Controllo di gestione per strutture piccole
Controllo di gestione hotel: cinque dati mensili per 24 camere
Occupazione, ADR, RevPAR, ricavi per reparto e partite aperte, con formula ed esempio di calcolo. I dati arrivano dai report e dagli export che STRYK fornisce per ogni reparto.
- Elenco prenotazioni mensile in CSV o XLSX
- Report ed export in PDF, Excel e CSV
- Le fatture emesse restano invariate
In breve
Il controllo di gestione di una struttura piccola si regge su cinque dati mensili: occupazione, ADR, RevPAR, ricavi per reparto e partite aperte. Li calcoli dai dati di prenotazioni e fatturazione che STRYK fornisce come report o export in PDF, Excel e CSV. Costo: canone base più un importo per camera al mese, prova di 14 giorni.
Aggiornato
Dove si bloccano i dati mensili nelle strutture piccole
Chi compone da solo il report mensile raramente sbaglia le formule. Il problema sono i dati provenienti da più fonti e i numeri che ciascuno conta in modo diverso.
- Oggi
Il report mensile nasce il terzo giorno lavorativo in un foglio Excel. Prenotazioni dal gestionale di reception, incassi dalla contabilità e cinque schede che solo tu capisci.
Con STRYKPrenotazioni, fatture e pagamenti stanno in un unico sistema. Filtri l'elenco prenotazioni sul mese, lo esporti in CSV o XLSX e calcoli i cinque dati in un modello fisso.
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La titolare dichiara il 74% di occupazione, il proprietario il 70%. Hanno ragione entrambi: uno non conta le camere in ristrutturazione, l'altro conta tutte le 24.
Con STRYKLe formule di questa pagina stabiliscono cosa va al denominatore. Le camere bloccate si registrano come blocco camera, così il periodo resta verificabile.
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La famiglia proprietaria riceve ogni mese un riepilogo diverso: a volte la foto della tabella, a volte una mail con tre numeri. I confronti con il mese precedente si fanno solo a memoria.
Con STRYKOgni mese invii gli stessi cinque dati, nello stesso ordine, come file Excel o PDF. Il budget lo tieni accanto, nel tuo foglio.
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La chiusura mensile all'Hotel Nordlicht
Immaginiamo che la titolare dell'Hotel Nordlicht, con 24 camere, chiuda settembre il secondo giorno lavorativo di ottobre. La reception del mattino la supporta.
Chiudere bene l'ultimo giorno
Per prima cosa la reception chiude il 30 settembre. Come la chiusura giornaliera mostra partenze in sospeso e bozze, è spiegato nella sua pagina.
Filtrare l'elenco prenotazioni sul mese
La titolare imposta il filtro sui soggiorni di settembre ed esporta l'elenco in CSV. In Excel ha ora una riga per prenotazione, con cui continua a lavorare.
Calcolare occupazione, ADR e RevPAR
Inserisce nel modello le notti vendute e quelle disponibili. La camera 11 è stata bloccata per sei giorni, quindi al denominatore ci sono 714 notti invece di 720. Risultato: 70,0% di occupazione.
Riportare i ricavi per reparto
Pernottamento, colazione e bar vengono ripresi dai report dei reparti. La reception emette prima le ultime bozze di fattura, perché le fatture emesse sono immodificabili. Dopo, il totale non cambia più.
Verificare le partite aperte alla data di chiusura
Al 30 settembre quattro fatture risultano ancora non pagate. Con l'importazione dell'estratto conto la titolare abbina i pagamenti ricevuti prima di passare l'elenco alla reception per i solleciti.
Report a proprietari e commercialista
I cinque dati partono come file Excel alla famiglia proprietaria. I dati per la contabilità seguono con il passaggio al commercialista.
Da dove arrivano i dati in STRYK
STRYK fornisce i dati grezzi per i cinque indicatori. Come calcolarli a partire da questi dati è spiegato nella tabella di questa pagina.
Report per reparto
Ogni reparto, dalle prenotazioni alla contabilità, fornisce report in PDF, Excel e CSV. Usi il file Excel per il tuo modello e il PDF per il confronto con i proprietari.
Leggi di piùElenco prenotazioni con export
L'elenco prenotazioni si restringe a un mese con i filtri di colonna e si esporta in CSV o XLSX. Da lì conti le notti vendute.
Leggi di piùUn fatturato mensile che non si sposta
Nessuno modifica più una fattura emessa. Una correzione compare come nota di credito nel mese in cui nasce, quindi il settembre comunicato resta com'è.
Leggi di piùRuoli e registro attività
La titolare dà alla reception solo i diritti che servono. Il registro attività mostra chi ha cambiato cosa, quando un dato viene messo in discussione.
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Cinque dati mensili per 24 camere
I valori sono un esempio: Hotel Nordlicht a settembre, con 30 giorni. I ricavi si intendono al netto di IVA.
| Indicatore | Come si calcola | Hotel Nordlicht, settembre |
|---|---|---|
| Occupazione | Notti vendute divise per notti disponibili, per 100. Le notti disponibili sono camere per giorni, senza i giorni di camera bloccata. | 500 notti vendute su 714 disponibili (24 per 30 meno 6 giorni bloccati) danno 70,0%. |
| ADR (tariffa media giornaliera) | Ricavi di pernottamento divisi per notti vendute. Colazione e imposta di soggiorno restano fuori. | 47.500 € di pernottamento divisi per 500 notti danno 95,00 €. |
| RevPAR (ricavo per camera disponibile) | Ricavi di pernottamento divisi per notti disponibili. Stesso risultato di ADR per occupazione. | 47.500 € divisi per 714 notti danno 66,53 €. Verifica: 95,00 × 0,700 dà anch'esso 66,53. |
| Ricavi per reparto | Ricavi netti separati per reparto, senza voci di passaggio come l'imposta di soggiorno. | Pernottamento 47.500 €, colazione 7.000 €, bar e minibar 2.300 €, in totale 56.800 €. |
| Partite aperte | Somma e numero delle fatture emesse ancora non pagate alla data di chiusura. | Quattro fatture per complessivi 3.120 € al 30 settembre. |
Un prezzo che cresce con la vostra struttura
Report, export e registro attività fanno parte del prodotto base. Il prezzo dipende dal numero di camere; gli utenti in più non costano nulla in più.
Prezzi nel dettaglio59 € canone base + 6 € per camera o unità al mese
Esempio con 24 camere203 €al mese
- 14 giorni di prova gratuita
- Nessun costo di attivazione
- Accompagnamento personale all'avvio
Netto, fatturazione annuale. Nel primo anno contrattuale sconto del 20% sul canone base.
Checklist di chiusura mensile per strutture piccole
Questi cinque passaggi li svolgi ogni mese nello stesso ordine. Col tempo la chiusura si accorcia, perché non si decide più niente di nuovo.
Chiudere l'ultimo giorno
Verifica che non ci sia nessuna partenza senza check-out e nessuna bozza di fattura del mese aperta. Solo dopo il mese è conteggiabile.
Esportare l'elenco prenotazioni
Filtra sul mese ed esporta in CSV o XLSX. Salva il file con un nome fisso, per esempio con anno e mese.
Calcolare i cinque dati
Inserisci notti e ricavi nel tuo modello e verifica il RevPAR rispetto ad ADR per occupazione. Se il risultato non torna, un conteggio è sbagliato.
Riconciliare con fatture e banca
Il ricavo di pernottamento nel modello deve corrispondere alle fatture emesse. Le partite aperte si prendono alla data di chiusura, non alla data dell'elaborazione.
Inviare il report e passare i dati
Invia ai proprietari i cinque dati con il mese precedente e lo stesso mese dell'anno prima. Il commercialista riceve i suoi dati con il passaggio mensile.
Domande frequenti
Come si calcola il RevPAR in un hotel piccolo?
Il RevPAR è il ricavo di pernottamento diviso per le notti disponibili del mese. All'Hotel Nordlicht sono 47.500 € divisi per 714 notti, cioè 66,53 €. Per controllare, moltiplichi l'ADR per l'occupazione espressa in decimali.
Le camere bloccate entrano nell'occupazione?
Dipende dalla regola che concordi con i proprietari. Nell'esempio contiamo senza i giorni di blocco, perché la camera non era vendibile. Fissa la regola una volta per iscritto e applicatela ogni mese nello stesso modo.
Perché colazione e imposta di soggiorno non entrano nell'ADR?
Perché l'ADR deve misurare il prezzo della camera. La colazione è fatturato di un altro reparto, e l'imposta di soggiorno viene versata al comune. Se le includi, l'ADR sale senza che una camera sia stata venduta a un prezzo più alto.
Cosa deve contenere un report mensile per i proprietari?
Bastano cinque dati: occupazione, ADR, RevPAR, ricavi per reparto e partite aperte. Mostra ogni dato con il mese precedente e lo stesso mese dell'anno prima, e scrivi una volta le formule. Budget e confronto preventivo-consuntivo li tieni nel tuo foglio.
Come valutare insieme più strutture?
In un unico foglio di lavoro. In STRYK ogni hotel vede solo i propri dati, quindi esporti i cinque dati per ogni struttura e unitele nel tuo modello. Maggiori informazioni nella pagina software per più strutture.
I dati mensili si calcolano con ricavi lordi o netti?
Con ricavi netti, cioè al netto dell'IVA. Altrimenti aliquote IVA diverse per pernottamento e colazione spostano i numeri. Più importante della scelta è calcolare ogni mese allo stesso modo e scriverlo nel report.
Ricalcola un mese della tua struttura
Inviaci il numero delle tue camere e il foglio in cui calcola oggi. Nella prova di 14 giorni esporta un mese dall'elenco prenotazioni e verifica se i tuoi cinque dati tornano.