Online check-in v hotelu: průběh, samoobslužný kiosek a ochrana osobních údajů

Co je online check-in v hotelu?

Při online check-inu dostane host několik dní nebo hodin před příjezdem osobní odkaz ke své rezervaci. Přes něj doplní údaje, které potřebuješ pro přihlašovací lístek a pobyt: jméno, datum narození, státní příslušnost, adresu, údaje dokladu a údaje spolucestujících. Podle hotelu se přidá fotografie dokladu a podpis. Host to v klidu vyřídí na svém telefonu, bez aplikace a bez účtu.

Pro recepci se mění hlavně načasování. Místo toho, aby pět hostů najednou vyplňovalo formuláře a někdo z týmu pak přepisoval rukopis, jsou údaje při příjezdu už zkontrolované u rezervace. Pokud něco chybí, vidíš to den předem, a ne až ve chvíli, kdy před tebou stojí host s kufrem a unavenými dětmi.

Důležité je rozlišení: vyplněný online formulář ještě není check-in v provozním smyslu. Skutečný check-in, tedy předání pokoje a stav „v hotelu“, proběhne až v den příjezdu, na recepci nebo u kiosku. Dobrý postup drží tyto dva kroky jasně oddělené.

Průběh pro hosta a pro recepci

Pro hosta má být cesta krátká: otevřít odkaz, potvrdit rezervaci, doplnit údaje, zadat spolucestující, vyfotit doklad, podepsat, hotovo. Každá stránka navíc a každé zbytečné povinné pole stojí dokončené check-iny. Host, který to ve třetím kroku formuláře vzdá, nakonec stejně stojí na recepci.

Pro recepci začíná práce, když host skončí. U rezervace vidí, zda je online check-in dokončený, zkontroluje údaje a schválí je, nebo hosta požádá o opravu. V den příjezdu pak stačí pohled na doklad, přivítání a klíč. V hotelu s 25 pokoji a 12 příjezdy v sobotu to je rychle o hodinu méně papírování u pultu.

Jaké údaje sbírat a jak je kontrolovat

Sbírej jen to, co pro přihlašovací lístek, pobyt a vyúčtování skutečně potřebuješ. Které údaje jsou povinné, vyplývá z předpisů o hlášení pobytu ve tvé zemi a z požadavků tvé obce; víc o tom (pro Rakousko a Německo) najdeš v průvodci o evidenci a hlášení hostů. Vše ostatní, například čas příjezdu, přání parkovacího místa nebo alergie, je dobrovolné a mělo by tak být i označené.

U fotografie dokladu se vyplatí automatické rozpoznání: systém přečte strojově čitelnou zónu nebo text a navrhne jméno, datum narození a číslo dokladu, takže host méně píše. Je-li fotka neostrá nebo údaje nesedí, neměl by záznam projít bez povšimnutí, ale skončit na recepci ke kontrole.

Kontrola recepcí není nedůvěra vůči hostovi, ale pečlivost. Překlep v datu narození nebo zapomenuté dítě se jinak projeví až při hlášení obci nebo u místního poplatku. Urči, kdo v týmu kontroluje a do kdy, například každé ráno pro všechny příjezdy příštích dvou dnů.

Samoobslužný check-in kiosek: kdy se vyplatí

Kiosek doplňuje online check-in ve dvou situacích: pro hosty, kteří odkaz nevyužili, a pro příjezdy, kdy na recepci nikdo není. Pro apartmánové domy, garni hotely s recepcí do 18 hodin a malé týmy, které večer nemohou recepci obsadit, je to často hlavní důvod pro samoobslužný check-in.

U kiosku si host najde rezervaci podle čísla rezervace a příjmení, doplní chybějící údaje, vyfotí doklad a podepíše se. Potom zařízení ukáže číslo pokoje nebo informaci, kde najde klíč, například kód schránky na klíče. Zařízení samo by nemělo mít přístup k interním seznamům, účtům ani jiným rezervacím a po krátké nečinnosti by se mělo samo vrátit na začátek.

Počítej poctivě: kiosek recepci nenahradí, ale uleví jí. Pokud máš recepci obsazenou nonstop, přinese dobře využívaný online check-in obvykle víc než další zařízení. Pokud ale od 20 hodin v hotelu nikdo není, je kiosek řešením, díky kterému pozdní hosté nestojí před zamčenými dveřmi.

Ochrana osobních údajů a zavedení v pěti krocích

Údaje pro hlášení a fotografie dokladů jsou osobní údaje a fotografie dokladu zaslouží zvláštní ochranu. Před vyplněním hosty srozumitelně informuj, k čemu údaje používáš, kdo je vidí a jak dlouho je uchováváš. Fotografie dokladů sbírej jen tehdy, když pro to máš jasný účel, omezte přístup v týmu na příslušné role a stanovte lhůtu pro výmaz. Jaký právní základ a jaké lhůty platí pro tvůj provoz, si ověř se svým poradcem pro ochranu osobních údajů.

Samotné zavedení je zvládnutelné. Důležitější než technika je, aby tým nový postup znal a abys ho jednou kompletně prošli se skutečnou testovací rezervací, včetně spolucestujícího, chybějícího údaje a opravy.

Jak STRYK řeší online check-in

Ve STRYK jsou online check-in a check-in kiosek vlastní moduly, zahrnuté v základní ceně a zapínané pro každý hotel. Pokud chceš, online check-in automaticky pošle hostům pozvánku e-mailem stanovený počet hodin před příjezdem; odkaz patří přesně k jedné rezervaci a vyprší po zvolené době. Pozvánku dostávají hosté z přímých rezervací a z rezervací založených recepcí; hosté z portálových rezervací se ubytují na recepci nebo u kiosku. Ty rozhoduješ, zda je fotografie dokladu a podpis povinný, a ukládáš text souhlasu a podpisu v jazycích svých hostů. Hosté zadávají údaje k hlášení za sebe i za spolucestující; z čitelné fotografie dokladu STRYK navrhne jméno, datum narození a údaje dokladu.

Pokud fotografie dokladu není jednoznačně čitelná nebo údaje nesedí, jde případ ke kontrole na recepci. Ta u rezervace vidí, zda je online check-in odeslaný, v kontrole, vyžaduje opravu, nebo je schválený, a může hosta cíleně požádat o opravu. Online check-in označí rezervaci jako „online check-in připraven“, samotný check-in proběhne nejdřív v den příjezdu. Zadané údaje jdou rovnou do hlášení hostů.

Kiosek běží v prohlížeči tabletu s vlastním přístupem zařízení, který platí jen pro tvůj hotel. Host najde rezervaci podle čísla rezervace a příjmení, doplní údaje, vyfotí doklad, na přání se podepíše a je ubytován. Potom kiosek podle nastavení ukáže číslo pokoje, tebou uložený kód schránky na klíče nebo vlastní text s pokyny. Pro údaje z online check-inu můžeš nastavit lhůtu pro výmaz po odjezdu. Co STRYK záměrně nedělá: neovládá zámky dveří, nekóduje klíčové karty a u kiosku nepřijímá platby; platby probíhají předem online nebo na recepci.