Útrata z restaurace a baru na pokoj: jak správně propojit pokladnu a PMS

Proč je útrata na pokoj důležitá

Hosté, kteří nemusí u každého nápoje vytahovat kartu, utrácejí uvolněněji. Na konci pobytu zaplatí všechno najednou na recepci: pokoj, snídani, večeři, bar i masáž. Pro mnoho prázdninových hotelů s polopenzí a wellness je to běžný standard, pro městské hotely s barem přinejmenším častý požadavek.

Riziko leží v předávání. Bez propojení pokladny a PMS vytiskne restaurace účtenku, kterou někdo donese na recepci a tam ji ručně doplní. Přitom se dějí tři typické chyby: účtenka nikdy nedorazí, přiřadí se ke špatnému pokoji, nebo se zadá dvakrát. Když host odjede brzy ráno dřív, než se včerejší večerní účtenka zapíše, je tržba v nejhorším případě ztracená.

Jak spolupracují pokladna a PMS

Pokladna zůstává nástrojem v restauraci a na baru. Tam se objednává, markuje a vystavuje doklad. PMS ví, kteří hosté jsou právě v hotelu, v jakém pokoji bydlí a zda u nich lze účtovat na pokoj. Rozhraní obojí propojí: pokladna se zeptá PMS na pokoj a pošle hotovou položku, PMS ji zaúčtuje na konto hosta.

Důležitá je jasná kontrola před zaúčtováním. Je host skutečně ubytovaný? Neodjel už? Nemá hotel u této rezervace poznámku „bez útraty na pokoj“, například u firemních hostů, kterým firma platí jen pokoj, nebo neplatí úvěrový limit? Dobré rozhraní na tyto otázky odpoví dřív, než číšník účtenku uzavře, a ne až při check-outu.

Registrační pokladna, RKSV a TSE: povinnost zůstává u pokladny

V Rakousku platí pro provozy od určitých hranic obratu a hotovostních tržeb povinnost registrační pokladny (Registrierkassenpflicht). Pokladna musí splňovat požadavky nařízení o bezpečnosti registračních pokladen (RKSV), zabezpečit každou hotovostní tržbu podpisem a vydat doklad. V Německu vyžaduje nařízení o zabezpečení pokladen (Kassensicherungsverordnung), aby elektronické pokladny pracovaly s certifikovaným technickým bezpečnostním zařízením (TSE); k tomu přistupuje povinnost vydávat doklady a hlášení pokladen finančnímu úřadu. Přesné hranice a povinnosti si ověř u daňového poradce a dodavatele pokladny.

Pro útratu na pokoj to znamená: certifikovaná pokladna v restauraci tyto povinnosti plní pro své tržby. Vytvoří účtenku, podepíše ji a zdokumentuje ve vlastním žurnálu. PMS dostane jen položku, tedy informaci, že pokoj 214 má otevřené nápoje za 18,40 €. Účtenku v restauraci proto podepisuje pokladna restaurace. Pokud recepce později přijme hotovost nebo kartu, podepíše STRYK tento doklad modulem „Pokladna a fiskalizace“.

Jeden bod se často přehlíží: když host při check-outu platí v hotovosti, je i to hotovostní tržba. Ujasněte si s daňovým poradcem, jak se platby v hotovosti na recepci ve tvém provozu zaznamenávají a zabezpečují, například certifikovanou pokladnou na recepci. To platí bez ohledu na to, jaký PMS používáš.

Jak předejít dvojímu zaúčtování a zapomenutým položkám

Většina chyb nevzniká v běžném provozu, ale když něco zadrhne. V restauraci vypadne Wi-Fi, pokladna nemůže položku odeslat, číšník ji proto nahlásí na recepci a ta ji zaúčtuje ručně. O hodinu později je spojení zpět, pokladna položku dodatečně odešle a host má stejné víno na účtu dvakrát.

Pomáhají dvě věci. Zaprvé dostane každá účtenka jednoznačnou referenci, která zůstává stejná při každém opakování; PMS tak pozná, že stejnou účtenku nesmí zaúčtovat znovu. Zadruhé recepce při ručním doplnění zapíše číslo účtenky z pokladny, aby se pozdější dodatečná odeslání dala spárovat. Pevný rituál při denní uzávěrce zajistí, že podezřelé dvojice nezůstanou bez povšimnutí až do odjezdu.

Jak vybrat správnou pokladnu pro hotel

Kdo pořizuje novou pokladnu, měl by nejdřív prověřit rozhraní k hotelu a teprve potom hardware a design. Mnoho gastro pokladen je stavěno pro samostatné restaurace a pokoje vůbec nezná. Jiné umí útratu na pokoj jen s jedním konkrétním PMS. Rozhodující je, zda pokladna umí pracovat s otevřeným rozhraním a zda je dodavatel ochoten napojení nastavit a otestovat.

Nenechte si útratu na pokoj jen popsat, ale ukázat se skutečným testovacím hostem: vyhledat pokoj, zaúčtovat účtenku, stornovat ji, přerušit spojení a odeslat znovu, check-out s účtem. Co v tomto testu nefunguje čistě, nebude fungovat lépe ani o plném sobotním večeru.

Jak to řeší STRYK

STRYK má otevřené pokladní rozhraní pro restauraci, bar, spa a další prodejní místa. Ve STRYK založíš svá prodejní místa se sazbou DPH a pro každou pokladnu vytvoříš vlastní přístupový klíč, který můžeš kdykoli zneplatnit. Napojení provede tvůj dodavatel pokladny; dokumentace „Propojení pokladního systému se STRYK“ popisuje nastavení, zabezpečení a průběh. Pokladní rozhraní je v základní ceně.

Před každým zaúčtováním vyhledá pokladna hosta podle čísla pokoje. STRYK přijímá položky jen u hostů, kteří jsou ubytovaní a ještě neodhlášení. U každé rezervace můžeš útratu na pokoj zablokovat nebo nastavit úvěrový limit, a jakmile je vystavený konečný účet, konto hosta už nové položky nepřijímá. Každá položka nese jednoznačnou referenci pokladny: když pokladna po chybě spojení pošle stejnou účtenku znovu, STRYK ji nezaúčtuje dvakrát.

Pro případ, že recepce účtenku doplnila ručně, rozpozná STRYK možná zdvojení: pokud později na stejnou rezervaci dorazí pokladní položka se stejnou částkou v časové blízkosti, zobrazí se dvojice ke kontrole a ty jednu z položek stornuješ. Při check-outu převezme STRYK otevřené položky do hotelového účtu a recepce vše vyinkasuje najednou. Pokud už položka je na účtu, oprava probíhá přes finanční oblast.

A zcela jasně: účtenku v restauraci podepisuje tvoje certifikovaná pokladna, v Rakousku podle RKSV a v Německu s TSE. STRYK přebírá útratu na pokoj a hotelovou fakturu. Pro platby v hotovosti a kartou na recepci je modul „Pokladna a fiskalizace“.