Povezava Booking.com s hotelsko programsko opremo: korak za korakom

Zakaj se povezava splača

Mnoge manjše hiše začnejo z Booking.com tako, da sobe in cene urejajo neposredno v extranetu. To dobro deluje, dokler je Booking.com edini kanal. Ko gostje rezervirajo tudi po telefonu, e-pošti ali prek lastne spletne strani, je treba vsako od teh rezervacij ročno vnesti v extranet. Če nekdo pozabi, Booking.com proda sobo, ki je že zasedena.

Z vmesnikom iz dveh zalog nastane ena. Tvoja hotelska programska oprema ve, kaj je prosto, in to sporoči Booking.com. Rezervacija prek Booking.com pride v plan zasedenosti brez pretipkavanja, z imenom gosta, obdobjem, tarifo in številom oseb. Če gost spremeni potovanje ali odpove, programska oprema uredi tudi to.

Druga pridobitev je urejanje cen. Namesto da sezonsko ceno posebej vpisuješ v extranet, na spletno stran in v program na recepciji, jo spremeni enkrat. Prav v hišah z malo osebja na recepciji je to čas, ki sicer manjka gostu.

Kaj potrebuješ pred povezavo

Tehnika je redko težava. Povezavo zavlečejo nejasne kategorije sob, preveč tarif in manjkajoči dostopi. Kdor naslednji seznam obdela vnaprej, je praviloma gotov v enem dopoldnevu.

Posebej pomembno je vprašanje, katere kategorije na Booking.com dejansko prodajaš. Če tam piše „Dvoposteljna soba Superior“, ki je v tvoji hiši sploh ni, je treba prej razjasniti, katere prave sobe stojijo za njo. Kategorija na Booking.com mora vedno ustrezati natanko eni kategoriji v tvoji hotelski programski opremi.

Tako poteka nastavitev korak za korakom

Booking.com ne sodeluje neposredno z vsako hotelsko programsko opremo, temveč prek certificiranih partnerjev za povezovanje. V extranetu zato izbereš partnerja za povezovanje, ki ti ga navede tvoj ponudnik programske opreme, in potrdi odobritev. Šele nato sme programska oprema pošiljati razpoložljivost in cene za tvojo hišo.

Nato sledi pravo delo v hotelu: preslikava. Za vsako kategorijo in vsako tarifo na Booking.com določi, katera kategorija in tarifa v tvoji programski opremi stoji za njo. Šele ko je ta preslikava popolna, naj se povezava aktivira.

Expedia, Airbnb in drugi portali

Pri Expedii odobritev poteka prek Expedia Partner Central: tam prav tako izbereš partnerja za povezovanje svoje programske opreme za razpoložljivost, cene in rezervacije, nato pa v hotelsko programsko opremo vpišete ID hotela in zahtevane podatke za povezavo. Drugi portali sledijo istemu vzorcu, le meniji se imenujejo drugače. Airbnb povežeš brez extraneta: v channel managerju se prijavite s svojim računom Airbnb, odobri povezavo in dodeli svoje enote.

Pomembno je, da ne povežeš vseh portalov v enem dnevu. Najprej poveži portal z največ prihodka, en teden opazujte, ali rezervacije, spremembe in odpovedi prihajajo pravilno, nato dodaj naslednjega. Tako ob odstopanju takoj veste, kje iskati.

Pri vsakem nadaljnjem portalu razmislite tudi, ali se splača. Vsak portal zahteva lastno provizijo, vsako dodatno tarifo pa je treba urejati in preslikati. Za mnoge manjše hiše dva dobro urejena portala in močan lasten booking engine prineseta več kot pet napol urejenih kanalov.

Tipične napake in kako se jim izognete

Večina težav po povezavi ima iste vzroke. Ne nastanejo v tehniki, temveč v navadah iz časa pred vmesnikom.

Kaj se zgodi z odpovedmi, spremembami in sporočili gostov

Če gost odpove prek Booking.com, odpoved prek channel managerja pride v hotelsko programsko opremo. Rezervacija se odpove, noči se znova sprostijo, nova zaloga pa gre na vse povezane kanale. Ali se zaračuna pristojbina za odpoved, je odvisno od pogoja, ki ga je gost sprejel ob rezervaciji; kdo jo zaračuna, pa od tega, ali plačilo obdela Booking.com ali tvoja hiša.

Spremembe, kot sta drugo obdobje ali drugo število oseb, se uporabijo na obstoječi rezervaciji, dokler gost še ni prispel. Stare noči se sprostijo, nove zasedejo. Če za novo obdobje ni ustrezne proste sobe, programska oprema tega ne sme tiho prezreti; dober channel manager sporoči spor, da v hotelu nekdo odloči.

Sporočila gostov s portala naj ne pristanejo v drugem predalu, temveč pri rezervaciji, h kateri sodijo. Tako recepcija ob prihodu vidi, da je gost spraševal po parkirnem mestu ali poznem prihodu, ne da bi pogledala v extranet.

Tako povezavo reši STRYK

Poveži Booking.com, Expedijo, Airbnb in druge portale s STRYK. Cene in razpoložljivost urejaj na enem mestu, rezervacije s portalov pa v koledarju. Pod »Kanali« vidiš portale, potrjene za tvojo nastanitev, vsakega z jasnim statusom: ni povezan, neaktiven, aktiven ali prekinjen. En klik odpre nastavitev: vnesi ID nastanitve iz ekstraneta, preizkusi povezavo, dodeli sobe in cene, shranite. Nova povezava se najprej shrani kot neaktivna. Aktivirate jo lahko šele, ko STRYK ne najde odprtih točk, na primer manjkajoče cene, manjkajočih pogojev odpovedi ali nepopolne dodelitve. Pogovorno okno vodi neposredno do ekstraneta.

Ureja se le na enem mestu: kategorije, fotografije in oprema pri sobah, tarife, odpovedni pogoji, minimalno bivanje ter zapore prihoda in odhoda pod „Cene“, tam tudi izbirni pribitek po kanalu. Razpoložljivost nastane iz rezervacij in zapor sob. Vsaka sprememba gre na povezane portale, poleg tega STRYK enkrat na dan uskladi celotno stanje. Ob povezavi lahko obstoječe prihodnje rezervacije s portala enkrat naloži.

Rezervacije, spremembe in odpovedi s portalov pridejo v plan zasedenosti in spremenijo isto zalogo kot rezervacija na recepciji ali prek tvojega lastnega booking engina. Če STRYK za rezervacijo s portala ne najde proste ustrezne sobe, je ne postavi v zasedeno sobo, temveč jo prikaže kot obvestilo o uskladitvi v razjasnitev. Sporočila s portala se prikažejo pri rezervaciji pod „Gostje → Sporočila“. Katero povezavo s portalom lahko uporablja tvoja hiša, potrdimo po preslikavi in celovitem testu povezave; tvoje pogodbe in provizije s portali ostanejo pri tebi.