Stroški restavracije in bara na sobo: kako pravilno povezati blagajno in PMS

Zakaj je knjiženje na sobo pomembno

Gostje, ki jim ni treba za vsako pijačo vleči kartice, trošijo bolj sproščeno. Ob koncu bivanja vse plačajo naenkrat na recepciji: sobo, zajtrk, večerjo, bar in masažo. Za mnoge počitniške hotele s polpenzionom in wellnessom je to običajno, za mestne hotele z barom pa vsaj pogosta želja gostov.

Tveganje je v predaji. Brez povezave med blagajno in PMS restavracija natisne račun, ki ga nekdo odnese na recepcijo, kjer ga ročno vnesejo. Pri tem se zgodijo tri tipične napake: račun nikoli ne pride, pripiše se napačni sobi ali pa se vnese dvakrat. Če gost odpotuje zgodaj zjutraj, preden je račun od prejšnjega večera vnesen, je prihodek v najslabšem primeru izgubljen.

Kako blagajna in PMS sodelujeta

Blagajna ostane orodje v restavraciji in za šankom. Tam se naroča, vnaša naročilo in izda račun. PMS ve, kateri gostje so trenutno v hiši, v kateri sobi bivajo in ali so jim dovoljena knjiženja na sobo. Vmesnik povezuje oboje: blagajna vpraša PMS za sobo in pošlje dokončano postavko, PMS pa jo knjiži na račun gosta.

Pomembno je jasno preverjanje pred knjiženjem. Ali je gost res prijavljen? Ali ni že odpotoval? Ali je hotel za to rezervacijo označil „brez bremenitve sobe“, na primer pri poslovnih gostih, katerih podjetje plača le sobo, ali obstaja kreditni limit? Dober vmesnik odgovori na ta vprašanja, preden natakar zaključi račun, ne šele ob odjavi.

Registrirna blagajna, RKSV in TSE: obveznost ostane pri blagajni

V Avstriji za podjetja nad določenimi mejami prometa in gotovinskega prometa velja obveznost registrirne blagajne. Blagajna mora izpolnjevati zahteve avstrijske uredbe o varnosti registrirnih blagajn (RKSV), vsak gotovinski promet zavarovati s podpisom in izdati račun. V Nemčiji uredba o zavarovanju blagajn zahteva, da elektronske blagajne delujejo s certificirano tehnično varnostno napravo (TSE); poleg tega veljata obveznost izdaje računa in prijava blagajn davčnemu uradu. Natančne meje in obveznosti razjasni s svojim davčnim svetovalcem in ponudnikom blagajne.

Za knjiženje na sobo to pomeni: certificirana blagajna v restavraciji te obveznosti izpolni za svoj promet. Izda račun, ga podpiše in evidentira v lastnem dnevniku. PMS dobi le postavko, torej informacijo, da ima soba 214 odprte pijače za 18,40 €. Račun v restavraciji zato podpiše blagajna restavracije. Če recepcija pozneje sprejme gotovino ali kartico, STRYK ta račun podpiše z modulom »Blagajna in fiskalizacija«.

Na eno stvar se pogosto pozabi: če gost ob odjavi plača z gotovino, je tudi to gotovinski promet. S svojim davčnim svetovalcem razjasni, kako se gotovinska plačila na recepciji v tvojem obratu evidentirajo in zavarujejo, na primer s certificirano blagajno na recepciji. To velja ne glede na to, kateri PMS uporabljaš.

Preprečiti dvojna knjiženja in pozabljene postavke

Večina napak ne nastane pri običajnem delu, temveč takrat, ko se kaj zatakne. Wi-Fi v restavraciji izpade, blagajna postavke ne more poslati, zato jo natakar preda recepciji, ki jo knjiži ročno. Uro pozneje je povezava spet vzpostavljena, blagajna naknadno pošlje postavko in gost ima isto vino dvakrat na računu.

Proti temu pomagata dve stvari. Prvič, vsak račun dobi enoličen sklic, ki ostane enak pri vsaki ponovitvi; tako PMS prepozna, da istega računa ne sme knjižiti še enkrat. Drugič, recepcija pri ročnem naknadnem vnosu zabeleži številko računa iz blagajne, da je mogoče kasnejša naknadna pošiljanja uskladiti. Stalen obred pri dnevnem zaključku poskrbi, da sumljivi pari do odhoda ne ostanejo neopaženi.

Izbrati pravo blagajno za hotel

Kdor kupuje novo blagajno, naj najprej preveri vmesnik do hotela, šele nato strojno opremo in videz. Mnoge gostinske blagajne so narejene za samostojne restavracije in sob ne poznajo. Druge znajo knjižiti na sobo le z določenim PMS. Odločilno je, ali blagajna lahko uporablja odprt vmesnik in ali je ponudnik pripravljen povezavo vzpostaviti in preizkusiti.

Naj ti knjiženja na sobo ne opišejo le z besedami, ampak ga pokažejo na pravem testnem gostu: poiskati sobo, knjižiti račun, stornirati račun, prekiniti povezavo in znova poslati, odjava z računom. Kar v tem preizkusu ne deluje brezhibno, tudi na poln sobotni večer ne bo boljše.

Kako to rešuje STRYK

STRYK ima odprt vmesnik za blagajne v restavraciji, baru, spa centru in na drugih prodajnih mestih. V STRYK nastavi svoja prodajna mesta s stopnjo DDV in za vsako blagajno ustvari lasten dostopni ključ, ki ga lahko kadar koli prekličete. Tvoj ponudnik blagajne poveže vmesnik; dokumentacija „Povezava blagajne s STRYK“ opisuje nastavitev, varnost in potek. Vmesnik za blagajne je vključen v osnovno ceno.

Pred vsakim knjiženjem blagajna poišče gosta po številki sobe. STRYK dovoli postavke le za goste, ki so prijavljeni in še niso odjavljeni. Za vsako rezervacijo lahko bremenitve sobe zaklenete ali določi kreditni limit, in ko je končni račun izdan, račun gosta ne sprejema več novih postavk. Vsaka postavka nosi enoličen sklic blagajne: če blagajna isti račun po napaki povezave pošlje še enkrat, ga STRYK ne knjiži dvakrat.

Za primer, ko je recepcija račun vnesla ročno, STRYK prepozna morebitne podvojitve: če na isto rezervacijo pozneje v kratkem časovnem razmiku prispe postavka blagajne z enakim zneskom, se par prikaže v preverjanje, ti pa stornirate eno od obeh postavk. Ob odjavi STRYK odprte postavke prevzame v hotelski račun, recepcija pa vse zaračuna skupaj. Če je postavka že na računu, popravek poteka prek finančnega področja.

In povsem jasno: račun v restavraciji podpiše tvoja certificirana blagajna, v Avstriji po RKSV in v Nemčiji s TSE. STRYK prevzame postavko na sobi in hotelski račun. Za gotovinska in kartična plačila na recepciji je na voljo modul »Blagajna in fiskalizacija«.