Spletna prijava v hotelu: potek, kiosk za samostojno prijavo in varstvo podatkov

Kaj je spletna prijava v hotelu?

Pri spletni prijavi gost nekaj dni ali ur pred prihodom prejme osebno povezavo do svoje rezervacije. Prek nje dopolni podatke, ki jih potrebuješ za prijavo in bivanje: ime, datum rojstva, državljanstvo, naslov, podatke iz osebnega dokumenta in podatke sopotnikov. Glede na hišo se dodata še fotografija dokumenta in podpis. Gost to v miru opravi na lastnem pametnem telefonu, brez aplikacije in brez uporabniškega računa.

Za recepcijo se spremeni predvsem trenutek. Namesto da pet gostov hkrati izpolnjuje obrazce in nekdo v ekipi pretipkava rokopis, so podatki ob prihodu že preverjeni in vezani na rezervacijo. Če kaj manjka, to vidiš dan prej, ne šele ko gost s kovčkom in utrujenimi otroki stoji pred teboj.

Pomembna je razmejitev: izpolnjen spletni obrazec še ni prijava v hišo v operativnem smislu. Prava prijava, torej predaja sobe in status „v hiši“, se zgodi šele na dan prihoda, na recepciji ali na kiosku. Dober postopek ta dva koraka jasno loči.

Potek za gosta in recepcijo

Za gosta naj bo pot kratka: odpreti povezavo, potrditi rezervacijo, dopolniti podatke, vnesti sopotnike, fotografirati dokument, podpisati, končano. Vsaka dodatna stran in vsako nepotrebno obvezno polje zmanjša število dokončanih prijav. Gost, ki obupa v tretjem koraku obrazca, na koncu vseeno stoji na recepciji.

Za recepcijo se delo začne, ko gost konča. Na rezervaciji vidi, ali je spletna prijava zaključena, preveri podatke in jih odobri ali gosta prosi za popravek. Na dan prihoda nato zadostujejo pogled na dokument, pozdrav in ključ. V hiši s 25 sobami in 12 prihodi v soboto je to hitro ura manj dela z obrazci na pultu.

Katere podatke zbiraš in kako jih preveri

Zbirajte samo tisto, kar zares potrebuješ za prijavo gostov, bivanje in obračun. Kateri podatki za prijavo so obvezni, izhaja iz predpisov o prijavi prebivališča v tvoji državi in navodil tvoje občine; več o tem za Avstrijo in Nemčijo v vodniku o prijavi gostov. Vse drugo, na primer čas prihoda, želja po parkirnem mestu ali alergije, je prostovoljno in naj bo tudi tako označeno.

Pri fotografiji dokumenta se splača samodejno prepoznavanje: sistem prebere strojno berljivo območje ali besedilo in predlaga ime, datum rojstva in številko dokumenta, tako da gost manj tipka. Če je fotografija neostra ali se podatki ne ujemajo, zapis ne bi smel tiho iti skozi, temveč pristati v preverjanju pri recepciji.

Preverjanje na recepciji ni nezaupanje do gosta, temveč skrbnost. Tipkarska napaka v datumu rojstva ali pozabljen otrok se sicer opazi šele pri prijavi občini ali pri turistični taksi. Določi, kdo v ekipi preverja in do kdaj, na primer vsako jutro za vse prihode naslednjih dveh dni.

Kiosk za samostojno prijavo: kdaj se splača

Kiosk dopolnjuje spletno prijavo v dveh primerih: za goste, ki povezave niso uporabili, in za prihode, ko na recepciji ni nikogar. Za apartmajske hiše, obrate s prenočitvijo in zajtrkom z recepcijo do 18. ure in majhne ekipe, ki zvečer ne morejo zagotoviti dežurstva, je to pogosto pravi razlog za samostojno prijavo.

Na kiosku gost poišče svojo rezervacijo s številko rezervacije in priimkom, dopolni manjkajoče podatke, fotografira dokument in se podpiše. Nato naprava prikaže številko sobe ali napotek, kje je ključ, na primer kodo sefa za ključe. Sama naprava ne bi smela imeti dostopa do internih seznamov, računov ali drugih rezervacij in bi se morala po kratki nedejavnosti sama ponastaviti.

Računajte pošteno: kiosk ne nadomesti recepcije, temveč jo razbremeni. Če si tako ali tako dosegljivi ves dan in noč, dobro uporabljena spletna prijava običajno prinese več kot dodatna naprava. Če od 20. ure ni nikogar več v hiši, je kiosk rešitev, ki poznih gostov ne pusti pred zaklenjenimi vrati.

Varstvo podatkov in uvedba v petih korakih

Podatki za prijavo in fotografije dokumentov so osebni podatki, fotografija dokumenta pa je še posebej občutljiva. Goste pred izpolnjevanjem razumljivo obvestite, za kaj podatke uporabljaš, kdo jih vidi in kako dolgo jih hranite. Fotografije dokumentov zbirajte le, če imaš zanje jasen namen, dostop v ekipi omejite na pristojne vloge in določi rok za izbris. Katera pravna podlaga in kateri roki veljajo za tvoj obrat, razjasni s svojim svetovalcem za varstvo podatkov.

Sama uvedba je obvladljiva. Pomembneje od tehnike je, da ekipa pozna novi postopek in da ga enkrat v celoti odigraš s pravo testno rezervacijo, vključno s sopotnikom, manjkajočim podatkom in popravkom.

Kako STRYK reši spletno prijavo

V STRYK sta spletna prijava in kiosk za prijavo lastna modula, vključena v osnovno ceno in vklopljena za vsak hotel posebej. Če želiš, spletna prijava gostom samodejno pošlje povabilo po e-pošti določeno število ur pred prihodom; povezava pripada natanko eni rezervaciji in poteče po času, ki ga izbereš. Povabilo prejmejo gostje neposrednih rezervacij in rezervacij, ki jih ustvari recepcija; gostje rezervacij s portalov se prijavijo na recepciji ali na kiosku. Ti odloči, ali sta fotografija osebnega dokumenta in podpis obvezna, ter shranite besedilo soglasja in podpisa v jezikih svojih gostov. Gostje vnesejo podatke za prijavo zase in za sopotnike; iz berljive fotografije dokumenta STRYK predlaga ime, datum rojstva in podatke dokumenta.

Če fotografija dokumenta ni jasno prepoznavna ali se podatki ne ujemajo, postopek pristane v preverjanju pri recepciji. Ta na rezervaciji vidi, ali je spletna prijava oddana, v preverjanju, potrebna popravka ali odobrena, in lahko gosta ciljno prosi za popravek. Spletna prijava rezervacijo označi kot „spletna prijava pripravljena“, prijava v hišo pa je mogoča šele od dneva prihoda. Zbrani podatki se neposredno prenesejo v prijavo gostov.

Kiosk deluje v brskalniku tablice z lastnim dostopom naprave, ki velja samo za tvoj hotel. Gost poišče rezervacijo s številko rezervacije in priimkom, dopolni podatke, fotografira dokument, se po želji podpiše in je prijavljen. Nato kiosk glede na nastavitev prikaže številko sobe, kodo sefa za ključe, ki si jo vnesli, ali lastno besedilo napotka. Za podatke iz spletne prijave lahko določi rok za izbris po odhodu. Česar STRYK zavestno ne počne: ne upravlja ključavnic, ne zapisuje ključnih kartic in na kiosku ne zaračunava; plačila potekajo vnaprej prek spleta ali na recepciji.