Hotelový účet a e-faktura: povinné údaje, sazby DPH a čistý postup

Co patří na hotelový účet

Ať jde o penzion s osmi pokoji, nebo o městský hotel se šedesáti: pro účet platí stejná základní pravidla jako pro každou jinou firmu. Účet musí ukázat, kdo komu co poskytl, v jakém období, za jakou cenu a kolik je v tom DPH. Pokud chybí povinný údaj, firemní host si za určitých okolností nemůže uplatnit odpočet DPH, a nejpozději tehdy se účet vrátí na recepci s prosbou o opravu.

Seznam níže shrnuje, co se v Rakousku a Německu obvykle vyžaduje. Nenahrazuje daňové poradenství: podrobnosti jako hranici pro zjednodušený daňový doklad, uvedení DIČ příjemce nebo zvláštní případy u zahraničních hostů upravuje příslušný zákon o DPH a čas od času se mění. Nechte proto svou šablonu účtu jednou schválit daňovou kanceláří, než ji začneš používat ve velkém.

Pro účty s malou částkou platí úlevy. V Německu se za zjednodušený doklad (Kleinbetragsrechnung) považuje účet do 250 € brutto, v Rakousku do 400 € brutto (stav 2026, ověř s daňovým poradcem). Pak stačí méně údajů, například bez jména a adresy hosta. V praxi ale většina hotelů stejně vystavuje úplné účty, protože je firemní hosté potřebují pro vyúčtování cestovních náhrad.

Ubytování, snídaně a doplňkové služby: uvádějte zvlášť

V Rakousku i v Německu je samotné ubytování daňově zvýhodněné. V Německu platí pro přenocování snížená sazba 7 %, v Rakousku snížená sazba 10 % (stav 2026, ověř s daňovým poradcem). Jiné služby pod ni automaticky nespadají: nápoje, minibar, parkování, wellness nebo seminární místnosti mají často jinou sazbu.

U snídaně se obě země liší. V Rakousku se snídaně jako součást ubytování zpravidla zvýhodňuje společně s přenocováním, nápoje mohou podléhat jiné sazbě. V Německu snídaně do zvýhodněného ubytování nepatří a musí být uvedena zvlášť; jaká sazba platí pro jídlo a nápoje, se v posledních letech několikrát změnilo. Mnoho německých hotelů spojuje pro obchodní cestující snídani, parkování a Wi-Fi do paušálu, který je nutné správně rozdělit. Než založíš sazby a balíčky, vyplatí se krátká domluva s daňovou kanceláří.

Obzvlášť ošemetné jsou balíčky jako „přenocování s polopenzí“ nebo wellness pobyty. Host vidí jednu cenu, účet ale musí ukázat, jaký podíl připadá na kterou sazbu DPH. Rozdělení nastav jednou v sazbě, ne pokaždé na recepci.

Záloha, konečný účet a opravy

Mnoho hotelů požaduje při rezervaci zálohu, u nevratných sazeb i celou částku. Platba tak dorazí dřív, než je služba poskytnuta. Na konečném účtu při check-outu se pak musí znovu objevit: jako již uhrazená částka, která se odečte od celkové sumy. Zda musíš na zálohu vystavit i samostatný zálohový doklad, například protože jej firemní klient vyžaduje, si ověř u daňového poradce.

A když je něco špatně? Vystavený účet se už nepřepisuje, i když by to na recepci šlo lákavě rychle. Správný postup je stornovat účet dobropisem (v Německu se mu říká také Stornorechnung nebo Rechnungskorrektur) a vystavit nový, správný účet. Při každé kontrole tak zůstane vidět, co bylo původně účtováno a proč se to opravilo.

K tomu patří souvislé číslování. Každé číslo účtu se přiděluje právě jednou, i u stornovaných účtů. Pokud v řadě nějaké číslo chybí, musíš umět vysvětlit proč. To jde jen tehdy, když se číslo přiděluje až při definitivním vystavení, a ne už při založení konceptu.

E-faktura v hotelu: co se mění pro firemní klienty

E-faktura podle nových pravidel je faktura ve strukturovaném, strojově čitelném formátu podle evropské normy EN 16931. V Německu jsou rozšířené XRechnung, čistý soubor XML, a ZUGFeRD, respektive rovnocenný Factur-X, tedy PDF, do kterého jsou vložena strukturovaná data. Člověk čte PDF, účetní software čte data.

V Německu musí všechny firmy od 1. ledna 2025 umět přijímat e-faktury od jiných firem. Povinnost je vystavovat přichází postupně, podle současného stavu od roku 2027 pro větší firmy a od roku 2028 pro všechny. Zjednodušené doklady do 250 € jsou podle dnešního stavu vyjmuty a soukromým hostům můžeš dál vystavovat papírové nebo PDF účty (stav 2026, ověř s daňovým poradcem). Pro hotel to znamená: firemní účet za delší pracovní cestu nebo seminář se postupně stane e-fakturou, účet pro rodinu na letní dovolené ne.

V Rakousku je e-faktura zatím povinná hlavně u faktur pro veřejné zadavatele na spolkové úrovni. Obecná povinnost mezi firmami tam podle současného stavu neexistuje; na evropské úrovni se připravuje rozšíření pro přeshraniční obchody. Když u tě ale přenocují němečtí firemní klienti, jejich účetní oddělení se budou na strukturovanou fakturu ptát čím dál častěji.

Firemní účty a předání daňovému poradci

Firemní hosté mají vlastní požadavky: účet zní na firmu, ne na hosta; některé firmy chtějí účet za každý pobyt, jiné souhrnný účet za měsíc; doplňkové služby jako bar nebo minibar často platí host soukromě. U firemních dohod si písemně ujasněte, které služby jdou přes firmu a které si host hradí sám. Ušetříš si tím při check-outu diskusi i rozdělování účtů.

Na konci měsíce potřebuje daňový poradce účty, dobropisy, platby a bankovní pohyby v podobě, kterou převezme bez přepisování. V Německu je to většinou formát DATEV, v Rakousku často BMD. Čím lépe jsou platby už v hotelu přiřazené k účtům, tím méně dotazů přijde z kanceláře.

Jak to řeší STRYK

Ve STRYK vzniká účet přímo z rezervace: pokoj, doplňkové služby, minibar, pokladní položky z restaurace a baru i místní poplatek z pobytu se převezmou jako položky s množstvím, cenou a vlastní sazbou DPH. U firem vede STRYK název firmy, adresu a DIČ odděleně od hosta; u firemních dohod lze pobyty za určité období vyúčtovat souhrnným účtem. Nabídky můžeš připravit předem a po přijetí je převést na účet.

Dokud je účet koncept, dá se upravovat. Číslo přidělí STRYK až při vystavení z číselné řady tvého hotelu; mezery se zaznamenávají. Vystavené účty jsou neměnné a nelze je vrátit zpět na koncept: opravy probíhají přes očíslovaný dobropis, který zůstává propojený s originálem. Náhled, stažení i e-mail používají stejné PDF, které můžeš vystavit v 18 jazycích, s tvým logem, barvami a bankovním spojením.

Při odeslání firmě vytvoří STRYK e-fakturu jako dokument ZUGFeRD podle EN 16931, pro německé veřejné zadavatele s Leitweg-ID jako XRechnung. Kde je e-faktura povinná, například u německých firemních zákazníků od roku 2027, zvolí ji STRYK automaticky, jinak jen se souhlasem firmy; chybějící údaje příjemce zobrazí předem. Přijaté e-faktury dodavatelů ve formátu XRechnung nebo Factur-X přijímá STRYK v příjmu dokladů.

Zálohu a doplatek nastavíš v cenovém plánu. Online platby probíhají přes integrovanou platební službu a STRYK strhne doplatek ke lhůtě pro bezplatné storno, pokud to způsob platby a souhlas hosta umožňují; při bezplatném stornu se online platba automaticky vrátí. Bankovní výpisy importuješ jako CAMT.053 nebo CSV a pohyby přiřadíš k otevřeným účtům. Pro daňovou kancelář připraví STRYK balíček pro daňového poradce ve formátu DATEV nebo BMD, jako CSV nebo Excel.