Planlæg housekeeping på hotellet: dagsplan, tider og værelsesstatus

Dagsplanen: ud fra afrejser, ophold og ankomster

Hvert værelse hører om morgenen til præcis én gruppe. Afrejseværelser bliver ledige og kræver fuld rengøring. Opholdsværelser er fortsat belagt og får den daglige rengøring eller, afhængigt af hotellet, kun service med håndklæder og affald. Ledige værelser uden gæst kræver højst en kort kontrol. Og så er der de værelser, dagen drejer sig om: afrejse og ankomst samme dag. De skal være klar til ankomsttidspunktet, alt andet kan vente.

Heraf følger rækkefølgen. Først afrejseværelser med ankomst samme dag, og inden for den gruppe værelser med tidligt annonceret ankomst, stamgæster eller familier med små børn. Derefter de øvrige afrejser, så opholdene og til sidst kontrolrunder i ledige værelser. Gæster, der stadig sover kl. 10, skubber du bevidst bagud i stedet for at banke på tre gange.

Tidspunktet er vigtigt: Planen bør laves om morgenen ud fra den aktuelle status, ikke aftenen før. Sene bookinger, forlængelser og tidlige afrejser ændrer listen i løbet af natten. Den, der printer planen dagen før, planlægger ofte med to eller tre forkerte værelser.

Rengøringstyper og realistiske tider pr. værelse

Den hyppigste planlægningsfælde er en fast værdi som „20 minutter pr. værelse“. Et afrejseværelse med senge, der skal redes op med rent linned, bad og gulv, kræver mange gange mere end et opholdsværelse, hvor der kun redes senge, skiftes håndklæder og tømmes affald. Regner man de to ens, overbooker man teamet på dage med mange afrejser.

Intervallerne nedenfor er erfaringstal for typiske dobbeltværelser på feriehoteller og byhoteller. De afhænger meget af værelsesstørrelse, indretning, hotellets standard, gangafstande og teamets erfaring. Brug dem som udgangspunkt, og mål de faktiske tider på dit hotel i to uger.

Eksempel: dagsplan for et hotel med 30 værelser

Hvor meget personale har du brug for en bestemt dag? Regneeksemplet nedenfor viser en almindelig tirsdag på et hotel med 30 værelser. Alle tal er et antaget eksempel, de vejledende tider stammer fra tabellen ovenfor.

Værelsesstatus, tjeklister og minibar

Fastlæg, hvad en status betyder på dit hotel, og hvem der må sætte den. „Rent“ betyder: Rengøringen er afsluttet. „Kontrolleret“ betyder: Housekeeping-lederen eller en erfaren kollega har godkendt værelset. Om receptionen må tildele et værelse allerede ved „rent“ eller først ved „kontrolleret“, er en beslutning for hotellet. På små steder uden housekeeping-leder er „rent“ ofte nok; på hoteller med nyt eller skiftende personale kan kontrollen betale sig.

Tjeklister gør en status til en arbejdsgang. Et afrejseværelse har andre opgaver end et opholdsværelse eller en minibarkontrol. Hold listerne korte, med fem til ti konkrete punkter, og skriv dem, så også en afløser på første arbejdsdag forstår, hvad der menes. En tjekliste erstatter ikke slutkontrollen, men forhindrer, at det manglende glas på badet først opdages af gæsten.

Minibaren er et klassisk sted, hvor penge går tabt: Forbruget noteres på en seddel, sedlen når ikke frem til receptionen, og gæsten er rejst. Det er bedre, når housekeeping registrerer forbruget direkte på bookingen, mens gæsten stadig er på hotellet, helst ved opholdsrengøringen og senest om morgenen på afrejsedagen.

Reception og housekeeping: færre råb, mindre personalestress

De fleste gnidninger opstår ved overgangen: Receptionen spørger tre gange til værelse 12, fordi en gæst kommer tidligere, og housekeeping får først kl. 13 at vide, at værelse 7 er forlænget. Begge dele løses med en fælles status. Når stuepigen sætter status, ser receptionen den med det samme. Når receptionen booker en forlængelse, ændres planen på etagen.

Aftal faste regler: Tidlige ankomster og særlige ønsker går til housekeeping som note på værelset, ikke som råb på gangen. Fejl meldes som opgave, og værelset spærres om nødvendigt straks. Housekeeping-lederen holder planen opdateret, receptionen slår op i systemet og ringer ikke.

Personalemangel er blevet normalen i housekeeping på mange hoteller. En god plan skaber ikke flere hænder, men hjælper med at bruge dem, der er, rigtigt. Det afgørende er, hvad du udelader, når det bliver stramt, og at den beslutning er truffet på forhånd.

Sådan løser STRYK det

I STRYK er værelses- og housekeeping-visningen den samme, som receptionen arbejder med. Dagsplanen dannes ud fra den faktiske belægning: Afrejser, ophold og ankomster kommer direkte fra bookingerne, sorteret efter prioritet, etage og værelsesnummer. Forlænger receptionen en booking, eller kommer der en portalbooking ind, ændres planen med. Du angiver dine housekeeping-medarbejdere med deres etager og fordeler værelser manuelt eller lader STRYK lave et forslag for i dag, enten ligeligt fordelt eller efter etage. Forslaget kontrollerer du, før det gemmes.

Værelsesstatus beskidt, rent, kontrolleret, forstyr ikke og ude af drift findes som standard, og dertil tilstande som hovedrengøring, linnedskift, minibarkontrol eller turndown, som du slår til efter behov. Du fastlægger, om et værelse er klar til indflytning allerede ved „rent“ eller først ved „kontrolleret“. For hver tilstand angiver du en tjekliste; STRYK starter med praksisnære standarder, som du tilpasser til din standard. Minibarvarer vedligeholder du med pris, og forbruget registreres direkte på bookingen. Hver statusændring kan spores i værelsets historik.

Til etagen findes housekeeping-planen som PDF på STRYKs 18 sprog, så hver medarbejder får sin plan på sit eget sprog. På ønske sender STRYK planen automatisk pr. e-mail hver morgen på det indstillede klokkeslæt til de angivne modtagere. Teamet ser også planen i STRYK-appen til iPhone og Android.