PMS jednostavno objašnjen
Property management system je jedno mjesto na kojem svi u hotelu vide isto stanje.Kad gost nazove i želi dvokrevetnu sobu za vikend, tvoja recepcija u nekoliko sekundi mora znati: ima li slobodnih soba, koliko to košta i postoje li uvjeti poput minimalnog boravka? Upravo na to pitanje odgovara PMS. On na jednom mjestu drži kapacitet soba, cijene i sve postojeće rezervacije.
Nekad je PMS bio program na računalu na recepciji. Danas je PMS uglavnom cloud softver koji radi u pregledniku. Za hotel to znači: nema vlastitog servera, nema ažuriranja s CD-a i nema brige ako se računalo na recepciji pokvari. Podaci su zaštićeni u podatkovnom centru i dostupni s bilo kojeg odobrenog uređaja.
Pojam se koristi u užem i širem smislu. U užem smislu PMS znači upravljanje rezervacijama i sobama. U praksi hotelijeri danas očekuju puno više: račun, channel manager, online rezervacije na vlastitoj web stranici i online check-in za većinu objekata su standard.
Što pripada modernom hotelskom PMS-u
Ne treba svakom objektu svaki modul. Sljedeći pregled pokazuje što hotel s 10 do 80 soba u svakodnevnom radu stvarno koristi i za što.
| Područje | Što tvoj tim time radi | Važno za |
|---|---|---|
| Rezervacije i plan zauzetosti | Unos, izmjena i storniranje rezervacija; zauzetost kroz više tjedana na jedan pogled; dodjela soba | Recepcija, uprava |
| Sobe i kategorije | Kapacitet soba, kategorije, blokade zbog renovacije ili kvara | Recepcija, održavanje |
| Housekeeping | Dnevni plan, status sobe (prljava, čista, provjerena), zadaci i kontrolne liste | Domaćica, sobarice |
| Gosti i komunikacija | Kartoteka gostiju, želje, potvrde i poruke uz rezervaciju | Recepcija, odjel rezervacija |
| Cijene i rate | Sezonske cijene, rate s doručkom i bez njega, minimalni boravak, popusti | Uprava, revenue |
| Račun i plaćanje | Račun iz rezervacije, predujmovi, otvorene stavke, boravišna pristojba | Recepcija, računovodstvo |
| Channel manager | Ažurna raspoloživost i cijene na Booking.com, Expedia i drugim portalima | Prodaja, uprava |
| Booking engine | Izravne rezervacije na web stranici hotela, bez provizije portalu | Prodaja, marketing |
| Online check-in i prijava gostiju | Prikupljanje podataka gostiju prije dolaska, priprema prijave gosta | Recepcija |
| Izvještaji | Popunjenost, prosječna cijena (ADR), RevPAR, prihodi po područjima | Uprava, vlasnici |
Što dobar PMS mijenja u svakodnevici hotela
Najveća dobit rijetko je jedna funkcija. To je zajedničko stanje: recepcija vidi da je soba 12 već čista. Housekeeping vidi da gost u sobu 14 dolazi ranije. Uprava vidi kako je popunjeno sljedećih četiri tjedna, a da nitko ne mora slagati popis.
U mnogim malim objektima danas paralelno rade pet alata: program za rezervacije, Excel za housekeeping, extranet Booking.com-a, program za račune i e-mail sandučić. Svaki alat za sebe funkcionira, ali prijenosi između njih svaki dan troše vrijeme i dovode do overbookinga ili zaboravljenih dodataka na računu.
Cloud PMS ili instalirani softver?
Instalirani hotelski softver radi na računalu ili serveru u objektu. Dugo je bio standard i još je raširen u velikim hotelima. Cloud PMS radi u pregledniku, a pružatelj ga održava, sigurnosno kopira i stalno ažurira.
Za male i srednje hotele gotovo sve govori u korist clouda: plaćaš mjesečnu naknadu umjesto velike licence, ne treba ti IT podrška u objektu i od kuće možeš provjeriti kako je popunjen vikend. Važno je da pružatelj otvoreno navede gdje se podaci obrađuju, kako se rade sigurnosne kopije i tko ima pristup.
| Kriterij | Cloud PMS | Instalirani softver |
|---|---|---|
| Početak | Otvoriti pristup, preuzeti podatke, krenuti | Server, instalacija, često dolazak na lokaciju |
| Troškovi | Mjesečna naknada, najčešće po sobi | Licenca plus ugovor o održavanju i hardver |
| Ažuriranja | Stalna i automatska | Po dogovoru, ponekad uz naplatu |
| Pristup | S bilo kojeg odobrenog uređaja s preglednikom | Najčešće samo u hotelskoj mreži |
| Sigurnosne kopije | Brine pružatelj | Brine hotel ili IT partner |
Kako prepoznati dobar PMS
Na prezentaciji ne tražite da ti pokazuju izbornike, nego tvoj vlastiti dan. Odigrajte stvarnu rezervaciju: upit, potvrda, dodjela sobe, dolazak, promjena sobe, minibar, račun, odlazak, čišćenje. Gdje te sustav tjera na pomoćne popise, tamo će kasnije u svakodnevici zapinjati.
Kontrolna lista za prezentaciju
- Testna rezervacija prolazi od upita do računa bez papira ili Excela.
- Recepcija i housekeeping u stvarnom vremenu vide isti status sobe.
- Rezervacija s portala pojavljuje se u planu zauzetosti bez prepisivanja.
- Cijena se mijenja jednom i vrijedi na web stranici i na portalima.
- Cijena po sobi je jasno navedena, dodatni moduli i provizije otvoreno su iskazani.
- Svaka zaposlenica i svaki zaposlenik radi s vlastitim pristupom i odgovarajućim ovlastima.
- Softver je dostupan na jeziku tvojeg tima.
- Pružatelj pomaže pri prijenosu tvojih podataka iz dosadašnjeg sustava.
Kako to rješava STRYK
STRYK Hotel Management je cloud PMS iz Salzburga, izrađen za male i srednje hotele, pansione i aparthotele. Rezervacije, kalendar popunjenosti, sobe i housekeeping, gosti, cijene, obračun, booking engine i poklon-bonovi povezani su u jednom sustavu i uključeni u osnovnu cijenu. Online prijava i kiosk za samostalnu prijavu zasebni su moduli, također uključeni u osnovnu cijenu. Poveži Booking.com, Expediju, Airbnb i druge portale sa STRYK-om. Cijene i raspoloživost uređuj na jednom mjestu, a rezervacije s portala pratiš u kalendaru.
Cijena je namjerno jednostavna: 59 € osnovne naknade plus 6 € po sobi mjesečno, neto uz godišnji obračun. Nema naknade za postavljanje, broj korisnika nije ograničen, a STRYK možeš besplatno isprobati 14 dana. Sučelje je dostupno na 18 jezika, kako bi i tvoj međunarodni tim radio sigurno.
Iskrenost uključuje i ono što STRYK nije: STRYK nije restoranski blagajnički sustav; gotovinska i kartična plaćanja na recepciji potpisuje samo modulom „Blagajna i fiskalizacija“. Promet iz restorana ili bara može se preko otvorenog sučelja za blagajne knjižiti na sobu. STRYK radi u pregledniku i kao aplikacija STRYK za iPhone i Android.
