1. Предмет и роли

Клиентът е администратор по смисъла на чл. 4, т. 7 от ОРЗД за личните данни, които той или неговите потребители обработват в STRYK („данни по поръчка“). Nextpulse обработва данните по поръчка като обработващ лични данни.

Предмет на обработката е предоставянето, експлоатацията, поддръжката, резервното копиране и Support на STRYK по основния договор, включително тестовите договори.

За собствени цели – управление на договори, фактуриране, идентификационни акаунти Nextpulse ID, сигурност на платформата, защита срещу злоупотреби и търсене на правата – Nextpulse действа като самостоятелен администратор; тези обработки са описани в декларацията за защита на данните.

2. Срок

Споразумението се прилага за срока на основния договор, включително преходния период и периода на извличане след прекратяване, и след това, докато Nextpulse обработва данни по поръчка, до тяхното изтриване съгласно точка 14.

3. Вид и цел на обработката

Вид на обработката: събиране, записване, съхранение, подреждане, адаптиране, извличане, използване, предаване на получатели, избрани от Клиента, сравняване, ограничаване, архивиране, възстановяване и изтриване. Целта е предоставянето на функциите, използвани от Клиента, по-специално:

управление на хотел: резервации, стаи, заетост, housekeeping, профили на гости, фактури, статус на плащанията, финансови записи, анализи и организация на служителите;
Booking Engine, гостоприемен уебсайт, онлайн регистрация, портал за гости и киоск, включително записване на данни от регистрацията и документи за самоличност, доколкото Клиентът активира тези функции;
комуникация с гости по имейл и в други канали, включително анализ с ИИ, предложения за отговори и автоматизирани отговори, доколкото са активирани;
разпространение на наличности, цени и резервации през Channel Manager, доколкото е активиран;
свързване на платежни, касови, банкови и други системи, доколкото Клиентът ги е активирал;
пренос на данни от предишни системи, анализ на грешки, поддръжка и мерки за сигурност, доколкото са необходими за услугата.

4. Засегнати лица и категории данни

Гости, придружители, лица, извършващи резервации, и интересуващи се: данни за самоличност и контакт, данни за престоя и резервациите, предпочитания, съдържание на комуникацията, данни за фактури и статус на плащанията, данни от регистрацията и регистър на гостите.
Данни от документи за самоличност: данни от пътни документи и изображения на документи за самоличност, доколкото Клиентът използва съответната функция.
Служители и потребители на Клиента: име, данни за контакт, роля, служебно и задачно разпределение, протоколи за дейност и достъп.
Бизнес контакти, корпоративни клиенти, доставчици и партньори: основни, контактни, договорни и данни за фактуриране.
Специални категории лични данни по смисъла на чл. 9 от ОРЗД, например здравна информация в пожеланията на гости – само ако Клиентът реши да записва такива данни и за това има правно основание.
Не се обработват пълни номера на карти, контролни цифри на карти и данни за достъп до онлайн банкиране; платежните средства се обработват от платежния доставчик на Клиента.

5. Указания

Nextpulse обработва данните по поръчка само по документирано указание на Клиента, включително по отношение на предаването към трети държави, освен ако не е задължен да обработва от правото на Съюза или от правото на държава членка; в такъв случай Nextpulse съобщава на Клиента тези правни изисквания преди обработката, доколкото правото не забранява това.

Основният договор, това споразумение и конфигурирането и използването на функциите от Клиента представляват указанията. Индивидуалните указания се дават в текстова форма.

Ако Nextpulse счита, че дадено указание нарушава разпоредбите за защита на данните, Nextpulse незабавно информира Клиента и може да спре изпълнението до потвърждаване или изменение на указанието.

6. Поверителност

Nextpulse гарантира, че лицата, оправомощени да обработват данните, са се задължили към поверителност или подлежат на подходящо законово задължение за мълчание. Достъп до данни по поръчка се осъществява само доколкото е необходимо за експлоатацията, сигурността или поддръжката. Промените, извършени при поддръжка в администрирането на платформата, се протоколират с обосновка.

7. Сигурност на обработката

Nextpulse прилага техническите и организационните мерки, необходими по чл. 32 от ОРЗД. Те са описани в точка 17. Nextpulse може да адаптира мерките към техническия напредък, доколкото не се намалява нивото на защита.

8. Подобработващи

Клиентът дава общо разрешение за възлагане на дружествата, посочени в списъка на подобработващите. Nextpulse информира Клиента в текстова форма най-малко 30 дни преди възлагане на нов подобработващ или замяна на съществуващ.

Клиентът може да възрази срещу промяната в срок от 14 дни след получаване на информацията на важно основание, свързано със защитата на данните, в текстова форма. Страните се стремят към уреждане по взаимно съгласие. Ако то не бъде постигнато, Клиентът може да прекрати засегнатия договор или част от него към момента на въвеждането; платените предварително възнаграждения за периода след това се възстановяват пропорционално.

Ако замяната е необходима в кратък срок за отвръщане на непосредствена опасност за сигурността или наличността, Nextpulse информира незабавно след това; правото на възражение и прекратяване важи съответно.

Nextpulse налага на всеки подобработващ по договор по същество същите задължения за защита на данните, установени в това споразумение, и отговаря пред Клиента за тяхното спазване.

9. Права на субектите на данни

Nextpulse подпомага Клиента с подходящи технически и организационни мерки при отговора на искания на субектите на данни, на първо място чрез наличните в STRYK функции, по-специално за коригиране, експорт на данни и изтриване или анонимизиране на профили на гости. Когато тези функции не са достатъчни за дадено искане, Nextpulse по искане на Клиента в срок от десет работни дни предоставя данните на субекта, обработвани от името на Клиента, в широко използван машинночетим формат или ги изтрива. Ако субект на данни се обърне пряко към Nextpulse, Nextpulse препраща искането на Клиента в срок от пет работни дни и не отговаря на него самостоятелно, освен ако законът не изисква това.

10. Подкрепа при сигурността, оценката на въздействието и консултацията

Nextpulse подпомага Клиента, като взема предвид вида на обработката и наличната информация, при спазването на задълженията по чл. 32 до 36 от ОРЗД, по-специално чрез информация за оценка на въздействието върху защитата на данните и при предварителни консултации с надзорния орган.

Услуги за подкрепа, които надхвърлят предоставянето на съществуваща информация и функции и не са предизвикани от нарушение на Nextpulse, Nextpulse може да фактурира по подходящи ставки след предварително уведомление.

11. Нарушения на сигурността на личните данни

Nextpulse докладва на Клиента нарушение на защитата на данните по поръчка незабавно, но най-късно в рамките на 48 часа след като е узнал за него. Докладът се изпраща на адреса за контакт, оставен от Клиента.

Докладът съдържа, доколкото е налична, описание на вида на нарушението, категориите и приблизителния брой засегнати лица и записи, вероятните последици и предприетите или предложените мерки, както и точка за контакт. Информацията, която още не е налична, се предоставя незабавно впоследствие.

Решението за докладване до надзорния орган и за уведомяване на субектите на данни се взема от Клиента. Докладът не представлява признание за нарушение на задължение.

12. Места на обработка и предаване към трети държави

Данните по поръчка се обработват предимно в Европейския съюз или в Европейското икономическо пространство. Някои подобработващи обработват данни и в трети държави, по-специално в Съединените щати; списъкът на подобработващите посочва място и основание за предаване за всеки доставчик.

Предаването към трети държави се извършва само при условията на чл. 44 и сл. от ОРЗД, по-специално на основание решение за адекватност, като EU-US Data Privacy Framework за сертифицирани получатели, или стандартните договорни клаузи на Европейската комисия, включително необходимите допълнителни мерки. Когато се използва решение за адекватност, Nextpulse, доколкото е възможно, уговаря стандартните договорни клаузи като допълнително основание.

13. Доказателства и проверки

Nextpulse предоставя на Клиента всички необходими сведения за доказване на спазването на това споразумение, по-специално актуално описание на техническите и организационните мерки и наличните доказателства от подобработващите.

Клиентът или определен от него проверяващ, обвързан с мълчание и който не е конкурент на Nextpulse, може да извършва проверки, включително инспекции. Редовните проверки се провеждат най-много веднъж годишно с предварително уведомление най-малко 30 дни. При нарушение на защитата на данните по поръчка, разпореждане на надзорния орган или конкретни индикации за нарушение са допустими допълнителни проверки с подходящо предварително уведомление.

Проверките се извършват през работното време, без непропорционално смущаване на дейността и при запазване на поверителността на данните на други клиенти. Клиентът понася своите разходи; ако проверката установи съществено нарушение от страна на Nextpulse, Nextpulse понася разумните разходи.

14. Връщане и изтриване

По време на срока на договора Клиентът може да извлича данни по поръчка чрез наличните функции за експорт. След прекратяване на договора Nextpulse съхранява данните по поръчка през преходния период и периода на извличане съгласно B2B-SaaS-AGB за връщане; доколкото достъпът до STRYK вече не съществува, Nextpulse предоставя експорт при поискване.

След изтичане на периода за извличане Nextpulse изтрива данните по поръчка незабавно, но най-късно в рамките на 90 дни, освен ако правото на Съюза или правото на държава членка не задължава самия Nextpulse да ги съхранява. Ако такова задължение съществува, Nextpulse блокира засегнатите данни и ги обработва само за тази цел. Резервните копия се презаписват в обичайния цикъл на архивиране, най-късно след 90 дни, и до тогава не се използват за текущата дейност. При поискване Nextpulse потвърждава изтриването в текстова форма.

Законовите задължения за съхранение на Клиента, например по BAO, UGB или Meldegesetz (закон за регистрация), са задължения на Клиента; той ги изпълнява на основание връщането, съответно експортите. Nextpulse не съхранява данни по поръчка за Клиента след прекратяване на договора, освен ако Клиентът изрично не възложи това като отделна услуга с определен срок. Собствените договорни, фактурни и доказателствени данни на Nextpulse не са данни по поръчка.

15. Анонимизирани данни

Nextpulse може да анонимизира данни по поръчка, доколкото това е необходимо за предоставянето, защитата и подобряването на STRYK, и да използва анонимизираните данни без извод за физически лица или за отделния Клиент. Данните по поръчка не се използват за обучение на модели с ИИ.

16. Приоритет и отговорност

По въпроси на защитата на данните това споразумение има предимство пред останалите договорни документи, с изключение на индивидуални уредби, които изрично се позовават на конкретна уредба на това споразумение; отклонение от чл. 28 от ОРЗД в ущърб на Клиента не се уговаря.

Задължителната отговорност по ОРЗД не се изключва и не се ограничава. Между страните уравняването се определя по чл. 82, ал. 5 от ОРЗД; за това и във всичко останало важат разпоредбите за отговорност от B2B-SaaS-AGB, включително техните ограничения при лека небрежност.

17. Приложение: Технически и организационни мерки

Следните мерки описват актуалното състояние. Те се преглеждат редовно и се развиват.

Разделяне по клиенти: данните на всеки клиент се маркират по клиент; базата данни налага разделянето в допълнение към логиката на приложението чрез политики за ниво на ред (Row Level Security), които не могат да бъдат заобиколени от ролята на приложението.
Контрол на достъпа: вход на потребители през Nextpulse ID с OpenID Connect; поддръжка на втори фактор; за чувствителни административни действия в администрирането на платформата се изисква нов вход с втори фактор. Устройствените акаунти за функциите на киоска са ограничени до съответната дейност.
Контрол на правата за достъп: ролеви права според принципа на необходимост със сървърна проверка на всяка заявка; неназначените достъпи се отхвърлят. Мерките за поддръжка се извършват през администрирането на платформата; промените изискват обосновка и се протоколират.
Контрол на предаването: достъпът до STRYK през интернет се осъществява изключително криптирано чрез TLS. Имейлите се предават с транспортно шифроване, доколкото приемащият сървър го поддържа. Тайните данни за достъп до свързани системи на трети страни се съхраняват криптирано.
Криптиране на съхраняваните данни: резервните копия се съхраняват криптирано. За особено чувствителни съдържания, като изображения на документи за самоличност, Nextpulse препоръчва записът да се ограничава до законово необходимото и да се определят срокове за изтриване.
Срокове за изтриване: за данни от онлайн регистрацията, включително записаните данни за самоличност, Клиентът може да определи в STRYK срок за изтриване. По подразбиране той не е активиран; определянето на сроковете за изтриване е задължение на Клиента като администратор.
Качвания: качените файлове се проверяват за злонамерен софтуер преди обработка.
Контрол на въвеждането и протоколиране: протоколиране на операции, свързани със сигурността и с бизнес процесите; протоколите не съдържат пароли, токени или тайни данни за достъп.
Контрол на наличността: ежедневни резервни копия, които се съхраняват криптирано на място, отделено от производствената експлоатация; документирани процедури за възстановяване; ограничаване на анонимните заявки срещу претоварване и злоупотреба.
Контрол на разделянето: разделяне на среди за разработка, тестване и производство; в изходния код не се съдържат производствени данни за достъп.
Организационни мерки: задължение за поверителност, ограничаване на административния достъп до оправомощени лица, процедури за актуализации на сигурността и за обработка на инциденти, свързани със сигурността.