Driv hotellet uden Excel: afløs regnearkene på 30 dage

Hvor Excel og sedler gemmer sig i dag

Typisk er der en belægningsplan med én række pr. værelse og én kolonne pr. dag, farvemarkeret efter gæst eller portal. Ved siden af findes en værelsesliste, der printes hver morgen til housekeeping, en gæsteliste med adresser til registreringen og til stamgæster, en liste over depositummer, et regneark med turistskat til kommunen og ved månedens slutning en omsætningsliste til ejeren og revisoren.

Hver af disse lister har sin berettigelse, og hver er oprettet ud fra et reelt behov. Problemet er ikke Excel, men at den samme booking optræder i fire filer, og at hver ændring skal rettes manuelt fire steder.

Risiciene ved Excel i hotelhverdagen

Den første risiko er versioner. Ligger belægningsplanen på receptionens computer, findes der snart en kopi på kontoret, en på chefens bærbare og en udprintet fra formiddagen. Hvilken er rigtig? En rolig tirsdag finder man ud af det. En lørdag aften med tre ankomster og et opkald fra Booking.com gør man ikke.

Den anden risiko er fejl uden kontrol. Excel advarer ikke, når et værelse er skrevet ind to gange for samme nat, når en afrejse står en dag for tidligt, eller når en formel forskubber sig, fordi der indsættes en række. Et hotelsystem afviser en booking i et optaget værelse, før gæsten får en bekræftelse.

Den tredje risiko gælder gæstedata. Navne, adresser, fødselsdatoer og nogle gange pasnumre i en fil, der sendes pr. e-mail eller tages med på en USB-nøgle, passer dårligt til GDPR’s krav om adgangsbeskyttelse og sletning. I et system med egne logins og rettigheder kan man se, hvem der har adgang til hvilke data. Den fjerde risiko er afhængigheden: Ofte er det kun én person, der kender farvekoderne, forkortelserne og de særlige regler. Er hun væk, går hotellet i stå.

Hvad du skal erstatte først

Først kommer belægningsplanen, for det er her, dobbeltbookinger opstår. Så snart alle bookinger, også telefon og walk-in, ligger ét sted, er den største risiko fjernet. Sælger du via portaler, hører forbindelsen via en channel manager med fra start.

Derefter følger housekeeping og gæstedata, fordi de hænger direkte på belægningen. Morgenens værelsesliste dannes så ud fra ankomster og afrejser, og gæstekartoteket vokser med hver booking, uden at nogen taster adresser af. Til sidst kommer depositummer, turistskat og omsætningslister. De får mest ud af skiftet, når de to første trin sidder, fordi hvert tal så stammer fra rigtige bookinger.

30-dagesplanen

Tredive dage er nok til et lille hotel, hvis du deler skiftet op i uger, og hver uge har et klart mål. Det vigtige er en fast skæringsdato, hvorefter Excel-belægningsplanen ikke længere ændres. Indtil da må begge eksistere side om side, derefter er der kun én sandhed.

Hvilke rapporter og eksporter der stadig giver mening

Uden Excel betyder ikke uden tabeller. Til egne analyser, møder med banken eller en sammenligning år for år er et regneark ofte helt rigtigt. Forskellen: Data vedligeholdes ikke længere i Excel, men eksporteres fra systemet efter behov. Så regner du altid med de aktuelle tal og aldrig med en kopi fra sidste uge.

Især tre slags eksporter giver fortsat mening: bookinglister for en periode, fx til selv at analysere kilder eller opholdslængde; rapporter om belægning, gennemsnitspris og omsætning til ejer og bank; og pakken til revisoren i det format, revisionsfirmaet arbejder med. Alt andet, der i dag opstår som månedsliste, bør systemet selv kunne vise.

Sådan løser STRYK det

I STRYK erstatter belægningsplanen Excel-arket: dags-, uge-, to-ugers- og månedsvisning, bookinger flyttes med træk og slip, walk-ins og flerværelsesbookinger oprettes direkte. Nye bookinger, også fra portaler, vises uden genindlæsning. Før hver gemning kontrollerer STRYK, om værelsestypen stadig er ledig for hver nat, så et værelse aldrig bliver lovet to gange. Forbind Booking.com, Expedia, Airbnb og andre portaler med STRYK. Vedligehold priser og tilgængelighed ét sted, og håndter portalbookinger i kalenderen.

Housekeeping-planen dannes dagligt ud fra den faktiske belægning, med værelsesstatus som beskidt, rent og kontrolleret, fordeling på medarbejdere og en PDF-plan, som STRYK på ønske sender dagligt pr. e-mail. Gæstedata lander i gæstekartoteket, registreringsdata kommer fra online check-in; for Østrig overvåger STRYK fristen for gæsteregistrering og laver eksporten til registreringssystemet. Depositummer kører via onlinebetaling og hænger på bookingen. Turistskatten beregner STRYK pr. booking med aldersgrupper og fritagelser og viser den på fakturaen.

Til analyser tilbyder STRYK rapporter som PDF, XLSX og CSV, bookinglister kan eksporteres som CSV eller XLSX, og til revisoren findes eksporter bl.a. i DATEV- og BMD-format. Dine hidtidige Excel-lister overfører du via dataimporten med kolonnetilknytning og prøvekørsel. Hver person arbejder med eget login og passende rettigheder, antallet af brugere er ubegrænset, og aktivitetsloggen viser, hvem der har ændret hvad. STRYK koster 59 € i grundgebyr plus 6 € pr. værelse pr. måned, ekskl. moms ved årlig fakturering, uden oprettelsesgebyr; du kan prøve det gratis i 14 dage.