Hotelski račun in e-račun: obvezni podatki, stopnje DDV in urejen potek

Kaj spada na hotelski račun

Naj gre za penzion z osmimi sobami ali mestni hotel s šestdesetimi: za račun veljajo ista osnovna pravila kot za vsako drugo podjetje. Račun mora pokazati, kdo je komu, v katerem obdobju in po kakšni ceni opravil katero storitev ter koliko DDV je v tem vsebovanega. Če obvezni podatek manjka, poslovni gost morda ne more odbiti vstopnega DDV, in najpozneje takrat se račun vrne na recepcijo s prošnjo za popravek.

Spodnji seznam povzema, kaj se v Avstriji in Nemčiji običajno zahteva. Ne nadomešča davčnega svetovanja: podrobnosti, kot so meja za račune za majhne zneske, navedba identifikacijske številke za DDV (UID) prejemnika ali posebni primeri pri tujih gostih, ureja vsakokratni zakon o DDV, občasno pa se tudi spremenijo. Zato naj tvojo predlogo računa enkrat odobri tvoja računovodska pisarna, preden jo začneš serijsko uporabljati.

Za račune majhnih zneskov veljajo olajšave. V Nemčiji velja račun do 250 € bruto za račun za majhen znesek (Kleinbetragsrechnung), v Avstriji do 400 € bruto (stanje 2026, preveri z davčnim svetovalcem). Takrat zadošča manj podatkov, na primer brez imena in naslova gosta. V praksi večina hotelov kljub temu izdaja popolne račune, ker jih poslovni gostje potrebujejo za obračun potnih stroškov.

Nočitev, zajtrk in dodatne storitve: izkazati ločeno

Tako v Avstriji kot v Nemčiji je sama nastanitev davčno ugodnejša. V Nemčiji za nočitev velja znižana stopnja 7 %, v Avstriji znižana stopnja 10 % (stanje 2026, preveri z davčnim svetovalcem). Druge storitve pod to stopnjo ne spadajo samodejno: pijača, minibar, parkiranje, wellness ali seminarske dvorane imajo pogosto drugo stopnjo.

Pri zajtrku se državi razlikujeta. V Avstriji je zajtrk kot del nastanitve praviloma obdavčen ugodneje skupaj z nočitvijo, pijača pa se lahko obravnava drugače. V Nemčiji zajtrk ne spada v ugodneje obdavčeno nastanitev in ga je treba izkazati ločeno; katera stopnja velja za hrano in pijačo, se je v zadnjih letih večkrat spremenilo. Mnogi nemški hoteli za poslovne goste združujejo zajtrk, parkiranje in Wi-Fi v pavšal, ki ga je treba pravilno razdeliti. Tu se splača kratek posvet z računovodsko pisarno, preden nastavi cenovne načrte in pakete.

Posebej občutljivi so paketi, kot je „nočitev s polpenzionom“, ali wellness aranžmaji. Gost vidi eno ceno, račun pa mora pokazati, kateri delež odpade na katero stopnjo DDV. Razdelitev določi enkrat v cenovnem načrtu, ne vsakič znova na recepciji.

Predplačilo, končni račun in popravki

Mnogi obrati ob rezervaciji zahtevajo predplačilo, pri nevračljivih cenah tudi celoten znesek. Plačilo je tedaj na računu, še preden je storitev opravljena. Na končnem računu ob odjavi se mora znova pojaviti: kot že plačani znesek, ki se odšteje od skupnega zneska. Ali moraš za predplačilo dodatno izdati lasten račun za predplačilo, na primer ker ga poslovna stranka zahteva, razjasni s svojim davčnim svetovalcem.

Kaj pa, če je kaj narobe? Izdanega računa ne prepišete več, tudi če bi bilo to na recepciji mamljivo hitro. Pravilna pot je storno računa z dobropisom (v Nemčiji imenovan tudi Stornorechnung ali Rechnungskorrektur) in nov, pravilen račun. Tako ostane pri vsakem pregledu vidno, kaj je bilo prvotno zaračunano in zakaj je bilo popravljeno.

K temu spada številčenje brez lukenj. Vsaka številka računa se dodeli natanko enkrat, tudi za stornirane račune. Če v zaporedju manjka številka, moraš znati pojasniti, zakaj. To uspe le, če se številka dodeli šele ob dokončni izdaji, ne pa že ob pripravi osnutka.

E-račun v hotelu: kaj se spreminja za poslovne stranke

E-račun v smislu novih pravil je račun v strukturirani, strojno berljivi obliki po evropskem standardu EN 16931. V Nemčiji sta razširjena XRechnung, čista datoteka XML, ter ZUGFeRD oziroma enakovredni Factur-X, PDF z vgrajenimi strukturiranimi podatki. Človek bere PDF, računovodski program pa podatke.

V Nemčiji morajo od 1. januarja 2025 vsa podjetja znati prejemati e-račune drugih podjetij. Obveznost izdajanja sledi postopno, po trenutnem stanju od leta 2027 za večja podjetja in od leta 2028 za vsa. Računi za majhne zneske do 250 € so po današnjem stanju izvzeti, zasebnim gostom pa lahko še naprej izdajaš papirnate ali PDF račune (stanje 2026, preveri z davčnim svetovalcem). Za hotel to pomeni: račun podjetju za daljše poslovno potovanje ali seminar bo postal e-račun, račun družini na poletnih počitnicah pa ne.

V Avstriji je e-račun doslej obvezen predvsem pri računih javnim naročnikom zvezne ravni. Splošne obveznosti med podjetji tam po trenutnem stanju ni; na evropski ravni se pripravlja razširitev za čezmejno poslovanje. Ko pri tebi prenočujejo nemške poslovne stranke, bodo njihova računovodstva kljub temu vse pogosteje zahtevala strukturiran račun.

Računi za podjetja in predaja davčnemu svetovalcu

Poslovni gostje prinašajo lastne zahteve: račun se glasi na podjetje, ne na gosta; nekatera podjetja želijo en račun na bivanje, druga zbirni račun na mesec; dodatke, kot sta bar ali minibar, gost pogosto plača zasebno. Pri dogovorih s podjetji pisno določi, katere storitve gredo prek podjetja in katere gost poravna sam. Tako se ob odjavi izognete razpravi in deljenju računov.

Ob koncu meseca tvoj davčni svetovalec potrebuje račune, dobropise, plačila in bančne promete v obliki, ki jo lahko prevzame brez pretipkavanja. V Nemčiji je to večinoma format DATEV, v Avstriji pogosto BMD. Bolj ko so plačila v hotelu že povezana z računi, manj vprašanj pride iz računovodske pisarne.

Kako to rešuje STRYK

V STRYK račun nastane neposredno iz rezervacije: soba, dodatne storitve, minibar, postavke blagajne iz restavracije in bara ter turistična taksa se prevzamejo kot postavke s količino, ceno in lastno stopnjo DDV. Pri podjetjih STRYK vodi ime podjetja, naslov in identifikacijsko številko za DDV ločeno od gosta; pri dogovorih s podjetji lahko bivanja nekega obdobja obračunate z zbirnim računom. Ponudbe lahko pripravi vnaprej in jih ob sprejetju pretvorite v račun.

Dokler je račun osnutek, ga lahko urejaš. Številko STRYK dodeli šele ob izdaji iz hotelu lastnega zaporedja številk; luknje se beležijo. Izdani računi so nespremenljivi in jih ni mogoče vrniti v osnutek: popravki potekajo prek oštevilčenega dobropisa, ki ostane povezan z izvirnikom. Predogled, prenos in e-pošta uporabljajo isti PDF, ki ga lahko izdaš v 18 jezikih, z tvojim logotipom, barvami in bančnimi podatki.

Pri pošiljanju podjetju STRYK pripravi e-račun kot dokument ZUGFeRD po EN 16931, za nemške javne naročnike z Leitweg-ID pa kot XRechnung. Kjer je e-račun obvezen, na primer za nemške poslovne stranke od leta 2027, ga STRYK izbere samodejno, sicer le s soglasjem podjetja; manjkajoče podatke prejemnika prikaže vnaprej. Prejete e-račune dobaviteljev v formatu XRechnung ali Factur-X STRYK sprejme v predal za dokumente.

Predplačilo in preostali znesek določi v cenovnem načrtu. Spletna plačila potekajo prek integrirane storitve plačil, STRYK pa preostali znesek ob roku za brezplačno odpoved bremeni, če način plačila in soglasje gosta to dopuščata; pri brezplačni odpovedi se spletno plačilo samodejno povrne. Bančne izpiske uvoziš kot CAMT.053 ali CSV in promete povežeš z odprtimi računi. Za računovodsko pisarno STRYK pripravi paket za davčnega svetovalca v formatu DATEV ali BMD, kot CSV ali Excel.