Eingangsrechnungen im Hotel
Eingangsrechnungen im Hotel digital verarbeiten, ohne Abtippen
STRYK empfängt Lieferantenrechnungen als XRechnung und Factur-X, prüft sie und bereitet die Übernahme als Kreditorenrechnung vor. Freigabe und Zahlung entscheidest du.
- Empfang von XRechnung (UBL/CII) und Factur-X
- Keine automatische Freigabe, keine automatische Zahlung
- Papierbelege mit Original als Anhang
Kurz gesagt
Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen heißt: Eine Lieferantenrechnung kommt als strukturierte Datei an und wird nicht abgetippt. STRYK empfängt XRechnung (UBL/CII) und Factur-X, prüft die Datei und übernimmt sie nach der Prüfung als Kreditorenrechnung. Ungültige Dokumente bleiben zurückgehalten. Freigabe und Zahlung macht dein Team. Die Funktion steckt im Kernpreis aus Grundpreis und Zimmerbetrag, ohne Gebühr je Rechnung.
Aktualisiert
Was bei Lieferantenrechnungen heute Zeit kostet
Wenn Küche, Getränkelieferant und Haustechnik jeden Monat Rechnungen schicken, kostet das Bezahlen wenig Zeit. Teuer ist alles davor.
- Heute
Die Getränkerechnung kam an die Einkaufsadresse, die Wäschereirechnung an die Rezeption und die Rechnung der Haustechnik an das Postfach der Inhaberin. Am Monatsende suchst du in drei Ordnern und zwei Postfächern, bis die Steuerberatung ihre Belege hat.
Mit STRYKGeprüfte E-Rechnungen stehen als Kreditorenrechnungen unter den Eingangsbelegen. Papier- und PDF-Belege erfasst du dort von Hand und hängen das Original an. Dein Backoffice arbeitet in einer Liste.
Weiterlesen - Heute
Der Lieferant mahnt eine Rechnung an, die du schon bezahlt hast. Oder umgekehrt: Dieselbe Fleischrechnung liegt einmal als PDF-Anhang und einmal als Papierkopie vor, und beide landen auf dem Zahlungsstapel.
Mit STRYKJede übernommene Rechnung ist ein Eintrag mit Status. Vor der Freigabe siehst du, was von diesem Lieferanten schon erfasst ist. Die Prüfung auf Doppelte bleibt deine Aufgabe bei der Freigabe.
Weiterlesen - Heute
Eine E-Rechnung kommt als XML-Datei, die kein Mensch lesen kann. Die Buchhaltung öffnet sie nicht, lässt sich ein PDF schicken und tippt Betrag, Datum und Rechnungsnummer wieder ein.
Mit STRYKSTRYK liest XRechnung (UBL/CII) und Factur-X selbst und zeigt das Ergebnis als normale Rechnung. Der Inhalt der Datei wird geprüft, bevor eine Kreditorenrechnung entsteht. Nichts wird neu eingetippt.
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Dienstag im Backoffice: vier Lieferanten, eine ungültige Datei
Ein Beispiel aus einem Haus mit 30 Zimmern. Die Buchhalterin arbeitet zweimal pro Woche an den Eingangsrechnungen, die Inhaberin gibt frei.
Neue E-Rechnungen sichten
Vier Lieferanten haben E-Rechnungen geschickt: Getränke, Wäscherei, Kaffeeservice, Haustechnik. Die Buchhalterin übernimmt die Dateien in die Eingangsbelege. Dokumente, die die Prüfung bestehen, stehen zur Übernahme bereit.
Eine ungültige Datei erkennen
Die Rechnung des Kaffeeservices besteht die Prüfung nicht und bleibt zurückgehalten. Die Buchhalterin sieht das, bevor etwas gebucht wird. Sie bittet den Lieferanten um eine korrigierte Datei.
Als Kreditorenrechnung übernehmen
Die drei geprüften Rechnungen übernimmt die Buchhalterin als Kreditorenrechnungen. Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge stammen aus der Datei. Sie muss nichts abtippen.
Die Inhaberin gibt frei
Die Inhaberin prüft die Beträge gegen Lieferschein und Bestellung. Sie gibt frei, was stimmt. STRYK löst keine Zahlung aus. Die Überweisung veranlasst das Team wie bisher bei der Bank.
Kontoauszug einspielen
Am Nachmittag lädt die Buchhalterin den Kontoauszug als CAMT.053 hoch. Zu den Abbuchungen für Getränke und Wäscherei schlägt STRYK offene Rechnungen vor, die passen könnten. Jede Zuordnung bestätigt sie selbst.
Belege des Monats an die Kanzlei
Die Journale gehen als DATEV, BMD, CSV oder Excel an die Kanzlei, auf Wunsch mit Belegpaket. Die Steuerberatung bekommt die Rechnungen, die im System geprüft wurden.
Was STRYK bei Eingangsrechnungen übernimmt
Der Weg reicht von der Datei bis zur Kanzlei. Bei jeder Funktion steht dabei, an welcher Stelle dein Team übernimmt.
E-Rechnungen empfangen und prüfen
STRYK nimmt Eingangsrechnungen als XRechnung (UBL/CII) und Factur-X entgegen und prüft die Datei. Dokumente, die die Prüfung nicht bestehen, werden zurückgehalten. Papier- und PDF-Belege erfasst du im selben Bereich von Hand, mit dem Original als Anhang.
WeiterlesenÜbernahme als Kreditorenrechnung
Nach bestandener Prüfung entsteht aus der E-Rechnung eine Kreditorenrechnung. Daten, die schon in der Datei stehen, musst du nicht erneut erfassen. Freigabe und Zahlung bleiben ausdrücklich beim Team.
WeiterlesenBankimport zum Abgleich
Kontoauszüge importierst du als CAMT.053 (sowie CAMT.052/054) oder CSV. STRYK macht Zuordnungsvorschläge zu offenen Rechnungen. Eine direkte Bankverbindung gibt es nicht, der Import ist ein Dateiimport.
WeiterlesenMonatsjournal für die Kanzlei
Die monatliche Übergabe erfolgt als DATEV-, BMD-, CSV- oder Excel-Journal, optional mit Belegpaket. Das Prüfarchiv unterstützt die Aufbewahrung nach den Fristen in Österreich (7 Jahre) und Deutschland (10 Jahre).
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Eingangsrechnungen mit und ohne verbundenes System
Links der Weg einer Lieferantenrechnung über Postfächer und Schreibtische, rechts derselbe Weg in STRYK. Freigabe und Zahlung liegen in beiden Spalten beim Team.
| Aufgabe | Postfach, Ordner, Abtippen | Mit STRYK |
|---|---|---|
| Rechnung annehmen | Papier, PDF-Anhänge und XML-Dateien aus mehreren Postfächern und von der Rezeption. | XRechnung und Factur-X werden empfangen und geprüft. Papier- und PDF-Belege erfasst du von Hand, mit dem Original als Anhang. |
| Daten erfassen | Lieferant, Nummer, Datum und Beträge werden von Hand in Tabelle oder Buchhaltungsprogramm eingetippt. | Die Daten stammen aus der geprüften Datei und gehen in die Kreditorenrechnung. |
| Fehlerhafte Datei | Fällt oft erst beim Buchen oder bei der Steuerberatung auf. | Ungültige Dokumente werden zurückgehalten, bevor eine Kreditorenrechnung entsteht. |
| Freigabe | Rechnung wandert auf Papier von Schreibtisch zu Schreibtisch oder per Weiterleitung. | Die Freigabe bleibt Aufgabe deines Teams. STRYK gibt nichts automatisch frei. |
| Zahlung | Überweisung im Online-Banking. | Unverändert. STRYK löst keine Zahlung aus und ist nicht mit deinem Bankkonto verbunden. |
| Abgleich mit der Bank | Kontoauszug und Rechnungsliste werden nebeneinandergelegt. | Kontoauszug als Datei importieren, Zuordnungsvorschläge bestätigen oder ändern. |
| Monatsende mit der Kanzlei | Ordner, Mail-Anhänge und Excel-Liste zum Monatsende. | Journal als DATEV, BMD, CSV oder Excel, auf Wunsch mit Belegpaket. |
Ein Preis, der mit deinem Haus wächst
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen gehört zu den Finanzfunktionen im Kernpreis. Es gibt keine Gebühr pro Rechnung und keine Zusatzlizenz für Backoffice-Nutzer, weil die Nutzerzahl unbegrenzt ist.
Preise im Detail59 € Grundpreis + 6 € je Zimmer oder Einheit pro Monat
Beispiel mit 30 Zimmern239 €pro Monat
- 14 Tage kostenlos testen
- Keine Einrichtungsgebühr
- Persönliche Begleitung beim Start
Netto, jährliche Abrechnung. Im ersten Vertragsjahr 20 % Rabatt auf den Grundpreis.
So führst du die Eingangsrechnungen in STRYK ein
Du änderst deinen Rechnungsweg schrittweise. Bestehende Lieferanten schicken weiter wie bisher, bis du umstellst.
Lieferanten nach dem Format fragen
Prüfe mit deinem Backoffice, welche Lieferanten schon XRechnung oder Factur-X verschicken. Große Lieferanten aus Getränkehandel und Großküche stellen oft früher um als kleine Handwerksbetriebe.
Gemeinsam mit uns einrichten
Die Einrichtung gehört zum Kernpreis. Wir besprechen mit dir, wie der Rechnungsweg im Haus heute verläuft, und stellen STRYK darauf ein.
Mit einer Handvoll Rechnungen starten
Lass im ersten Monat nur E-Rechnungen von zwei oder drei Lieferanten über STRYK laufen. Dein Team lernt Prüfung, Übernahme und Freigabe an echten Belegen kennen.
Format mit der Kanzlei festlegen
Kläre mit deiner Kanzlei, ob DATEV, BMD oder ein CSV-Journal gewünscht ist. Die Übergabe läuft monatlich, optional mit Belegpaket.
Häufige Fragen
Welche E-Rechnungsformate kann STRYK empfangen?
STRYK empfängt XRechnung in den Syntaxen UBL und CII sowie Factur-X. Andere Formate sind nicht Teil dieser Funktion. Die Datei wird geprüft, bevor daraus eine Kreditorenrechnung entsteht.
Was passiert mit einer fehlerhaften E-Rechnung?
Sie wird zurückgehalten und nicht als Kreditorenrechnung übernommen. Dein Team sieht, dass die Prüfung nicht bestanden wurde, und kann beim Lieferanten eine korrigierte Datei anfordern. Gebucht wird erst danach.
Wird eine Rechnung automatisch bezahlt?
Nein. STRYK gibt keine Rechnung automatisch frei und löst keine Zahlung aus. Freigabe und Überweisung machst du oder dein Team. Auch eine Verbindung zum Bankkonto gibt es nicht.
Wie kommen Papierbelege oder PDF-Rechnungen ins System?
Von Hand. Unter Buchhaltung → Zahlungen → Eingangsbelege erfasst du Lieferant, Belegnummer, Datum und Beträge und lädst das Original als Anhang hoch. Das Übernehmen ohne Abtippen gilt nur für XRechnung und Factur-X.
Wie schicken Lieferanten ihre E-Rechnungen an STRYK?
Als Datei im Format XRechnung (UBL/CII) oder Factur-X. Bitte deine Lieferanten, die strukturierte Datei mitzuschicken und nicht nur ein PDF. Den Weg, auf dem die Dateien in deine Eingangsbelege gelangen, richten wir bei der Einrichtung mit dir ein.
Bekommt meine Steuerberatung die Belege?
Ja. Die monatliche Übergabe läuft als DATEV-, BMD-, CSV- oder Excel-Journal, auf Wunsch mit Belegpaket. Welches Format deine Kanzlei braucht, lege mit ihr fest.
Wer bucht die Eingangsrechnungen in der Finanzbuchhaltung?
Deine Steuerberatung. STRYK übernimmt die geprüfte Rechnung als Kreditorenrechnung und übergibt sie im Monatsjournal. Bilanz und Jahresabschluss bleiben bei deiner Kanzlei.
Zeige uns deinen Rechnungsstapel
Wir besprechen mit dir, welche Lieferanten E-Rechnungen schicken und wie der Weg bis zur Steuerberatung in STRYK aussieht. Sende dazu eine Anfrage für 14 Tage Test.