Welche Hotelsoftware braucht welcher Betrieb? Anforderungen nach Betriebsart

Anforderungen in Muss, Soll und Kann einteilen

Eine Anforderung ist eine Funktion, die dein Betrieb von der Software erwartet, damit ein normaler Arbeitstag ohne Zettel und Zweitsystem läuft. Du entsteht aus einer Aufgabe, etwa „Gäste melden“ oder „Zimmer reinigen lassen“, und nicht aus dem Namen eines Moduls.

Eine Muss-Anforderung ist eine Funktion, ohne die dein Haus nicht arbeiten kann. Fällt sie weg, entstehen Fehler an der Rezeption oder rechtliche Lücken. Eine Soll-Anforderung spart tägliche Handgriffe, doch es gibt einen Behelf. Eine Kann-Anforderung ist angenehm und hat ohne sie keine Folgen für den Betrieb.

Die Einteilung schützt vor dem häufigsten Auswahlfehler. Anbieter zeigen lange Funktionslisten, und jede wirkt nützlich. Ob sie für deine Zimmerzahl, dein Personal und deine Buchungswege zählt, zeigt erst deine eigene Liste.

Die Anforderungsmatrix nach Betriebsart

Die folgende Matrix ordnet 14 typische Funktionen vier Betriebsarten zu. Sie ist eine Ausgangsbasis für deine eigene Liste und kein Urteil über einzelne Anbieter. Streiche Zeilen, die für dein Haus keine Rolle spielen, und ergänze, was dir fehlt.

Die Spalten stehen für typische Fälle: Pension und Gästehaus bis etwa 25 Zimmer, Ferienwohnungen und Aparthotels, Familien- und Ferienhotels mit Restaurant, Stadt- und Boutique-Hotels mit besetzter Rezeption.

Pension und Gästehaus: wenig Personal, klare Pflichten

Eine Pension ist ein Beherbergungsbetrieb mit wenigen Zimmern, den meist eine Familie führt. Die Chefin steht morgens am Frühstücksbuffet und mittags an der Rezeption. Die Software muss deshalb ohne Einarbeitung und ohne eigene IT laufen.

Zum Muss gehören der Belegungsplan mit Verfügbarkeitsprüfung, die Gästemeldung, die Ortstaxe und die Rechnung. Der Grund ist einfach: Eine Pension mit 12 Zimmern hat selten Reserve. Ein doppelt vergebenes Zimmer 4 am Samstag lässt sich nicht verschieben, und eine falsche Ortstaxe fällt erst bei der Abrechnung mit der Gemeinde auf.

Ein Beispiel zeigt den Unterschied zu größeren Häusern. Am Sonntag reisen vier Parteien ab, und die Chefin macht allein Rechnung, Zimmerwechsel und Gästemeldung. Jede Funktion, die diese Handgriffe an einer Stelle bündelt, ist dort mehr wert als ein weiteres Modul, das niemand öffnet.

Rollen und Rechte, Preisempfehlungen und automatische Nachrichten können warten. Mit zwei oder drei Personen im Haus genügt ein gemeinsamer Zugang zunächst. Sobald eine Aushilfe oder ein Familienmitglied dauerhaft mitarbeitet, lohnt sich ein eigener Zugang je Person, weil dann nachvollziehbar bleibt, wer eine Buchung geändert hat.

Ferienwohnungen und Aparthotels: Kanäle und Wechseltag

Ferienwohnungen und Aparthotels vermieten Einheiten statt Zimmer, meist mit Wechseltag und Mindestaufenthalt. Eine Einheit kann drei Betten oder fünf haben und hat eine eigene Küche. Die Software muss Einheiten mit Ausstattung führen, nicht nur nummerierte Zimmer.

Die Kanalanbindung ist hier ein Muss. Viele Ferienwohnungen erhalten einen Großteil ihrer Buchungen über Portale, und jede Buchung muss in Minuten im Kalender stehen, sonst wird dieselbe Einheit über zwei Wege vergeben. Wichtig ist auch die Reinigungsplanung: Am Wechseltag müssen mehrere Einheiten in wenigen Stunden bezugsbereit sein.

Der Online Check-in ist ein Soll, wenn niemand vor Ort empfängt. Gäste tragen ihre Meldedaten vorab ein, die Übergabe des Schlüssels regelst du davon getrennt. Frage Anbieter ausdrücklich, ob Schlüsselcodes angezeigt werden oder ob ein Schließsystem angebunden ist. Das sind zwei verschiedene Leistungen.

Prüfe außerdem die Abrechnung: Ferienwohnungen haben oft Kaution, Endreinigung und Nebenkosten als eigene Positionen. Frage, ob sich solche Posten als Extras in Preis und Rechnung abbilden lassen und ob du sie je Tarif festlegen kannst.

Familien- und Ferienhotels mit Restaurant und Saison

Familien- und Ferienhotels haben meist 20 bis 60 Zimmer, ein Restaurant und eine ausgeprägte Saison. Hier entscheidet die Software darüber, ob Rezeption, Küche und Hausdame mit denselben Zahlen arbeiten.

Die Mehrzimmerbuchung wird zum Muss, weil Familien oft zwei Zimmer in einer Buchung brauchen, etwa ein Doppelzimmer und ein Einzelzimmer nebenan. Dazu kommen Saisonpreise, Kinderpreise und eine Ortstaxe mit Kinderstaffel. Wer Halbpension verkauft, braucht außerdem die Möglichkeit, Posten aus Restaurant und Bar auf das Zimmer zu buchen und beim Check-out in die Rechnung zu übernehmen.

Rollen und Rechte zählen ebenfalls zum Muss. In der Saison arbeiten Aushilfen am Empfang, die Preise oder Rechnungen nicht ändern dürfen. Prüfe, ob du Rechte je Rolle einstellen kannst und ob ein Protokoll festhält, wer was getan hat.

Kläre bei der Kasse eine Grenze: Ein Hotel-PMS ist meist kein Kassensystem. Üblich ist, dass das Kassensystem Posten über eine Schnittstelle auf das Zimmer bucht. Ob deine Kasse das unterstützt, frage vor dem Kauf nach.

Stadt- und Boutique-Hotels: Schichtdienst und Preisarbeit

Stadt- und Boutique-Hotels arbeiten mit Früh- und Spätdienst, kurzen Aufenthalten und vielen Firmenbuchungen. Die Software muss Übergaben zwischen Schichten sichtbar machen, denn Notizen auf Zetteln gehen zwischen Dienstende und Dienstbeginn verloren.

Zum Muss zählen Firmenbuchungen, Rechnungen auf Firmen, ein Tagesabschluss und eine saubere Übergabe an die Steuerberatung. Preisarbeit gewinnt an Gewicht: Messen und Veranstaltungen verändern die Nachfrage, und Preisregeln mit Vorschau verhindern, dass ein Fehler im Preiskalender erst auffällt, wenn die Buchung gespeichert ist.

Der Tagesabschluss ist im Stadthotel ein fester Termin. Der Spätdienst schließt den Tag ab und braucht dafür eine Liste offener Anreisen, nicht erschienener Gäste, Abreisen ohne Rechnung und unbezahlter Posten. Fehlt diese Liste, geht der Spätdienst am Abend jede Buchung einzeln durch.

Berichte zu Auslastung, Durchschnittspreis (ADR) und Erlös pro verfügbarem Zimmer (RevPAR) sind ein Soll. Preisempfehlungen sind ein Kann. Prüfe hier besonders, ob eine Empfehlung begründet ist und ob du Grenzen setzen und freigeben kannst. Eine Empfehlung ohne Begründung hilft deiner Revenue-Verantwortlichen nicht.

Mindestanforderungen und oft übersehene Punkte

Unabhängig von Größe und Betriebsart prüfst du bei jedem Angebot dieselben Punkte. Sie betreffen Datensicherheit im Alltag, Nachvollziehbarkeit und die Frage, was passiert, wenn du den Anbieter wechseln willst.

Lass dir jede Zeile vorführen und nicht nur zusagen. Ein Anbieter, der „kann man einstellen“ sagt, sollte zeigen können, wo.

Die Sprache des Teams ist ein Auswahlkriterium, das viele Häuser erst nach dem Kauf bemerken. Wenn die Reinigungskräfte Ungarisch oder Polnisch sprechen, hilft ein Tagesplan auf Deutsch wenig. Frage, in welchen Sprachen Oberfläche und Housekeeping-Plan verfügbar sind und ob der Plan als PDF zur festen Uhrzeit ankommt.

Die Arbeit mit dem Steuerberater wird ebenfalls selten geprüft. Kläre vor dem Kauf, in welchem Format die monatlichen Buchungsdaten bei deiner Steuerberatung ankommen und ob Belege dazugehören. Ein Export, den deine Kanzlei nicht einlesen kann, schafft jeden Monat Handarbeit.

Auch der Ausfall gehört auf die Liste. Ein Hotel-PMS im Browser braucht eine Internetverbindung. Überlege, wie die Rezeption arbeitet, wenn die Leitung zwei Stunden ausfällt: ein ausgedruckter Tagesplan mit Anreisen und Abreisen genügt oft, um den Betrieb zu halten. Ein Anbieter sollte sagen können, wie er solche Fälle behandelt.

Schließlich zählt der Ausstieg. Prüfe, ob du Gäste, Buchungen und Rechnungen exportieren können, bevor du unterschreibst. Wer die eigenen Daten nur über den Anbieter erhält, verhandelt im Streitfall aus der schwächeren Position.

Beispiel Hotel Nordlicht: die Matrix anwenden

Das Hotel Nordlicht ist ein familiengeführtes Ferien- und Stadthotel mit 24 Zimmern in vier Kategorien. Es hat Anreise ab 15:00, Abreise bis 10:30 und Frühstück von 7:00 bis 10:30. Buchungen kommen über die eigene Website, zwei Buchungsportale, Telefon und E-Mail.

Die Inhaberin nimmt die Spalte „Familienhotel“ als Ausgangspunkt. Dort stehen 11 Muss, 2 Soll und 1 Kann. Online Check-in lässt sie bewusst ein Soll, weil die Rezeption bis zum Spätdienst besetzt ist. Die Hausdame ergänzt eine Muss-Zeile: Die Rezeption sieht den Zimmerstatus ohne Anruf. Damit stehen 12 Muss-Zeilen auf der Liste.

Die drei wichtigsten Anforderungen im Produkt prüfen

Wähle vor einer Demo drei Arbeitsaufgaben deines Hauses. Lass diese am selben Beispielaufenthalt zeigen, statt jede Abteilung mit einer getrennten Präsentation zu beurteilen.