Conectar Booking.com con el software del hotel: paso a paso

Por qué merece la pena conectar

Muchos establecimientos pequeños empiezan con Booking.com gestionando habitaciones y precios directamente en la extranet. Funciona mientras Booking.com sea el único canal. En cuanto los huéspedes reservan también por teléfono, por correo electrónico o en la propia web, cada una de esas reservas hay que reflejarla a mano en la extranet. Si alguien se olvida, Booking.com vende una habitación que ya está ocupada.

Con una conexión, dos inventarios pasan a ser uno. Su software hotelero sabe qué está libre y se lo comunica a Booking.com. Una reserva de Booking.com llega al planning de ocupación sin teclear nada, con nombre del huésped, fechas, tarifa y número de personas. Si el huésped cambia el viaje o cancela, el software también lo refleja.

La segunda ventaja es la gestión de precios. En lugar de introducir un precio de temporada por separado en la extranet, en la web y en el programa de recepción, lo cambia una sola vez. Sobre todo en hoteles con poco personal en recepción, ese es el tiempo que luego falta para atender al huésped.

Lo que necesita antes de conectar

La técnica rara vez es el problema. Lo que retrasa una conexión son categorías de habitación poco claras, demasiadas tarifas y accesos que faltan. Quien resuelve antes la siguiente lista suele terminar en una mañana.

Es especialmente importante saber qué categorías vende realmente en Booking.com. Si allí figura una «Doble Superior» que en su casa no existe como tal, antes hay que aclarar qué habitaciones reales hay detrás. Una categoría de Booking.com debe corresponder siempre exactamente a una categoría de su software hotelero.

Así se configura paso a paso

Booking.com no trabaja directamente con cualquier software hotelero, sino a través de proveedores de conectividad certificados. Por eso, en la extranet elige el proveedor de conectividad que le indique su proveedor de software y confirma la autorización. Solo entonces el software puede enviar disponibilidad y precios de su establecimiento.

Después viene el trabajo de verdad en el hotel: el mapeo. Para cada categoría y cada tarifa de Booking.com define qué categoría y qué tarifa de su software hay detrás. La conexión solo debería activarse cuando ese mapeo esté completo.

Expedia, Airbnb y otros portales

En Expedia la autorización se hace en Expedia Partner Central: allí también elige el proveedor de conectividad de su software para disponibilidad, precios y reservas, y después introduce en el software del hotel el ID del hotel y los datos de conexión que se le pidan. Otros portales siguen el mismo patrón; solo cambian los nombres de los menús. Airbnb se conecta sin extranet: inicie sesión en el channel manager con su cuenta de Airbnb, autorice la conexión y asigne sus unidades.

Es importante no conectar todos los portales el mismo día. Conecta primero el portal que más factura, observa durante una semana si reservas, modificaciones y cancelaciones llegan bien y después añade el siguiente. Así, si hay un desajuste, sabrá enseguida dónde buscar.

Con cada portal adicional, piense también si compensa. Cada portal cobra su propia comisión, y cada tarifa adicional hay que mantenerla y mapearla. Para muchos establecimientos pequeños, dos portales bien gestionados más un buen motor de reservas propio rinden más que cinco canales a medio gestionar.

Errores típicos y cómo evitarlos

La mayoría de los problemas tras una conexión tienen las mismas causas. No nacen en la técnica, sino en costumbres de la época anterior a la conexión.

Qué pasa con cancelaciones, modificaciones y mensajes de huéspedes

Si un huésped cancela en Booking.com, la cancelación llega al software del hotel a través del channel manager. La reserva se cancela, las noches quedan libres y el nuevo inventario se envía a todos los canales conectados. Si hay gastos de cancelación depende de la condición que el huésped aceptó al reservar; quién los cobra depende de si el pago lo gestiona Booking.com o su establecimiento.

Las modificaciones, como otras fechas u otro número de personas, se aplican a la reserva existente mientras el huésped no haya llegado. Las noches antiguas quedan libres y las nuevas se ocupan. Si para las nuevas fechas no hay una habitación adecuada libre, el software no debe pasarlo por alto en silencio; un buen channel manager avisa del conflicto para que alguien del hotel decida.

Los mensajes de huéspedes del portal no deberían acabar en un segundo buzón, sino en la reserva a la que pertenecen. Así recepción ve a la llegada que el huésped preguntó por el aparcamiento o por una llegada tardía, sin tener que mirar en la extranet.

Cómo resuelve STRYK la conexión

Conecta Booking.com, Expedia, Airbnb y otros portales con STRYK. Gestiona precios y disponibilidad en un solo lugar y las reservas de los portales en el calendario. En «Canales» ve los portales confirmados para tu alojamiento, cada uno con un estado claro: no conectado, inactivo, activo o desconectado. Un clic abre la configuración: introduce el ID del alojamiento desde la extranet, prueba la conexión, mapee habitaciones y tarifas y guarda. Una conexión nueva se guarda primero como inactiva. Solo puede activarla cuando STRYK no encuentra puntos abiertos, como una tarifa que falta, una política de cancelación que falta o un mapeo incompleto. El diálogo lleva directamente a la extranet.

Todo se mantiene en un solo lugar: categorías, fotos y equipamiento en Habitaciones; tarifas, condiciones de cancelación, estancia mínima y cierres a la llegada o a la salida en «Precios», donde también puede fijar un recargo opcional por canal. La disponibilidad resulta de las reservas y los bloqueos de habitaciones. Cada cambio se envía a los portales conectados y, además, STRYK sincroniza una vez al día el estado completo. Al conectar, puede cargar una vez las reservas futuras que ya tiene el portal.

Las reservas, modificaciones y cancelaciones de portales llegan al planning de ocupación y modifican el mismo inventario que una reserva hecha en recepción o en su propio motor de reservas. Si STRYK no encuentra una habitación libre adecuada para una reserva de portal, no la coloca en una habitación ocupada, sino que la muestra como aviso de conciliación para aclararla. Los mensajes del portal aparecen en la reserva, en «Huéspedes → Mensajes». Qué conexión de portal puede usar su establecimiento se lo confirmamos tras el mapeo y una prueba de conexión completa; sus contratos y comisiones con los portales siguen siendo suyos.