Hotel-OS: alt i ét hotelsystem i stedet for fem separate programmer

Hvad et hotel-OS er

Et styresystem på computeren sørger for, at alle programmer arbejder med de samme filer. Et hotel-OS, også kaldet hotel operating system eller all-in-one hotelsystem, gør det samme for dit hotel: Bookingen, der kommer ind fra Booking.com, står i samme øjeblik i belægningsplanen, i housekeeping-planen, i gæstekartoteket og senere på fakturaen. Ingen skal taste den af, sende den videre eller overføre den til en anden liste.

Modsætningen er separate løsninger. Et klassisk PMS styrer reservationerne, en separat channel manager taler med portalerne, bookingmotoren på hjemmesiden kommer fra en anden leverandør, online check-in kører i endnu et værktøj, gavekort sælges i en webshop, og det, der ikke passer ind nogen steder, ender i Excel. Hvert program har sin egen værelsesbeholdning eller sin egen gæsteliste, som skal synkroniseres via integrationer.

Forskellen viser sig ikke ved demonstrationen, men en travl lørdag. Når en gæst ændrer sin booking i receptionen, skal ændringen hos de separate løsninger vandre gennem flere systemer. I et hotel-OS findes der kun én post, og den ændrer du én gang.

Den typiske værktøjskasse i dag sammenlignet med ét system

Oversigten nedenfor viser, hvordan hverdagen på et lille eller mellemstort hotel ofte ser ud med separate værktøjer, og hvad der ændrer sig, når de samme opgaver ligger i ét system. Ikke alle hoteller bruger alle værktøjer, men de fleste genkender sig selv i tre eller fire af linjerne.

Hvad der hører hjemme i systemet, og hvad der hellere skal kobles på

Grænsen trækker du bedst ud fra spørgsmålet: Har opgaven brug for værelsesbeholdningen, bookingen eller gæsten? Hvis ja, hører den hjemme i hotel-OS’et. Reservationer, priser, portaler, direkte booking, check-in, housekeeping, gæstekommunikation, fakturering og gavekort hænger alle på bookingen. Bliver de skilt ad, opstår præcis de afstemninger, du gerne vil af med.

Anderledes er det med områder, der har deres egen faglogik og egne lovkrav. En restaurant- eller barkasse skal i Østrig og Tyskland opfylde særlige krav til sikring af kassebilag; her er et specialiseret kassesystem det rigtige, som bogfører omsætningen på værelset via en integration. Bogholderiet bliver hos revisoren, som får data som eksport i sit eget format. Dørlåse, telefonanlæg og lønadministration er ligeledes deres egne verdener.

Hvad separate løsninger reelt koster

Når man sammenligner separate løsninger med et all-in-one-system, kigger man som regel på de månedlige abonnementer. De er kun en del af det. Hertil kommer gebyrer for integrationer, provision i enkelte værktøjer på bookinger eller gavekort og frem for alt den tid, dit team bruger på at overføre, afstemme og lede efter fejl. Den tid står ikke på nogen faktura, men den mangler i receptionen, når en gæst har et spørgsmål.

Regn ærligt efter for dit eget hotel: Hvor mange gange om ugen bliver en telefonbooking indtastet i extranettet, et depositum krydset af i en liste, en check-in-formular tastet af eller et gavekort markeret som indløst i shoppen? Allerede få minutter pr. gang bliver til forbløffende mange timer over et år.

Skift trin for trin

Den største bekymring for mange hotelejere er selve skiftedagen: Hvad sker der med de bookinger, der allerede står i det gamle system, og hvad hvis noget mangler på første dag? Svaret er et klart forløb med prøvekørsel og skæringsdato. Frem til skæringsdatoen arbejder teamet i det gamle system, derefter udelukkende i det nye. Parallel drift i flere uger er den hyppigste årsag til dobbeltbookinger ved et systemskifte.

Sådan løser STRYK det

STRYK Hotel Management er bygget som et hotelstyresystem til små og mellemstore hoteller, pensionater og lejlighedsanlæg. Belægningsplan, værelser og spærringer, housekeeping, gæsteprofiler, gæstekommunikation via e-mail, priser og prisplaner, turistskat, fakturering og onlinebetaling ligger i ét system. Bookingmotor og salg af gavekort arbejder ud fra samme beholdning; online check-in og selvbetjeningskiosken er selvstændige moduler, der er inkluderet i grundprisen. Forbind Booking.com, Expedia, Airbnb og andre portaler med STRYK. Vedligehold priser og tilgængelighed ét sted, og håndter portalbookinger i kalenderen.

Ved hver booking, uanset om den kommer fra receptionen, hjemmesiden, en portal, en dataimport eller et værelsesskifte, kontrollerer STRYK umiddelbart før gemning, om der virkelig stadig er ledigt i værelsestypen alle nætter. Så bliver det sidste værelse ikke lovet væk to gange. Til restauranten findes en kasseintegration, som bogfører omsætningen på værelset; STRYK er ikke en restaurantkasse; til betalinger i receptionen findes i Østrig og Tyskland modulet »Kasse & fiskalisering«. Til revisoren laver STRYK eksporter, bl.a. i DATEV- og BMD-format.

Dataimporten hjælper ved skiftet: du mapper kolonnerne fra dit nuværende system, STRYK kontrollerer data og viser i en testkørsel, hvad der ville blive importeret, før noget gemmes. Prisen forbliver enkel: 59 € i grundpris plus 6 € pr. værelse om måneden, ekskl. moms og ved årlig fakturering, med bookingmotor, gavekort og kassegrænseflade i grundprisen, online check-in og kiosk som selvstændige moduler inkluderet i grundprisen, uden opstartsgebyr og uden brugerbegrænsning. STRYK kører i browseren og som STRYK-appen til iPhone og Android.