KPI alberghieri: occupazione, ADR e RevPAR spiegati in modo semplice

I tre KPI di base: occupazione, ADR e RevPAR

Una notte-camera è una camera per una notte. Una struttura con 25 camere ha in un mese di 30 giorni 750 notti-camera disponibili. Se una camera è occupata tre notti, sono tre notti-camera vendute. Da queste due grandezze e dai ricavi camere, cioè i ricavi del pernottamento senza colazione, ristorante o spa, nascono i tre KPI di base.

L’occupazione (occupancy) dice quale quota delle notti-camera disponibili è stata venduta. L’ADR (Average Daily Rate, prezzo medio per camera) dice quanto ha reso in media una notte-camera venduta. Il RevPAR (Revenue per Available Room) distribuisce i ricavi camere su tutte le notti-camera disponibili, anche quelle vuote. Così mostra quanto bene avete venduto la vostra capacità nel complesso.

Perché il RevPAR è così importante: un’alta occupazione si ottiene quasi sempre con prezzi bassi, un ADR alto con poche prenotazioni care. Entrambe le cose possono danneggiare la struttura. Il RevPAR sale solo se migliora il rapporto tra prezzo e occupazione. Decidete una volta in casa se le camere bloccate, ad esempio per ristrutturazione, contano come disponibili, e poi restate coerenti.

Un esempio di calcolo per una struttura con 25 camere

Prendiamo un ipotetico hotel con 25 camere a settembre, quindi 30 giorni. Tutti i numeri sono un esempio e netti, cioè senza IVA e senza tassa di soggiorno. La struttura vende nel mese 510 notti-camera e realizza così ricavi camere per 56.100 €. Con colazione, ristorante, bar ed extra si arriva in totale a 78.000 € di ricavi. Dopo personale, costo delle merci, energia, commissioni e gli altri costi operativi resta un risultato operativo lordo (GOP) di 24.000 €.

Ne risultano i KPI: 750 notti-camera disponibili, 68% di occupazione, 110 € di ADR e 74,80 € di RevPAR. La prova torna: 110 € × 68% dà anch’esso 74,80 €. Calcolato sull’intera struttura, ogni camera disponibile porta 104 € di ricavi totali per notte (TRevPAR) e 32 € di risultato operativo (GOPPAR).

Diventa interessante nel confronto. Supponiamo che a settembre dell’anno prima la struttura avesse venduto 570 notti-camera a 95 €: 76% di occupazione, ma solo 54.150 € di ricavi camere e 72,20 € di RevPAR. L’occupazione è quindi scesa, il RevPAR invece è salito, e si sono dovute pulire 60 camere in meno. È proprio questa lettura che manca se si guarda solo al riempimento.

Guardare avanti: pickup, pace, anticipo di prenotazione, mix dei canali e tasso di cancellazione

Il pickup è il numero di notti-camera aggiunte per un periodo futuro in un certo intervallo, al netto delle cancellazioni. Esempio: per il primo sabato di ottobre lunedì c’erano 14 camere in portafoglio, domenica 19. Il pickup settimanale è di cinque camere. Un pickup insolitamente alto è un segnale che potreste essere troppo economici; se manca, è il momento di un’azione o di uno sguardo ai portali.

Il pace confronta lo stato delle prenotazioni di oggi per un periodo con lo stato che lo stesso periodo aveva allo stesso anticipo l’anno prima. Se 30 giorni prima del weekend di ottobre la struttura è a 15 camere, mentre l’anno prima nello stesso momento era a 11, la domanda è in anticipo. Il pace è l’allarme precoce più importante, perché mostra gli scostamenti settimane prima del soggiorno.

L’anticipo di prenotazione (booking window) misura quanti giorni passano tra prenotazione e arrivo. Un hotel cittadino vive spesso di prenotazioni last minute, un hotel vacanze in montagna riceve molte prenotazioni con mesi di anticipo. Chi conosce il proprio anticipo sa quando i cambi di prezzo fanno effetto e quando arrivano troppo tardi. Il mix dei canali mostra attraverso quali vie vengono vendute le vostre notti-camera: diretto, telefono, Booking.com, Expedia o altri portali. È la base per valutare commissioni e dipendenze.

Il tasso di cancellazione mette in rapporto le prenotazioni cancellate con tutte le prenotazioni di un periodo. Se su 180 prenotazioni ne vengono cancellate 18, è al 10%. Se sale nettamente, conviene guardare canale e tariffa: spesso le prenotazioni flessibili dai portali si cancellano più delle prenotazioni dirette con acconto. I no-show vanno in un numero a parte, perché hanno cause diverse e conseguenze diverse per la fattura.

I cinque numeri che un piccolo hotel dovrebbe guardare ogni settimana

Una struttura con 15-50 camere non ha bisogno di un team revenue, ma di un quarto d’ora fisso a settimana. Prendete ad esempio ogni lunedì gli stessi cinque numeri, annotate cosa vi colpisce e decidete se cambiare qualcosa su prezzi o restrizioni. Più importante del numero perfetto è la regolarità: chi guarda ogni settimana allo stesso modo riconosce gli schemi.

Guardate sempre due periodi: la settimana passata, per imparare, e i prossimi 30-90 giorni, per agire. Per il futuro contano lo stato delle prenotazioni per data e il pickup degli ultimi sette giorni, per il passato RevPAR, ADR e mix dei canali.

Errori tipici nel calcolo e nel confronto

L’errore più frequente è la media sull’intera stagione. Una stagione invernale con il 72% di occupazione può essere fatta di vacanze di Natale piene e settimane di gennaio mezze vuote. La media nasconde proprio le settimane in cui con prezzo o pacchetti avreste potuto muovere qualcosa. Guardate almeno per settimane, meglio per giorni della settimana, e confrontate periodi di vacanza con periodi di vacanza.

Il secondo errore è mescolare lordo e netto. Un ADR con IVA, colazione e tassa di soggiorno è un valore diverso da un ADR netto per il solo pernottamento. Entrambi sono legittimi, ma non confrontabili. Stabilite quale base usate e scrivetela accanto al numero. Vale soprattutto quando confrontate i vostri valori con numeri dell’extranet di un portale, di un report di settore o dell’anno prima da un altro sistema.

Altri inciampi: le commissioni vengono dimenticate, così l’ADR di un portale sembra migliore di quello che è. Le camere bloccate contano una volta come disponibili e una volta no. Le prenotazioni cancellate restano nell’occupazione. E i KPI vengono guardati senza confronto: un RevPAR di 74,80 € di per sé dice poco, rispetto all’anno prima o al budget dice molto.

Come STRYK vi aiuta con i KPI

In STRYK i KPI nascono dagli stessi dati con cui lavora il vostro team: prenotazioni, camere, prezzi e fatture. Nel controllo di gestione dell’area finanza vedete per un periodo a scelta occupazione, ADR, RevPAR e ricavi camere, sempre come valori lordi, più notti-camera disponibili, vendute e bloccate. Un periodo di confronto, ad esempio lo stesso mese dell’anno prima, è subito accanto. La panoramica dei canali mostra per ogni fonte di prenotazione notti-camera, quota, ricavi camere e ADR, così vedete il vostro mix dei canali senza un vostro foglio di calcolo.

I report nel PMS mostrano inoltre prenotazioni, durata media del soggiorno, tasso di cancellazione, no-show, distribuzione per canali di prenotazione e categorie, ricavi e importi aperti. Ogni report si può esportare in PDF, Excel o CSV, con gli stessi filtri della vista. Chi lavora con commercialista o proprietà può indicare nel report di gestione anche ricavi e risultato operativo per camera disponibile, non appena i conti contabili sono completamente assegnati; prima STRYK volutamente non mostra questi valori.

Per guardare avanti c’è il modulo aggiuntivo Intelligent Pricing. Analizza occupazione, pickup, pace, curva delle prenotazioni, anticipo e ADR per categoria e giorno di soggiorno e ne ricava raccomandazioni di prezzo verificabili. Ne parliamo nella guida sui prezzi dinamici.