Enregistrement des clients à l’hôtel : ce qui s’applique en Autriche et en Allemagne

Pourquoi les hôtels doivent déclarer leurs clients

En Autriche comme en Allemagne, la législation sur l’enregistrement oblige les établissements d’hébergement à collecter les données de leurs clients et à les tenir à disposition des autorités ou à les leur transmettre. Derrière cela, il y a la sécurité publique, les statistiques et, dans de nombreuses localités, le calcul de la taxe de séjour (Ortstaxe ou Kurtaxe). Pour toi, hôtelier, cela signifie : les données doivent être complètes, à jour et traçables, y compris pour les accompagnants.

Les informations obligatoires précises, les délais, les exceptions et les durées de conservation diffèrent entre les deux pays et en partie entre Länder et communes. Ce guide décrit les grandes lignes et ne remplace pas un conseil juridique. Ce qui fait foi, ce sont les consignes de ta commune, de ton office de tourisme ou de l’autorité compétente ; renseigne-toi auprès d’eux avant de fixer ton déroulé.

Autriche : Meldegesetz, Gästeblatt et registre des clients

En Autriche, la loi sur l’enregistrement (Meldegesetz) régit l’obligation de déclaration dans les établissements d’hébergement. Les clients sont enregistrés au moyen du Gästeblatt, la fiche client, et l’établissement conserve ces fiches sous forme de registre des clients (Gästeverzeichnis). La déclaration doit être faite dans les 24 heures suivant l’arrivée. Pour les groupes et les familles, il existe des formes simplifiées dans lesquelles les accompagnants peuvent être enregistrés ensemble.

En pratique, beaucoup d’établissements déclarent aujourd’hui par voie électronique : la commune ou l’office de tourisme met à disposition un système de déclaration dans lequel les données des clients sont transmises par fichier ou par interface directe. À partir des mêmes données, de nombreuses localités calculent la taxe de séjour et établissent les statistiques de nuitées, certaines délivrent aussi la carte d’hôte. La solution utilisée par ton localité et le format dans lequel elle accepte les données varient d’une région à l’autre.

Allemagne : Bundesmeldegesetz et fiche de déclaration spéciale

En Allemagne, la loi fédérale sur l’enregistrement (Bundesmeldegesetz) régit l’obligation spéciale de déclaration dans les établissements d’hébergement. L’enregistrement se fait au moyen de la fiche de déclaration spéciale (besonderer Meldeschein), que le client remplit et signe le jour de son arrivée ; l’hôtel la conserve et la présente aux autorités sur demande. Depuis 2025, l’obligation de fiche ne s’applique en principe plus qu’aux clients étrangers ; les ressortissants allemands en sont exemptés. Les conjoints, partenaires et enfants mineurs voyageant ensemble peuvent figurer sur une fiche commune.

Outre la version papier, la fiche peut aussi être électronique, à condition de respecter les procédures autorisées par la loi. Dans les stations thermales et de villégiature, la fiche sert souvent aussi de base à la Kurtaxe (taxe de séjour des stations) et à la carte d’hôte, et passe alors par un système de déclaration de la commune. Comment tu peux déclarer par voie électronique et quelles données ta commune exige en plus pour la Kurtaxe, renseigne-toi sur place.

La fiche d’enregistrement numérique : moins de ressaisie, moins de lacunes

Avec la fiche d’enregistrement numérique, le client remplit lui-même ses données sur son smartphone, à la borne ou sur la tablette de la réception. Les données sont immédiatement structurées et rattachées à la réservation, lisibles et transférables sans ressaisie dans le système de déclaration de la commune. Les champs obligatoires ne peuvent pas être sautés, et une nationalité manquante apparaît dès le remplissage, pas en fin de mois.

Le plus grand gain concerne les accompagnants. Sur papier, la famille est souvent enregistrée comme « M. Huber + 3 », et il manque ensuite pour la déclaration les noms et dates de naissance des enfants. Une fiche numérique exige les informations de chaque personne individuellement, et ces mêmes données fournissent ensuite les tranches d’âge pour la taxe de séjour.

Respecter les délais : le déroulé au quotidien

Les délais sont rarement manqués par négligence, mais parce que personne n’a de vue d’ensemble : un client arrive à 22 h, le service de nuit fait son check-in, et le lendemain soir quelqu’un remarque que la fiche est encore incomplète. Un déroulé fixe avec des responsabilités claires l’évite.

Comment STRYK gère la déclaration des clients

STRYK collecte les données d’enregistrement par voyageur et les rattache à la réservation, que le client les saisisse lors du check-in en ligne, à la borne ou que la réception les saisisse au check-in. Tu définis les champs obligatoires dans les paramètres du check-in. Pour les walk-in sans check-in en ligne, il existe en plus un formulaire de check-in imprimable avec une ligne de signature. Sur chaque réservation, tu vois si les données d’enregistrement sont complètes et si la déclaration a été faite.

Pour les hôtels en Autriche, STRYK surveille le délai de 24 heures : il court à partir du check-in effectif, et pour les établissements sans réception à partir de l’heure d’arrivée prévue. Deux heures avant l’échéance, STRYK signale la déclaration à faire, et une déclaration en retard reste affichée comme alerte jusqu’à ce qu’elle soit traitée. Dans la vue d’ensemble des déclarations, tu filtres par période, complétude et statut ; un total des déclarations en attente montre aussi les cas plus anciens qui ne figurent pas dans le filtre actuel.

Pour la transmission, STRYK génère un fichier CSV ou un fichier au format autrichien MBS, si tu le souhaites aussi automatiquement selon un planning. Un fichier généré ne vaut déclaration qu’une fois que tu as confirmé l’envoi effectif. Pour les localités qui utilisent Feratel, la transmission directe avec un résultat par client est raccordée techniquement et est activée région par région après recette ; d’ici là, tu y déclares par fichier. Pour l’Allemagne, STRYK collecte les données d’enregistrement de la même manière sous forme numérique et les met à disposition en CSV ; il n’existe pas de canal de transmission propre vers les systèmes de déclaration allemands. STRYK t’accompagne pour la collecte, la vérification, l’export et les délais, mais ne remplace pas l’examen juridique de ton déroulé.