1. Predmet i uloge

Kupac je voditelj obrade u smislu čl. 4 točke 7 OUZP-a za osobne podatke koje on ili njegovi korisnici obrađuju u STRYK-u („Podaci obrade“). Nextpulse obrađuje Podatke obrade kao izvršitelj obrade.

Predmet obrade je pružanje, rad, održavanje, sigurnosno kopiranje i podrška za STRYK prema glavnom ugovoru, uključujući testne ugovore.

Za vlastite svrhe – upravljanje ugovorima, obračun, identitetske račune u Nextpulse ID-u, sigurnost platforme, obranu od zloupotrebe i ostvarivanje pravnih zahtjeva – Nextpulse djeluje kao samostalni voditelj obrade; te obrade opisuje Izjava o zaštiti podataka.

2. Trajanje

Ugovor vrijedi za trajanje glavnog ugovora, uključujući prijelazno razdoblje i razdoblje preuzimanja nakon završetka ugovora, te dalje, dok Nextpulse obrađuje Podatke obrade, do njihova brisanja prema točki 14.

3. Vrsta i svrha obrade

Vrsta obrade: prikupljanje, bilježenje, pohranjivanje, razvrstavanje, prilagodba, pretraživanje, korištenje, prijenos odabranim primateljima kupca, usporedba, ograničavanje, sigurnosno kopiranje, obnova i brisanje. Svrha je pružanje funkcija koje kupac koristi, osobito:

upravljanje hotelom: rezervacije, sobe, zauzetost, housekeeping, profili gostiju, računi, status plaćanja, financijska knjiženja, izvještaji i organizacija zaposlenika;
Booking Engine, web-stranica za goste, online prijava, portal za goste i kiosk, uključujući evidentiranje podataka za prijavu i identifikacijskih isprava, u mjeri u kojoj kupac aktivira te funkcije;
komunikacija s gostima e-poštom i u drugim kanalima, uključujući analizu uz pomoć umjetne inteligencije, prijedloge odgovora i automatizirane odgovore, ako su aktivirani;
distribucija raspoloživosti, cijena i rezervacija putem channel managera, ako je aktiviran;
povezivanje platnih, blagajnih, bankovnih i drugih sustava, u mjeri u kojoj ih kupac aktivira;
preuzimanje podataka iz prethodnih sustava, analiza pogrešaka, podrška i sigurnosne mjere, u mjeri u kojoj su potrebne za uslugu.

4. Pogođene osobe i kategorije podataka

Gosti, pratitelji, rezervanti i zainteresirane osobe: identifikacijski i kontaktni podaci, podaci o boravku i rezervaciji, preferencije, sadržaji komunikacije, podaci o računu i statusu plaćanja, podaci za prijavu i popis gostiju.
Podaci iz identifikacijskih isprava: podaci iz putnih isprava i slike identifikacijskih dokumenata, u mjeri u kojoj kupac koristi odgovarajuću funkciju.
Zaposlenici i korisnici kupca: ime, kontaktni podaci, uloga, dodjela radnih zadataka, dnevnici aktivnosti i pristupa.
Poslovni kontakti, korporativni kupci, dobavljači i partneri: osnovni, kontaktni, ugovorni i podaci za obračun.
Posebne kategorije osobnih podataka u smislu čl. 9 OUZP-a, primjerice zdravstveni podaci u zahtjevima gostiju, samo ako kupac odluči takve podatke evidentirati i za to ima pravnu osnovu.
Ne obrađuju se potpuni brojevi kartica, kontrolni brojevi kartica i pristupni podaci za internetsko bankarstvo; sredstva plaćanja obrađuje pružatelj platnih usluga kupca.

5. Upute

Nextpulse obrađuje Podatke obrade samo prema dokumentiranoj uputi kupca, uključujući u pogledu prijenosa u treće zemlje, osim ako je Nextpulse obvezan pravom Unije ili prava države članice na obradu; u tom slučaju Nextpulse kupca obavještava o tim pravnim zahtjevima prije obrade, ako to pravo ne zabranjuje.

Glavni ugovor, ovaj ugovor te konfiguracija i korištenje funkcija od strane kupca predstavljaju upute. Pojedinačne upute daju se u pisanom obliku.

Ako Nextpulse smatra da je uputa u suprotnosti sa zaštitom podataka, bez odgode obavještava kupca i može obustaviti izvršenje do potvrde ili izmjene upute.

6. Povjerljivost

Nextpulse jamči da su osobe ovlaštene za obradu obvezane na povjerljivost ili podliježu primjerenoj zakonskoj obvezi čuvanja tajne. Pristup Podacima obrade odvija se samo u mjeri u kojoj je potreban za rad, sigurnost ili podršku. Mjere podrške koje mijenjaju podatke u upravljanju platformom evidentiraju se uz obrazloženje.

7. Sigurnost obrade

Nextpulse provodi tehničke i organizacijske mjere potrebne prema čl. 32 OUZP-a. One su opisane u točki 17. Nextpulse može mjere prilagoditi tehničkom napretku, ako se razina zaštite ne smanjuje.

8. Podobrađivači

Kupac daje opće odobrenje za angažiranje društava navedenih na popisu podobrađivača. Nextpulse kupca obavještava u pisanom obliku najmanje 30 dana prije angažiranja novog ili zamjene postojećeg podobrađivača.

Kupac se može usprotiviti promjeni u roku od 14 dana od primitka obavijesti iz važnog razloga zaštite podataka, u pisanom obliku. Stranke nastoje postići sporazumno rješenje. Ako to ne uspije, kupac može otkazati pogođeni ugovor ili dio ugovora u trenutku primjene; unaprijed plaćene naknade za razdoblje nakon toga razmjerno se vraćaju.

Ako je zamjena zbog otklanjanja neposredne opasnosti za sigurnost ili dostupnost nužna na kratki rok, Nextpulse naknadno bez odgode obavještava; pravo na prigovor i otkaz vrijedi na odgovarajući način.

Nextpulse svakom podobrađivaču ugovorom nameće u biti iste obveze zaštite podataka koje su utvrđene u ovom ugovoru i odgovara kupcu za njihovo poštovanje.

9. Prava ispitanika

Nextpulse pomaže Klijentu odgovarajućim tehničkim i organizacijskim mjerama u odgovaranju na zahtjeve ispitanika, prvenstveno putem funkcija dostupnih u sustavu STRYK, osobito za ispravak, izvoz podataka te brisanje ili anonimizaciju profila gostiju. Ako te funkcije nisu dovoljne za određeni zahtjev, Nextpulse na zahtjev Klijenta u roku od deset radnih dana stavlja na raspolaganje podatke ispitanika obrađene u ime Klijenta u uobičajenom strojno čitljivom formatu ili ih briše. Ako se ispitanik izravno obrati društvu Nextpulse, Nextpulse prosljeđuje zahtjev Klijentu u roku od pet radnih dana i na njega sam ne odgovara, osim ako to zahtijeva zakon.

10. Potpora pri sigurnosti, procjeni učinka i savjetovanju

Nextpulse kupcu, uzimajući u obzir vrstu obrade i dostupne informacije, pomaže u ispunjavanju obveza prema čl. 32 do 36 OUZP-a, osobito pružanjem informacija za procjenu učinka na zaštitu podataka i pri prethodnim savjetovanjima s nadzornim tijelom.

Potporu koja nadilazi pružanje postojećih informacija i funkcija i koju nije izazvala povreda Nextpulsa, Nextpulse može nakon prethodne obavijesti naplatiti po primjerenim stopama.

11. Povrede zaštite osobnih podataka

Nextpulse kupca bez odgode, a najkasnije u roku od 48 sati nakon što je saznao za povredu zaštite Podataka obrade, obavještava o povredi. Obavijest se šalje na kontaktnu adresu koju je pohranio kupac.

Obavijest, ako su podaci dostupni, sadrži opis vrste povrede, kategorije i približan broj pogođenih osoba i zapisa, vjerojatne posljedice, poduzete ili predložene mjere te kontaktnu točku. Informacije koje još nisu dostupne dostavljaju se bez odgode naknadno.

Odluku o prijavi nadzornom tijelu i obavijestima ispitanicima donosi kupac. Obavijest nije priznanje povrede obveze.

12. Mjesta obrade i prijenosi u treće zemlje

Podaci obrade obrađuju se prvenstveno u Europskoj uniji ili Europskom gospodarskom prostoru. Pojedini podobrađivači obrađuju podatke i u trećim zemljama, osobito u Sjedinjenim Američkim Državama; popis podobrađivača navodi mjesto i pravnu osnovu za svakog pružatelja.

Prijenosi u treće zemlje odvijaju se samo pod uvjetima čl. 44 i sl. OUZP-a, osobito na temelju odluke o primjerenosti, kao što je Okvir za zaštitu podataka EU-SAD za certificirane primatelje, ili standardnih ugovornih klauzula Europske komisije, uključujući potrebne dodatne mjere. Ako se koristi odluka o primjerenosti, Nextpulse, koliko je moguće, dogovara standardne ugovorne klauzule kao dopunsku osnovu.

13. Dokazi i kontrole

Nextpulse kupcu stavlja na raspolaganje sve potrebne informacije za dokazivanje usklađenosti s ovim ugovorom, osobito aktualan opis tehničkih i organizacijskih mjera te dostupne dokaze podobrađivača.

Kupac ili revizor kojeg on angažira, obvezan na šutnju i koji nije konkurent Nextpulsu, može provoditi provjere, uključujući inspekcije. Redovite provjere održavaju se najviše jednom godišnje uz prethodnu najavu od najmanje 30 dana. Kod povrede zaštite Podataka obrade, naloga nadzornog tijela ili konkretnih naznaka povrede dopuštene su dodatne provjere uz primjerenu prethodnu najavu.

Provjere se odvijaju tijekom radnog vremena bez nerazmjernog ometanja poslovanja i uz očuvanje povjerljivosti podataka drugih kupaca. Troškove snosi kupac; utvrdi li provjera bitnu povredu Nextpulsa, primjerene troškove snosi Nextpulse.

14. Vraćanje i brisanje

Tijekom trajanja ugovora kupac može preuzeti Podatke obrade putem dostupnih funkcija izvoza. Nakon završetka ugovora Nextpulse drži Podatke obrade za vraćanje tijekom prijelaznog razdoblja i razdoblja preuzimanja prema B2B-SaaS-OUP-u; ako pristup STRYK-u više ne postoji, Nextpulse na zahtjev stavlja na raspolaganje izvoz.

Nakon isteka razdoblja preuzimanja Nextpulse briše Podatke obrade bez odgode, najkasnije u roku od 90 dana, osim ako pravo Unije ili pravo države članice obvezuje samog Nextpulsa na čuvanje. Postoji li takva obveza, Nextpulse dotične podatke blokira i obrađuje ih samo u tu svrhu. Sigurnosne kopije prepisuju se u redovitom ciklusu sigurnosnog kopiranja, najkasnije nakon 90 dana, i do tada se više ne koriste za tekući rad. Na zahtjev Nextpulse brisanje potvrđuje u pisanom obliku.

Zakonske obveze čuvanja kupca, primjerice prema BAO-u, UGB-u ili Zakonu o prijavi boravka (Meldegesetz), obvezuju kupca; ispunjava ih na temelju vraćanja odnosno izvoza. Nextpulse Podatke obrade nakon završetka ugovora ne čuva za kupca, osim ako kupac to izričito i zasebno ne naruči kao vlastitu uslugu s određenim trajanjem. Vlastiti ugovorni, obračunski i dokazni podaci Nextpulsa nisu Podaci obrade.

15. Anonimizirani podaci

Nextpulse može Podatke obrade anonimizirati, u mjeri u kojoj je to potrebno za pružanje, osiguranje i poboljšanje STRYK-a, te anonimizirane podatke koristiti bez zaključaka o pojedinačnim fizičkim osobama ili pojedinačnom kupcu. Podaci obrade ne koriste se za treniranje modela umjetne inteligencije.

16. Prednost i odgovornost

Za pitanja zaštite podataka ovaj ugovor ima prednost pred ostalim ugovornim dokumentima, osim pojedinačnih odredbi koje se izričito pozivaju na određenu odredbu ovog ugovora; odstupanje od čl. 28 OUZP-a na štetu kupca nije dogovoreno.

Obvezna odgovornost prema OUZP-u ne isključuje se niti ograničava. U odnosu između stranaka naknada se ravna prema čl. 82 st. 5 OUZP-a; za to i inače vrijede odredbe o odgovornosti iz B2B-SaaS-OUP-a, uključujući njihova ograničenja kod lake nepažnje.

17. Prilog: Tehničke i organizacijske mjere

Sljedeće mjere opisuju aktualno stanje. Redovito se preispituju i razvijaju.

Odvajanje kupaca (mandanti): podaci svakog kupca označeni su po mandantu; baza podataka uz logiku aplikacije nameće odvajanje i pravilima sigurnosti na razini redaka (Row Level Security) koja se za aplikacijsku ulogu ne mogu zaobići.
Kontrola pristupa: prijava korisnika putem Nextpulse ID-a s OpenID Connectom; podrška drugom faktoru; za osjetljive administrativne radnje u upravljanju platformom potrebna je ponovna prijava s drugim faktorom. Uređajski računi za funkcije kioska ograničeni su na pojedini pogon.
Kontrola pristupa podacima: uloge temeljene na dodjeli prava prema načelu nužnosti uz provjeru svakog zahtjeva na poslužiteljskoj strani; nedodijeljeni pristupi se odbijaju. Mjere podrške provode se putem upravljanja platformom; mjere koje mijenjaju podatke zahtijevaju obrazloženje i evidentiraju se.
Kontrola prijenosa: pristup STRYK-u putem interneta isključivo je šifriran TLS-om. E-pošta se prenosi transportno šifrirano, u mjeri u kojoj to poslužitelj primatelja podržava. Pristupni tajni podaci za povezane sustave trećih strana pohranjuju se šifrirano.
Šifriranje podataka u mirovanju: sigurnosne kopije pohranjuju se šifrirano. Za posebno osjetljive sadržaje, poput slika identifikacijskih isprava, Nextpulse preporučuje da se evidentiranje ograniči na zakonski potrebno i da se utvrde rokovi brisanja.
Rokovi brisanja: za podatke iz online prijave, uključujući evidentirane podatke iz identifikacijskih isprava, kupac u STRYK-u može odrediti rok brisanja. Standardno nije aktiviran; utvrđivanje rokova brisanja u nadležnosti je kupca kao voditelja obrade.
Prijenosi datoteka: učitane datoteke prije obrade provjeravaju se na zlonamjerni softver.
Kontrola unosa i evidentiranje: evidentiranje sigurnosno i poslovno relevantnih radnji; zapisi ne sadrže lozinke, tokene ni pristupne tajne.
Kontrola dostupnosti: dnevne sigurnosne kopije koje se šifrirano pohranjuju na lokaciju odvojenu od produkcijskog pogona; dokumentirani postupci obnove; ograničenje anonimnih upita radi zaštite od preopterećenja i zloupotrebe.
Odvajanje okruženja: odvajanje razvojnih, testnih i produkcijskih okruženja; nema produkcijskih pristupnih podataka u izvornom kodu.
Organizacijske mjere: obveza na povjerljivost, ograničenje administrativnih pristupa na ovlaštene osobe, postupci za sigurnosna ažuriranja i za postupanje u sigurnosnim incidentima.