Ukratko
Stelle in der Demo keine Ja-Nein-Fragen, sondern lässt du dir deinen Hoteltag vorführen: Anreise, Zimmerwechsel, Storno, Rechnung, Gästemeldung, Portalbuchung. Frage nach Gesamtpreis, Kündigungsfrist und Datenexport. Eine gute Antwort zeigt den Vorgang im System und nennt Grenzen. Ausweichen, Vertrösten und „kann man einstellen“ ohne Vorführung sind Warnsignale.
Najvažnije ukratko
- Lass dir jeden Punkt mit deinen eigenen Beispielen im System zeigen und nicht auf Folien erklären.
- Eine seriöse Antwort nennt auch, was die Software nicht kann oder was extra kostet.
- Fragen zu Gesamtpreis, Kündigung und Datenexport gehören in die erste Demo und nicht erst in die Vertragsrunde.
- Notiere pro Frage die Antwort und eine Note, damit du mehrere Anbieter vergleichen kannst.
So bereitest du die Demo vor
Eine Demo-Frage ist eine Aufforderung, einen Arbeitsschritt vorzuführen, und kein Prüfpunkt für ein Ja. Anbieter beantworten „Können Sie Mehrzimmerbuchungen?“ immer mit Ja. Die Antwort auf „Zeigen Sie mir bitte, wie ich zwei Zimmer für eine Familie buche“ lässt sich dagegen sehen.
Schicke dem Anbieter vorab drei bis fünf echte Fälle. Nimm eine Person vom Empfang und eine aus Housekeeping oder Buchhaltung mit.
Das gehört vor der Demo auf deinen Tisch
- Drei bis fünf Fälle aus dem Alltag: späte Anreise, Zimmerwechsel, Storno mit Anzahlung, Firmenrechnung.
- Deine Muss-Liste, zum Beispiel aus der Anforderungsmatrix für deine Betriebsart.
- Zwei Personen aus verschiedenen Rollen, die mitschauen und Fragen stellen dürfen.
- Ein Bewertungsbogen mit einer Zeile pro Frage: Antwort, Note von 1 bis 5, offener Punkt.
- Die Gesamtkosten deines bisherigen Systems als Vergleichswert.
Fragen zur Demo selbst
Die ersten Fragen klären, ob du ein echtes System siehst. Stelle sie zu Beginn.
| Frage | Gute Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|
| 1. Läuft die Demo im Produktivsystem? | Ja, in der aktuellen Produktversion mit Testdaten, die du ändern darfst. | Nur Folien oder ein Video. |
| 2. Dürfen wir selbst klicken? | Ja, ein Zugang für Sie ist möglich. | Nur der Anbieter bedient das System. |
| 3. Kannst du unsere Fälle zeigen? | Ja, deine Fälle werden live nachgebaut. | „Das zeigen wir später.“ |
| 4. Was ist in der Demo nicht enthalten? | Der Anbieter nennt Zusatzmodule und Lücken. | Alles sei „inklusive“, ohne Liste. |
| 5. Gibt es eine Testphase mit unseren Daten? | Ja, mit Dauer und Bedingungen schriftlich. | Test nur nach Vertragsunterschrift. |
Fragen zu Buchung und Rezeption
Die Rezeption arbeitet mit dem System jede Stunde. Lass hier die Fälle vorführen, die bei dir Zeit kosten, und stoppe die Klicks.
| Frage | Gute Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|
| 6. Zeige eine Walk-in-Buchung für heute Abend. | Verfügbarkeit, Buchung und Zimmer in einem Ablauf. | Mehrere Fenster, Zettel dazwischen. |
| 7. Wie wechsle ich ein Zimmer mit Preisänderung? | Vorschau, Preis bleibt wie vereinbart oder wird angezeigt. | Buchung löschen und neu anlegen. |
| 8. Wie verhindert das System eine Doppelvergabe? | Jeder Buchungsweg prüft die Verfügbarkeit vor dem Speichern. | „Kommt selten vor.“ |
| 9. Wie buche ich zwei Zimmer für eine Familie? | Eine Buchung mit mehreren Zimmern. | Zwei getrennte Buchungen. |
| 10. Wann sehe ich neue Portalbuchungen? | Du erscheinen im Belegungsplan ohne Neuladen. | Import oder Abgleich von Hand. |
Fragen zu Housekeeping und Team
Wenn Hausdame und Reinigungskräfte das System nicht annehmen, bleibt der Zimmerstatus ein Anruf. Lass den Ablauf aus Sicht einer Reinigungskraft zeigen.
| Frage | Gute Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|
| 11. Wie sieht die Rezeption, dass Zimmer 204 fertig ist? | Der Status ändert sich im Plan, ohne Anruf. | Status wird mündlich gemeldet. |
| 12. Auf welchem Gerät arbeitet die Reinigungskraft? | Der Anbieter nennt Gerät und Browser oder App klar. | Unklar, ob es eine App gibt. |
| 13. In welchen Sprachen gibt es den Tagesplan? | Sprachen werden gezeigt, auch als PDF. | Die Sprachen deines Teams fehlen, „bald mehr“. |
| 14. Wie stelle ich Rechte je Rolle ein? | Rollen und Rechte lassen sich live anlegen. | Alle Nutzer sehen alles. |
| 15. Wer hat die Buchung zuletzt geändert? | Ein Protokoll zeigt Person und Zeitpunkt. | Es gibt nur einen gemeinsamen Zugang. |
Fragen zu Rechnung, Ortstaxe und Steuerberatung
Rechnung, Gästemeldung und Ortstaxe unterscheiden sich je Land und Gemeinde. Nenne dem Anbieter dein Land und deine Gemeinde und lass die Einstellung für dein Haus zeigen. Verbindlich sind die Vorgaben deiner Behörden und die Auskunft deiner Steuerberatung.
| Frage | Gute Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|
| 16. Wie korrigiere ich eine ausgestellte Rechnung? | Storno oder Gutschrift, die Rechnung bleibt unverändert. | Rechnung lässt sich überschreiben. |
| 17. Wie richte ich unsere Ortstaxe ein? | Betrag, Kinder und Saison sind einstellbar, du trägst den Wert ein. | „Das ist schon hinterlegt“ ohne Nachweis. |
| 18. Wie läuft die Gästemeldung in unserem Land? | Der Anbieter nennt Export oder Übermittlung genau. | Pauschal „gesetzeskonform“. |
| 19. Welches Format bekommt unsere Kanzlei? | Format und Beispieldatei liegen vor, mit Belegen. | Nur ein PDF-Bericht. |
| 20. Brauchen wir weiterhin eine Registrierkasse? | Die Antwort nennt, ob das System Belege signiert. | Ausweichen auf die Frage. |
Fragen zu Portalen, Buchungsseite und Zahlung
Portalverträge, Provisionen und Zahlungsgebühren bleiben meist bei dir oder beim Zahlungsanbieter. Frage deshalb gezielt, welche Verbindungen für dein Haus bestätigt sind und was sie zusätzlich kosten.
| Frage | Gute Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|
| 21. Welche unserer Portale lassen sich verbinden? | Antwort je Portal nach Prüfung deines Hauses. | „Alle gängigen Portale.“ |
| 22. Was passiert bei einer Portalstornierung? | Der Belegungsplan wird angepasst, du siehst es. | Abgleich nach Feierabend. |
| 23. Ist die Buchungsseite für die eigene Website im Preis? | Ja oder Nein mit Preis, auch für eigene Domain. | Eigener Vertrag ohne Preisangabe. |
| 24. Welche Zahlarten gehen online, und was kosten sie? | Zahlarten, Gebühren und Voraussetzungen im Zahlungskonto. | „Alle Zahlarten sofort.“ |
| 25. Wer zahlt die Schnittstellen? | Eine Liste mit Kosten je Schnittstelle. | Preise erst nach Vertragsabschluss. |
Fragen zu Preis, Vertrag und Einführung
Der Listenpreis sagt wenig, wenn Nutzer, Module und Zahlungen einzeln berechnet werden. Rechne mit deiner Zimmerzahl und lass dir die Summe schriftlich bestätigen.
| Frage | Gute Antwort | Warnsignal |
|---|---|---|
| 26. Was kostet es für unsere Zimmerzahl im Jahr, netto? | Eine Summe mit Abrechnungsart und Rabattbedingungen. | Nur Preise „ab“. |
| 27. Sind Nutzer, Updates und Support im Preis? | Ja oder Nein je Posten, schriftlich. | Aufpreis pro Nutzer erst später. |
| 28. Wie lange läuft der Vertrag, wie kündige ich? | Laufzeit und Frist stehen im Angebot. | Automatische Verlängerung ohne Hinweis. |
| 29. Wie exportiere ich Gäste, Buchungen und Rechnungen? | Export in CSV oder XLSX zeigen. | Daten nur über den Anbieter erhältlich. |
| 30. Wer übernimmt unsere Daten, und wann ist Support erreichbar? | Ablauf mit Testimport und Supportzeiten im Angebot. | „Das schaffen wir nebenbei.“ |
So wertest du die Antworten aus
Bewerte direkt nach der Demo mit 1 bis 5 Punkten pro Frage und markiere alle Zeilen, bei denen der Anbieter ausgewichen ist. Eine ausgewichene Frage ist ein offener Punkt.
Im Hotel Nordlicht sitzen die Inhaberin, der Spätdienst und die Hausdame in der Demo. Die Inhaberin prüft Fragen 26 bis 30, die Rezeption 6 bis 10, die Hausdame 11 bis 13. Nach 90 Minuten liegen drei Notizzettel vor.
Ablauf nach der Demo
Noten sammeln
Jede Person bewertet ihre Fragen allein, bevor du darüber sprichst.
Offene Punkte schriftlich stellen
Schicke dem Anbieter alle Zeilen mit Warnsignal und bitte um eine schriftliche Antwort.
Angebote nebeneinanderlegen
Übertrage Preise und Bedingungen in eine Vergleichsvorlage.
Mit eigenen Daten testen
Spiele einen Wochenendtag in der Testphase durch, bevor du unterschreibst.
Česta pitanja
Wie lange sollte eine Hotelsoftware-Demo dauern?
Plane 60 bis 90 Minuten ein, wenn drei bis fünf eigene Fälle gezeigt werden. Kürzere Demos bleiben meist bei der Standardvorführung.
Wer aus dem Hotel sollte an der Demo teilnehmen?
Die Person, die entscheidet, und mindestens eine Person vom Empfang. Ergänze Hausdame oder Buchhaltung, wenn deren Bereiche gezeigt werden.
Ist eine Demo dasselbe wie eine Testphase?
Nein. In der Demo bedient meist der Anbieter das System mit Beispieldaten. In der Testphase arbeitest du selbst mit eigenen Daten über einen festgelegten Zeitraum. Kläre beides getrennt und halte die Bedingungen schriftlich fest.
Was tun, wenn der Anbieter eine Frage nicht beantworten kann?
Notiere sie als offenen Punkt und bitte um eine schriftliche Antwort mit Frist. „Das kann das System nicht“ ist besser als ein unklares Versprechen.
Isprobaj STRYK u svom stvarnom hotelskom danu
14 dana besplatno, bez naknade za postavljanje. Sobe, cijene i prve procese postavljamo zajedno s tobom.