Gdje su danas Excel i papirići
Rijetko koji objekt ima samo jednu tablicu. Najčešće je to splet datoteka koje je netko nekad otvorio i koje otada rastu.Tipičan je plan zauzetosti s jednim retkom po sobi i jednim stupcem po danu, obojen prema gostu ili portalu. Uz njega postoji popis soba koji se svako jutro ispisuje za housekeeping, popis gostiju s adresama za prijavu i za stalne goste, popis predujmova, tablica boravišne pristojbe za općinu i na kraju mjeseca popis prihoda za vlasnika i poreznog savjetnika.
Svaki od tih popisa ima svoje opravdanje i svaki je nastao iz stvarne potrebe. Problem nije Excel, nego to što se ista rezervacija pojavljuje u četiri datoteke i svaku promjenu treba ručno prenijeti na četiri mjesta.
| Popis danas | Za što služi | U hotelskom softveru |
|---|---|---|
| Plan zauzetosti u Excelu | Vidjeti slobodne sobe, upisivati rezervacije | Plan zauzetosti s dnevnim, tjednim i mjesečnim prikazom, rezervacije se premještaju povlačenjem |
| Plan soba za housekeeping | Tko čisti koju sobu, odlazak ili boravak | Dnevni plan iz stvarnih dolazaka i odlazaka, status sobe vidljiv svima |
| Popis gostiju | Adrese, podaci za prijavu, stalni gosti | Kartoteka gostiju s boravcima, provjerom duplikata i podacima za prijavu iz online check-ina |
| Popis predujmova | Tko je platio, koga treba podsjetiti | Plaćanja su vezana uz rezervaciju, otvoreni iznosi vidljivi |
| Tablica boravišne pristojbe | Noćenja i pristojba za općinu | Boravišna pristojba izračunava se po rezervaciji i iskazuje na računu |
| Popis prihoda | Mjesečne brojke za vlasnika i poreznog savjetnika | Izvješća po razdoblju, izvoz za Excel i za poreznog savjetnika |
Rizici Excela u hotelskoj svakodnevici
Prvi rizik su verzije. Ako je plan zauzetosti na računalu recepcije, uskoro postoji kopija u uredu, jedna na laptopu vlasnice i jedna ispisana od jutros. Koja je točna? U mirnom utorku to se može otkriti. U subotu navečer s tri dolaska i pozivom s Booking.com-a ne može.
Drugi rizik su greške bez provjere. Excel ne upozorava kad je soba za jednu noć upisana dvaput, kad je odlazak dan ranije ili kad se formula pomakne pri umetanju retka. Hotelski softver odbija rezervaciju u zauzetu sobu prije nego što gost dobije potvrdu.
Treći rizik tiče se podataka gostiju. Imena, adrese, datumi rođenja i ponekad brojevi osobnih dokumenata u datoteci koja se šalje e-poštom ili nosi na USB sticku loše se uklapaju u zahtjeve GDPR-a za zaštitu pristupa i brisanje. U softveru s vlastitim pristupima i pravima vidljivo je tko vidi koje podatke. Četvrti rizik je ovisnost: često samo jedna osoba poznaje boje, kratice i posebna pravila. Ako ona izostane, objekt stoji.
Što zamijeniti prvo
Ne sve odjednom. Počni ondje gdje greška najviše košta.Na prvom mjestu je plan zauzetosti, jer tu nastaju dvostruke rezervacije. Čim su sve rezervacije, i telefonske i one gostiju bez rezervacije, na jednom mjestu, najveći rizik je uklonjen. Ako prodaješ preko portala, odmah uz to ide i povezivanje preko channel managera.
Na drugom mjestu slijede housekeeping i podaci gostiju, jer izravno ovise o zauzetosti. Popis soba za jutro tada nastaje iz dolazaka i odlazaka, a kartoteka gostiju raste sa svakom rezervacijom, a da nitko ne prepisuje adrese. Na trećem mjestu su predujmovi, boravišna pristojba i popisi prihoda. Oni najviše dobivaju kad prva dva koraka sjednu, jer tada svaka brojka dolazi iz stvarnih rezervacija.
Redoslijed zamjene
- Plan zauzetosti: sve rezervacije odsad samo u hotelskom softveru, i telefonske i one gostiju bez rezervacije.
- Portali: Booking.com i druge portale povezati preko channel managera, raspoloživost više ne održavati u extranetu.
- Housekeeping: dnevni plan iz softvera umjesto ispisa iz Excela.
- Podaci gostiju: kartoteka gostiju i podaci za prijavu iz rezervacije i online check-ina.
- Predujmovi: status plaćanja na rezervaciji umjesto u zasebnom popisu.
- Boravišna pristojba i prihodi: izvješća i izvozi iz softvera umjesto mjesečnog popisa.
Plan od 30 dana
Trideset dana dovoljno je za mali objekt ako prelazak podijelite na tjedne i svaki tjedan ima jasan cilj. Važan je čvrst datum prelaska nakon kojeg se Excel plan zauzetosti više ne mijenja. Do tada oboje smiju postojati usporedno, nakon toga postoji samo jedna istina.
Od Excela do hotelskog softvera u četiri tjedna
- 01Dan 1 do 7: osnove
Postavi sobe, kategorije, rate s doručkom i bez njega, uvjete otkazivanja i boravišnu pristojbu. Svakoj osobi u timu otvori vlastiti pristup s odgovarajućim pravima.
- 02Dan 8 do 14: prijenos podataka
Buduće rezervacije i popis gostiju iz Excela pripremi kao CSV ili XLSX, poveži stupce i u probnom uvozu provjeri što bi se kreiralo. Tek onda prenesi podatke i usporedi broj rezervacija po mjesecu sa svojim popisom.
- 03Dan 15: datum prelaska
Od danas se rezervira samo u softveru. Excel datoteka sprema se zaštićena od pisanja i služi samo za pregled.
- 04Dan 15 do 21: housekeeping i portali
Koristiš dnevni plan za housekeeping iz softvera. Poveži portale preko channel managera i provjeri je li svaka kategorija s portala povezana s pravom kategorijom soba.
- 05Dan 22 do 30: plaćanja i izvješća
Izrađujte predujmove i račune iz rezervacije, izvucite prvo mjesečno izvješće iz softvera i s poreznim savjetnikom dogovorite format izvoza.
Koja izvješća i izvozi i dalje imaju smisla
Bez Excela ne znači bez tablica. Za vlastite analize, razgovore s bankom ili usporedbu godina tablica je često upravo pravi alat. Razlika je u tome što se podaci više ne održavaju u Excelu, nego se po potrebi izvoze iz softvera. Tako uvijek računaš s aktualnim stanjem, a nikad s kopijom od prošlog tjedna.
Korisne ostaju prije svega tri vrste izvoza: popisi rezervacija za razdoblje, primjerice da sami analizirate izvore ili trajanje boravka; izvješća o popunjenosti, prosječnoj cijeni i prihodu za vlasnika i banku; i paket za poreznog savjetnika u formatu s kojim njegov ured radi. Sve ostalo što danas nastaje kao mjesečni popis softver bi trebao moći sam prikazati.
| Izvoz | Za koga | Format |
|---|---|---|
| Popis rezervacija za razdoblje | Uprava, vlastite analize | CSV ili XLSX |
| Popunjenost, ADR i prihodi | Vlasnik, banka | PDF za arhivu, XLSX za daljnje računanje |
| Računi i plaćanja | Računovodstvo | PDF i tablični izvoz |
| Paket za poreznog savjetnika | Porezno savjetovanje | Format ureda, primjerice DATEV ili BMD |
Kako to rješava STRYK
U STRYK-u kalendar popunjenosti zamjenjuje Excel tablicu: dnevni, tjedni, dvotjedni i mjesečni prikaz, premještanje rezervacija povlačenjem, gosti bez rezervacije i rezervacije više soba unose se izravno. Nove rezervacije, i one s portala, pojavljuju se bez ponovnog učitavanja. Prije svakog spremanja STRYK provjerava je li tip sobe još slobodan za svaku noć, pa se soba nikad ne obeća dvaput. Poveži Booking.com, Expediju, Airbnb i druge portale sa STRYK-om. Cijene i raspoloživost uređuj na jednom mjestu, a rezervacije s portala pratiš u kalendaru.
Plan housekeepinga nastaje svaki dan iz stvarne zauzetosti, sa statusima sobe kao što su prljava, čista i provjerena, dodjelom sobaricama i PDF planom koji STRYK na zahtjev svaki dan šalje e-poštom. Podaci gostiju idu u kartoteku gostiju, podaci za prijavu dolaze iz online check-ina; za Austriju STRYK prati rok prijave i izrađuje izvoz za tamošnji sustav prijave. Predujmovi idu preko online plaćanja i vezani su uz rezervaciju. Boravišnu pristojbu STRYK izračunava po rezervaciji, s dobnim skupinama i oslobođenjima, i iskazuje je na računu.
Za analize STRYK nudi izvješća u PDF-u, XLSX-u i CSV-u, popisi rezervacija mogu se izvesti kao CSV ili XLSX, a za poreznog savjetnika postoje izvozi među ostalim u formatima DATEV i BMD. Dosadašnje Excel popise prenosiš preko uvoza podataka s povezivanjem stupaca i probnim uvozom. Svaka osoba radi s vlastitim pristupom i odgovarajućim pravima, broj korisnika nije ograničen, a dnevnik aktivnosti pokazuje tko je što promijenio. STRYK stoji 59 € osnovne naknade plus 6 € po sobi mjesečno, neto uz godišnji obračun, bez naknade za postavljanje; možeš ga besplatno isprobati 14 dana.
