Što je hotelski operativni sustav
Pojam zvuči tehnički, a znači nešto vrlo praktično: jedno mjesto na kojem svi u objektu vide isto stanje.Operativni sustav na računalu brine se da svi programi pristupaju istim datotekama. Hotelski operativni sustav, često zvan i hotel OS ili all-in-one hotelski softver, radi isto za tvoj objekt: rezervacija koja stigne preko Booking.com-a u istom je trenutku u planu zauzetosti, u planu housekeepinga, u kartoteci gostiju i kasnije na računu. Nitko je ne mora prepisivati, prosljeđivati ili unositi u drugi popis.
Suprotan model su zasebni alati. Klasični PMS vodi rezervacije, zaseban channel manager razgovara s portalima, booking engine na web stranici ima svog pružatelja, online check-in ide preko još jednog alata, poklon bonovi prodaju se u web trgovini, a što nigdje ne stane, završi u Excelu. Svaki od tih programa ima vlastiti kapacitet soba ili vlastiti popis gostiju koje treba usklađivati preko sučelja.
Razlika se ne vidi na prezentaciji, nego u punoj suboti. Kad gost na recepciji promijeni rezervaciju, kod zasebnih alata ta promjena mora proći kroz više sustava. U hotel OS-u postoji samo jedan zapis i mijenjate ga jednom.
Tipičan skup alata danas i jedan sustav u usporedbi
Sljedeći pregled pokazuje kako svakodnevica u malom ili srednjem hotelu sa zasebnim alatima često izgleda i što se mijenja kad su isti zadaci u jednom sustavu. Ne koristi svaki objekt sve alate, ali većina se prepozna u tri ili četiri retka.
| Zadatak | Danas sa zasebnim alatima | U hotel OS-u |
|---|---|---|
| Rezervacije i zauzetost | PMS ili kalendar rezervacija, uz to papirići za telefonske rezervacije | Jedan plan zauzetosti za sve kanale, i za goste bez rezervacije i telefon |
| Portali kao što su Booking.com i Expedia | Zaseban channel manager s vlastitim ugovorom i vlastitim mapiranjem soba | Channel manager unutar sustava, isti kapacitet kao recepcija |
| Izravna rezervacija na web stranici | Booking engine drugog pružatelja, cijene djelomično održavane dvaput | Booking engine koristi iste cijene i sobe |
| Online check-in i podaci za prijavu | Alat za obrasce ili papir, recepcija prepisuje podatke | Gost ispunjava prije dolaska, podaci idu izravno u rezervaciju |
| Poklon bonovi | Web trgovina s vlastitim popisom, iskorištenje se ručno usklađuje | Prodaja i iskorištenje u istom sustavu, preostali iznos odmah vidljiv |
| Housekeeping | Excel popis, ujutro ispisan, promjene doviknute | Dnevni plan nastaje iz dolazaka i odlazaka, status vidljiv svima |
| Račun i predujam | Program za račune, predujmovi u zasebnom popisu | Račun iz rezervacije, predujmovi vezani uz rezervaciju |
| Izvješća | Mjesečno složena u Excelu iz više izvoza | Popunjenost, prihodi i izvori izravno iz istih podataka |
Što pripada u jedan sustav, a što je bolje povezati
All-in-one ne znači da jedan program mora znati sve. Znači da je sve što se vrti oko sobe i gosta na jednom mjestu.Granicu najbolje povlačite pitanjem: treba li ovom zadatku kapacitet soba, rezervacija ili gost? Ako da, pripada u hotel OS. Rezervacije, cijene, portali, izravna prodaja, check-in, housekeeping, komunikacija s gostima, račun i poklon bonovi svi ovise o rezervaciji. Ako se razdvoje, nastaju upravo ona usklađivanja kojih se želiš riješiti.
Drukčije je s područjima koja imaju vlastitu stručnu logiku i vlastite zakonske obveze. Blagajna restorana ili bara u Austriji i Njemačkoj mora ispunjavati posebne zahtjeve za osiguranje računa; tu je ispravan specijalizirani blagajnički sustav koji promet preko sučelja knjiži na sobu. Knjigovodstvo ostaje kod poreznog savjetnika, koji podatke dobiva kao izvoz u svom formatu. Brave na vratima, telefonska centrala ili obračun plaća također su zasebni svjetovi.
| Područje | Preporuka | Zašto |
|---|---|---|
| Rezervacije, zauzetost, sobe, blokade | U sustavu | To je jezgra o kojoj ovisi sve ostalo |
| Channel manager i booking engine | U sustavu | Jedan kapacitet i jedan cjenik štite od overbookinga i dvostrukog održavanja |
| Online check-in, podaci za prijavu, poklon bonovi | U sustavu | Trebaju rezervaciju i gosta; odvojeno nastaju prepisivanje i popisi za usklađivanje |
| Housekeeping i komunikacija s gostima | U sustavu | Ovise o dolascima, odlascima i statusu rezervacije |
| Račun, predujam, boravišna pristojba | U sustavu | Račun treba nastati iz rezervacije, a ne iz drugog unosa |
| Blagajna restorana i bara | Preko sučelja | Vlastite obveze osiguranja računa; promet se knjiži na sobu |
| Financijsko knjigovodstvo kod poreznog savjetnika | Preko izvoza | Porezni savjetnik radi u svom programu i treba uredne podatke u odgovarajućem formatu |
| Brava, telefon, plaće | Zasebni sustavi | Izvan hotelske jezgre; povezati samo ako u svakodnevici stvarno štedi posao |
Koliko zasebni alati stvarno koštaju
Tko uspoređuje zasebne alate sa sustavom sve u jednom, uglavnom gleda mjesečne pretplate. One su samo dio priče. Tome se pridružuju naknade za sučelja, provizije pojedinih alata na rezervacije ili poklon bonove i prije svega vrijeme koje tvoj tim troši na prepisivanje, usklađivanje i traženje grešaka. To vrijeme ne pojavljuje se ni na jednom računu, ali nedostaje na recepciji kad gost ima pitanje.
Iskreno izračunajte za svoj objekt: koliko se puta tjedno telefonska rezervacija naknadno unosi u extranet, predujam označava u popisu, obrazac za check-in prepisuje ili poklon bon u web trgovini označava kao iskorišten? Već nekoliko minuta po postupku kroz godinu daje iznenađujuće mnogo sati.
Prelazak korak po korak
Prelazak na hotel OS nije skok u hladnu vodu ako ga planiraš u etapama.Najveća briga mnogih hotelijera je dan prelaska: što s rezervacijama koje su već u starom sustavu i što ako prvog dana nešto nedostaje? Odgovor je jasan postupak s probnim uvozom i datumom prelaska. Do tog datuma tvoj tim radi u starom sustavu, nakon njega isključivo u novom. Paralelni rad tjednima najčešći je uzrok dvostrukih rezervacija pri promjeni sustava.
Prelazak u šest koraka
- 01Snimiti postojeće stanje
Zapišite sve alate, popise i papiriće s kojima tvoj tim danas radi i tko ih održava. Iz toga proizlazi što novi sustav mora pokriti.
- 02Postaviti osnove
Unesi sobe, kategorije, rate, uvjete otkazivanja i korisnike s odgovarajućim pravima. U cloud sustavu to najčešće traje nekoliko dana.
- 03Prenijeti podatke uz probni uvoz
Izvezite goste i buduće rezervacije iz starog sustava, poveži stupce i pokreni probni uvoz. On pokazuje što bi se kreiralo, povezalo ili preskočilo, a da se ništa ne promijeni.
- 04Odigrati probni dan
Dolazak, promjenu sobe, dodatnu uslugu, račun i odlazak u potpunosti prođite u novom sustavu, zajedno s recepcijom i housekeepingom.
- 05Odrediti datum prelaska i prebaciti portale
Na datum prelaska unesi zadnje promjene, poveži portale s novim channel managerom i od tada rezerviraj samo u novom sustavu.
- 06Otkazati stare alate
Tek kad dva, tri tjedna sve mirno radi, raskinite stare ugovore, a prije toga izvezite podatke koje moraš čuvati.
Kako to rješava STRYK
STRYK Hotel Management izrađen je kao hotelski operativni sustav za male i srednje hotele, pansione i apartmanske objekte. Kalendar popunjenosti, sobe i zatvaranja, housekeeping, profili gostiju, komunikacija s gostima e-poštom, cijene i tarife, boravišna pristojba, računi i online plaćanje nalaze se u jednom sustavu. Booking engine i prodaja poklon-bonova rade iz istog kapaciteta; online prijava i kiosk za samostalnu prijavu zasebni su moduli uključeni u osnovnu cijenu. Poveži Booking.com, Expediju, Airbnb i druge portale sa STRYK-om. Cijene i raspoloživost uređuj na jednom mjestu, a rezervacije s portala pratiš u kalendaru.
Kod svake rezervacije, bilo na recepciji, preko web stranice, preko portala, pri uvozu podataka ili pri promjeni sobe, STRYK neposredno prije spremanja provjerava je li kategorija zaista slobodna za sve noći. Tako se zadnja soba ne obeća dvaput. Za restoran postoji blagajničko sučelje preko kojeg se promet knjiži na sobu; sTRYK nije restoranska blagajna; za plaćanja na recepciji u Austriji i Njemačkoj postoji modul „Blagajna i fiskalizacija“. Za poreznog savjetnika STRYK izrađuje izvoze, među ostalim u formatima DATEV i BMD.
Prijelaz olakšava uvoz podataka: mapirate stupce iz dosadašnjeg sustava, STRYK provjerava podatke i u probnom pokretanju pokazuje što bi se uvezlo prije nego što išta spremi. Cijena ostaje jednostavna: osnovna naknada od 59 € plus 6 € po sobi mjesečno, bez PDV-a i uz godišnji obračun, s booking engineom, poklon-bonovima i sučeljem za blagajnu u osnovnoj cijeni, online prijavom i kioskom kao zasebnim modulima uključenima u osnovnu cijenu, bez naknade za postavljanje i bez ograničenja korisnika. STRYK radi u pregledniku i kao aplikacija STRYK za iPhone i Android.
