PMS forklaret enkelt
Property management systemet er det ene sted, hvor alle på hotellet ser det samme overblik.Når en gæst ringer og vil have et dobbeltværelse i weekenden, skal receptionen på få sekunder vide: Er der noget ledigt, hvad koster det, og er der betingelser som minimumsophold? Det er præcis det spørgsmål, PMS’et besvarer. Det samler værelsesbeholdning, priser og alle eksisterende bookinger.
Tidligere var et PMS et program på receptionens computer. I dag er et PMS som regel en cloudløsning, der kører i browseren. For hotellet betyder det: ingen egen server, ingen opdateringer på cd, ingen bekymring, hvis computeren i receptionen går ned. Data ligger beskyttet i datacentret og kan tilgås fra alle godkendte enheder.
Begrebet bruges forskelligt. I snæver forstand betyder PMS reservations- og værelsesstyring. I praksis forventer hotelejere i dag langt mere: fakturering, channel manager, onlinebooking på egen hjemmeside og online check-in hører med for de fleste hoteller.
Det hører til i et moderne hotel-PMS
Ikke alle hoteller har brug for alle moduler. Oversigten nedenfor viser, hvad et hotel med 10 til 80 værelser faktisk bruger i hverdagen, og til hvad.
| Område | Hvad dit team bruger det til | Vigtigt for |
|---|---|---|
| Reservationer og belægningsplan | Oprette, ændre og annullere bookinger; se belægningen uger frem på et øjeblik; tildele værelser | Reception, ledelse |
| Værelser og værelsestyper | Værelsesbeholdning, værelsestyper, spærringer pga. renovering eller defekt | Reception, teknik |
| Housekeeping | Dagsplan, værelsesstatus (beskidt, rent, kontrolleret), opgaver og tjeklister | Housekeeping-leder, stuepiger |
| Gæster og kommunikation | Gæstekartotek, præferencer, bekræftelser og beskeder knyttet til bookingen | Reception, reservation |
| Priser og rater | Sæsonpriser, rater med og uden morgenmad, minimumsophold, rabatter | Ledelse, revenue |
| Faktura og betaling | Faktura direkte fra bookingen, depositum, åbne poster, turistskat | Reception, bogholderi |
| Channel manager | Holde tilgængelighed og priser opdateret på Booking.com, Expedia og andre portaler | Salg, ledelse |
| Bookingmotor | Direkte booking på hotellets hjemmeside, uden provision til en portal | Salg, marketing |
| Online check-in og gæsteregistrering | Indsamle gæstedata før ankomst, forberede gæsteregistreringen | Reception |
| Rapporter | Belægning, gennemsnitlig værelsespris (ADR), RevPAR, omsætning pr. område | Ledelse, ejere |
Hvad et godt PMS ændrer i hverdagen
Den største gevinst er sjældent én enkelt funktion. Det er det fælles overblik: Receptionen ser, at værelse 12 allerede er gjort rent. Housekeeping ser, at gæsten til værelse 14 kommer tidligere. Ledelsen ser, hvordan de næste fire uger er booket, uden at nogen skal samle en liste.
På mange små hoteller kører der i dag fem værktøjer side om side: et reservationsprogram, et Excel-ark til housekeeping, Booking.coms extranet, et faktureringsprogram og en mailboks. Hvert værktøj fungerer for sig, men overleveringerne imellem dem koster tid hver dag og fører til overbookinger eller glemte ekstraydelser på regningen.
Cloud-PMS eller installeret software?
Installeret hotelsoftware kører på en computer eller server på hotellet. Det var længe standarden og er stadig udbredt på store hoteller. Et cloud-PMS kører i browseren og bliver drevet, sikkerhedskopieret og løbende opdateret af leverandøren.
For små og mellemstore hoteller taler næsten alt for cloud: Du betaler et månedligt gebyr i stedet for en stor licens, behøver ingen IT-support på stedet og kan hjemmefra se, hvordan weekenden er booket. Det vigtige er, at leverandøren åbent oplyser, hvor data behandles, hvordan der tages backup, og hvem der har adgang.
| Kriterium | Cloud-PMS | Installeret software |
|---|---|---|
| Opstart | Opret adgang, overfør data, kom i gang | Server, installation, ofte besøg på stedet |
| Omkostninger | Månedligt gebyr, oftest pr. værelse | Licens plus serviceaftale og hardware |
| Opdateringer | Løbende og automatisk | Efter aftale, til dels mod betaling |
| Adgang | Fra alle godkendte enheder med browser | Som regel kun på hotellets netværk |
| Backup | Ved leverandøren | Ved hotellet eller IT-partneren |
Sådan kender du et godt PMS
Bed ikke om at få vist menuer i demoen, men din egen arbejdsdag. Spil en rigtig booking igennem: forespørgsel, bekræftelse, værelsestildeling, ankomst, værelsesskift, minibar, faktura, afrejse, rengøring. Hvor systemet tvinger dig til sidelister, vil det senere hakke i hverdagen.
Tjekliste til demoen
- En testbooking går fra forespørgsel til faktura uden sedler eller Excel.
- Reception og housekeeping ser den samme værelsesstatus i realtid.
- En portalbooking dukker op i belægningsplanen, uden at nogen skal taste den af.
- En pris ændres én gang og gælder på hjemmesiden og i portalerne.
- Prisen pr. værelse er tydeligt angivet, og tilkøbsmoduler og provisioner står åbent.
- Hver medarbejder arbejder med eget login og passende rettigheder.
- Systemet findes på dit teams sprog.
- Leverandøren hjælper med at flytte dine data fra det nuværende system.
Sådan løser STRYK det
STRYK Hotel Management er et cloudbaseret PMS fra Salzburg, bygget til små og mellemstore hoteller, pensionater og aparthoteller. Bookinger, belægningsplan, værelser og housekeeping, gæster, priser, fakturering, bookingmotor og gavekort er forbundet i ét system og inkluderet i grundprisen. Online check-in og selvbetjeningskiosken er selvstændige moduler, også inkluderet i grundprisen. Forbind Booking.com, Expedia, Airbnb og andre portaler med STRYK. Vedligehold priser og tilgængelighed ét sted, og håndter portalbookinger i kalenderen.
Prisen er bevidst enkel: 59 € i grundgebyr plus 6 € pr. værelse pr. måned, ekskl. moms ved årlig fakturering. Der er intet oprettelsesgebyr, antallet af brugere er ubegrænset, og du kan teste STRYK gratis i 14 dage. Brugerfladen findes på 18 sprog, så også dit internationale team arbejder trygt.
Ærlighed betyder også at sige, hvad STRYK ikke er: STRYK er ikke et restaurantkassesystem; kontant- og kortbetalinger i receptionen signerer det kun med modulet »Kasse & fiskalisering«. Omsætning fra restaurant eller bar kan bogføres på værelset via den åbne kasseintegration. STRYK kører i browseren og som STRYK-appen til iPhone og Android.
