserva in modo ordinato fatture e giustificativi di prenotazione di un hotel, così che in caso di controllo siano completi e invariati. STRYK offre a tal fine un archivio di verifica come supporto tecnico, orientato a GoBD e BAO, con termini registrati di 7 anni per l'Austria e di 10 anni per la Germania. Non è una certificazione né una consulenza legale. L'archivio non comporta alcun sovrapprezzo: si paga il prezzo base in base al numero di camere.
Aggiornato
Dove i documenti si perdono oggi in hotel
Chi distribuisce i documenti tra cartelle, caselle di posta e unità di rete se ne accorge al più tardi quando lo studio chiede chiarimenti.
- Oggi
Le fatture attive sono in PDF sul portatile della titolare, quelle passive nella cartella dell'ufficio e una parte è ancora nella casella e-mail della reception. Quando a marzo lo studio chiede una fattura dell'anno precedente, la ricerca inizia in tre posti diversi.
Con STRYKLe fatture nascono dalla prenotazione e restano poi consultabili in STRYK. La ricerca globale le trova per ospite, prenotazione o fattura. Le fatture passive in formato XRechnung o Factur-X STRYK le riceve direttamente.
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Un ospite segnala che l'indirizzo dell'azienda sulla fattura è sbagliato. La reception apre il file, riscrive l'indirizzo e salva sopra l'originale. Da quel momento non resta traccia di ciò che era scritto in origine sulla fattura.
Con STRYKUna fattura emessa non può più essere sovrascritta. La correzione avviene tramite storno o nota di credito, e accanto alla nuova fattura resta quella originale.
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Una cartella del 2016 è ancora in cantina. Nessuno sa se in Austria o in Germania possa essere eliminata, e il termine dipende dal tipo di documento.
Con STRYKL'archivio di verifica applica i termini di conservazione per l'Austria (7 anni) e la Germania (10 anni). Se un termine vale per un determinato documento, lo chiarisce il tuo commercialista; STRYK ne tiene traccia.
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L'ultimo giorno del mese in ufficio
L'ultimo giorno del mese nell'ufficio amministrativo di un hotel da 24 camere, dove la titolare gestisce personalmente i documenti.
Fattura della lavanderia
La lavanderia invia la fattura come Factur-X. STRYK riceve la fattura elettronica senza che nessuno debba digitarla. La titolare vede importo e fornitore prima di accettare la fattura.
Fattura per la camera 12
Gli ospiti della camera 12 fanno il check-out. Gli extra del minibar e del bar risultano già sul soggiorno, e la reception emette la fattura dalla prenotazione. Da quel momento è immodificabile.
Correggere l'indirizzo aziendale
Un ospite di lavoro segnala un errore nell'indirizzo. La reception annulla la fattura e ne emette una nuova corretta. Nel registro attività risulta chi ha fatto cosa e quando.
Estratto conto contro fatture aperte
La titolare carica l'estratto conto come file CAMT.053. STRYK propone a quale fattura aperta corrisponde ogni pagamento. Lei conferma l'abbinamento riga per riga.
Consegna mensile allo studio
A fine mese STRYK consegna il giornale allo studio, in formato DATEV, BMD, CSV o Excel, su richiesta con il pacchetto documenti. Lo studio non chiede più i singoli PDF.
Cosa offre STRYK per archivio e consegna
Archivio e consegna si basano su queste funzioni. Per ciascuna è indicato dove termina il suo campo d'azione.
Originale e correzione affiancati
Una fattura emessa resta com'è stata emessa. Le correzioni passano per storno o nota di credito, così originale e correzione coesistono.
Leggi di piùArchivio di verifica con termini
L'archivio di verifica è un supporto tecnico all'archiviazione, orientato a GoBD e BAO. Conosce i termini di conservazione di 7 anni per l'Austria e di 10 anni per la Germania. Non è una certificazione.
Leggi di piùDocumenti in PDF
STRYK genera in PDF fatture, offerte, piano housekeeping e report, in 18 lingue. I report si esportano per area in PDF, Excel o CSV.
Leggi di piùGiornale e pacchetto documenti per lo studio
Ogni mese il giornale va allo studio in formato DATEV, BMD, CSV o Excel, su richiesta con il pacchetto documenti. Il formato preferito dal tuo studio si imposta a parte.
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Archiviazione oggi e con l'archivio di verifica
La tabella mette a confronto la conservazione con cartelle e unità di rete e l'archivio in STRYK.
| Attività | Con cartelle e unità di rete | Con STRYK |
|---|---|---|
| Archiviare la fattura attiva | PDF sul portatile, più una stampa nella cartella. | La fattura nasce dalla prenotazione e resta poi nel sistema. |
| Correggere una fattura | Il file viene sovrascritto e l'originale va perso. | Storno o nota di credito; la fattura originale resta. |
| Registrare una fattura passiva | L'e-mail con PDF viene stampata e archiviata. | XRechnung e Factur-X vengono ricevute senza digitazione. |
| Consegnare i documenti allo studio | Cartella, chiavetta USB o e-mail collettiva a fine trimestre. | Consegna mensile in DATEV, BMD, CSV o Excel, con pacchetto documenti facoltativo. |
| Rispettare il termine di conservazione | Un appunto sulla cartella, spesso senza anno. | Archivio di verifica con termini per Austria (7 anni) e Germania (10 anni). |
| Ricostruire le modifiche | Nessuno sa chi ha modificato cosa e quando. | Il registro attività riporta chi ha annullato o riemesso una fattura, e quando. |
Un prezzo che cresce con la vostra struttura
L'archivio di verifica non comporta alcun sovrapprezzo: fa parte del prodotto base, composto dal prezzo di base e dall'importo per camera. Gli aggiornamenti delle funzioni principali sono inclusi.
Prezzi nel dettaglio59 € canone base + 6 € per camera o unità al mese
Esempio con 24 camere203 €al mese
- 14 giorni di prova gratuita
- Nessun costo di attivazione
- Accompagnamento personale all'avvio
Netto, fatturazione annuale. Nel primo anno contrattuale sconto del 20% sul canone base.
Dai documenti sparsi all'archivio di verifica
Le vecchie cartelle non passano automaticamente nel sistema. Stabilisci tu cosa vale dalla data di passaggio.
Indicare il paese fiscale
Ci comunica il numero di camere e il paese in cui la tua attività è soggetta a imposte. Su questa base prepariamo l'accesso di prova.
Concordare la data di passaggio con lo studio
Il tuo commercialista indica da quale data le fatture provengono da STRYK e in quale formato desidera il giornale.
Importare ospiti e prenotazioni
Porta ospiti e prenotazioni in formato CSV o XLSX. Prima di qualsiasi acquisizione, un test mostra nel rapporto errori quali righe non sono compatibili.
Lasciare ordinati i documenti vecchi
Le fatture anteriori alla data di passaggio restano dove sono fino alla scadenza del loro termine. Il tuo commercialista conferma fino a quando.
Domande frequenti
STRYK è certificato GoBD?
No, STRYK non dispone di alcuna certificazione GoBD. L'archivio di verifica è un supporto tecnico all'archiviazione, orientato a GoBD e BAO. Spetta al tuo commercialista valutare se l'intera contabilità rispetta le prescrizioni.
Per quanto tempo un hotel deve conservare le fatture?
In Austria 7 anni; in Germania 8 anni per le fatture come documenti contabili e 10 anni per libri e bilanci annuali (stato: ottobre 2026; § 132 BAO, § 147 Abs. 3 AO). L'archivio di verifica di STRYK calcola con 7 anni per l'Austria e 10 anni per la Germania. Questa panoramica non sostituisce una consulenza legale o fiscale.
Cosa succede con una fattura corretta?
La fattura originale resta. Una fattura emessa è immodificabile; la correzione avviene tramite storno o nota di credito. Nel registro attività risulta chi ha annullato e riemesso la fattura.
Devo conservare anche i giustificativi cartacei?
Sì, per i documenti che non nascono o non arrivano in STRYK. STRYK conserva le fatture emesse nel sistema; anche le fatture elettroniche ricevute sono lì. Se possiate eliminare i documenti cartacei dei fornitori dopo la scansione, lo chiarisci con il tuo commercialista.
Il termine per l'Austria o la Germania si applica automaticamente?
No, il termine dipende dal paese in cui la tua attività è soggetta a imposte. L'archivio di verifica conosce entrambi i termini, 7 anni per l'Austria e 10 anni per la Germania. Il tuo commercialista conferma quale vale per la tua struttura.
STRYK può trasmettere i dati direttamente all'amministrazione fiscale?
No. La strada verso l'amministrazione fiscale passa dal tuo commercialista: STRYK gli consegna ogni mese un giornale in formato DATEV, BMD, CSV o Excel, su richiesta con il pacchetto documenti.
Mostrateci il tuo archivio documenti
Fissa una demo con una giornata tipo del tuo hotel. Esaminiamo insieme fattura, correzione e consegna mensile al tuo commercialista.