Stručne
Wechsle PMS und Channel Manager zu einem festen Stichtag und lass zu jedem Zeitpunkt genau ein System die Verfügbarkeit an die Portale melden. Die Reihenfolge: Zuordnung und Daten vorbereiten, am Stichtag das alte System vom Portal trennen, das neue verbinden und die Verfügbarkeit im Extranet gegen den Belegungsplan prüfen. Buchungen aus der Lücke trägst du als Delta nach.
Hlavné body stručne
- Ein Wechsel von PMS und Channel Manager hat einen Stichtag, an dem die Portalverbindung vom alten auf das neue System wechselt.
- Zu jedem Zeitpunkt meldet genau ein System Verfügbarkeit; sonst kann jede Meldung die andere überschreiben.
- Die Vorarbeit liegt in den Wochen davor: Portalzugänge klären, Zimmerarten und Tarife zuordnen, Preise und Sperren als Sollwerte festhalten.
- Nach der Umschaltung vergleichst du eine Woche lang jeden Morgen Extranet und Belegungsplan, bevor du dem neuen Aufbau vertraust.
Drei Wechselfälle und was sich jeweils ändert
Ein Channel Manager ist eine Software, die Verfügbarkeit, Preise und Buchungsregeln eines Hotels an Buchungsportale überträgt und Portalbuchungen zurück ins PMS liefert. Beim Wechsel zählt, welche der beiden Verbindungen du neu aufbaust: die zwischen PMS und Channel Manager, die zwischen Channel Manager und Portal, oder beide.
Der Aufwand und das Risiko unterscheiden sich je nach Fall. Prüfe zuerst, in welcher Zeile dein Haus steht, bevor du Termine festlegst.
| Fall | Neu aufzubauen | Typisches Risiko |
|---|---|---|
| Neues PMS, Channel Manager im selben System | Zuordnung der Zimmerarten und Tarife, Portalverbindung | Lücke zwischen alter und neuer Portalverbindung |
| Neues PMS, bisheriger Channel Manager bleibt | Schnittstelle zwischen Channel Manager und neuem PMS | Altes und neues PMS melden kurz gleichzeitig Bestand |
| Neuer Channel Manager, PMS bleibt | Zuordnung, Portalverbindung, Schnittstelle zum PMS | Portal sieht zwei Verbindungen oder keine |
Immer nur ein System meldet Verfügbarkeit
Beim Wechsel darf zu jedem Zeitpunkt nur ein System die Verfügbarkeit an die Portale melden. Dafür legst du schriftlich fest, welches System bis wann maßgeblich ist.
Melden altes und neues System gleichzeitig Bestand, kann jede Meldung die andere überschreiben. Ein Beispiel: Im alten Plan ist Zimmer 12 noch frei, im neuen schon belegt, weil die Buchung vom Vormittag nur dort steht. Meldet das alte System zuletzt, verkauft das Portal Zimmer 12 ein zweites Mal.
Deshalb gibt es keinen Zeitraum, in dem beide Systeme zugleich mit dem Portal verbunden sind. Warum ein längerer Parallelbetrieb selten hilft, beschreibt der Artikel zu den Risiken des Parallelbetriebs.
Sieben Schritte von sechs Wochen vorher bis zur Woche danach
Der Stichtag ist der Tag, an dem die Portalverbindung vom alten auf das neue System wechselt. Wähle dafür einen Tag mit wenigen Anreisen und einer Rezeption, die den ganzen Tag besetzt ist. Das Hotel Nordlicht nimmt Dienstag, den 2. März 2027, weil dann nur 3 Anreisen anstehen.
Die Schritte gelten für alle drei Wechselfälle. Wo sich ein Fall unterscheidet, steht es im Schritt.
Reihenfolge für den Wechsel von PMS und Channel Manager
Sechs Wochen vorher: Portale und Verträge klären
Sammle Zugangsdaten und Rechte für jedes Extranet. Frage den alten Anbieter nach Kündigungsfrist und Datum, bis zu dem er die Verbindung hält, und jedes Portal, wie es den Wechsel der Verbindung abwickelt.
Vier Wochen vorher: Zimmerarten und Tarife auflisten
Notiere je Portal jede verkaufte Zimmerart und jeden Tarif und ordne jeden Eintrag genau einer Kategorie und einem Tarif im neuen PMS zu. Wie das geht, steht im Artikel zum Channel Mapping.
Drei Wochen vorher: Kategorien und Tarife im neuen PMS anlegen
Lege Kategorien, Zimmer, Tarife und Stornobedingungen an und mache einen Probeimport. Die Vorbereitung der Daten beschreibt der Artikel zur Excel-Datenübernahme.
Eine Woche vorher: Sollwerte festhalten
Halte je Portal Preise für drei Stichtage, Mindestaufenthalt, Anreisesperren und Stornobedingungen fest. Du vergleichst später gegen diese Liste.
Am Vorabend: Schreibstopp und Export
Ab der festgelegten Uhrzeit bucht im alten System niemand mehr. Den Stundenplan dafür zeigt der Umstellungstag.
Am Stichtag: Verbindung wechseln
Trenne zuerst die Verbindung des alten Systems, aktiviere danach die des neuen und prüfe die Verfügbarkeit im Extranet. Diese Reihenfolge änderst du nicht.
Eine Woche danach: täglich vergleichen
Gleiche jeden Morgen die Buchungsliste jedes Extranets mit dem Belegungsplan ab, bis sieben Tage ohne Abweichung vergangen sind.
Der Stichtag am Portal: Lücke, Delta und Verfügbarkeitsprüfung
Die Lücke ist der Zeitraum zwischen dem Trennen des alten Systems und der ersten erfolgreichen Bestandsmeldung des neuen. In dieser Zeit stimmt der Bestand im Extranet nur zufällig. Frage jedes Portal vorab, ob du den Verkauf für diese Zeit sperren kannst und wer ihn wieder öffnet.
Das Delta ist die Menge der Buchungen, Änderungen und Stornos, die in der Lücke oder kurz davor beim alten System ankamen. Lies sie aus der Buchungsliste des Extranets und aus dem Posteingang des alten Systems und trage jeden Vorgang im neuen Belegungsplan nach, mit Prüfung der Verfügbarkeit der Kategorie.
Danach vergleiche je Kategorie und Portal den Bestand für die nächsten 14 Tage und für deine Hauptreisetage. Änder dabei nie direkt im Extranet. Korrigiere im neuen System und warte die nächste Meldung ab.
| Kategorie | Frei im Belegungsplan | Portal A | Portal B | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| Einzelzimmer | 1 | 1 | 1 | stimmt |
| Doppelzimmer Standard | 3 | 3 | 3 | stimmt |
| Doppelzimmer Superior | 2 | 2 | 3 | Portal B prüfen |
| Familienzimmer | 0 | 0 | 0 | stimmt |
Die erste Woche nach der Umschaltung
In der ersten Woche prüfst du jeden Morgen vor dem Frühstück, ob Portale und Belegungsplan übereinstimmen. Im Hotel Nordlicht übernimmt das der Frühdienst ab 6:30 Uhr, bevor die ersten Gäste zum Frühstück kommen, und meldet Abweichungen der Inhaberin.
Bei einer Abweichung prüfst du zuerst den Bestand im neuen System, dann die Zuordnung der Zimmerart und wartest danach die nächste Meldung ab. Entsteht trotz allem eine Überbuchung, hilft die Aufarbeitung im Artikel zum Überbuchungsfall.
Tägliche Kontrolle in den sieben Tagen nach dem Stichtag
- Neue Portalbuchungen stehen im Belegungsplan, in der richtigen Kategorie und mit dem richtigen Tarif.
- Der Bestand je Kategorie stimmt für die nächsten 14 Tage in jedem Extranet.
- Preise der drei festgehaltenen Stichtage stimmen mit dem Preiskalender überein.
- Mindestaufenthalt und Anreisesperren sind je Portal wie in der Sollliste gesetzt.
- Eine Änderung oder Stornierung vom Portal erscheint im Belegungsplan.
- Das Team ändert Preise und Bestand nur im neuen System, nie im Extranet.
- Das alte System ist vom Portal getrennt und für Rückfragen lesbar.
Typische Fehler beim gleichzeitigen Wechsel
Fehler entstehen typischerweise am Stichtag und in den Tagen danach, weil dort mehrere Systeme und mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Die Tabelle nennt fünf Fälle mit Folge und Gegenmaßnahme.
| Fehler | Folge | Vorbeugung |
|---|---|---|
| Neue Verbindung aktiviert, bevor die alte getrennt ist | Beide Systeme melden Bestand | Trennen vor Aktivieren, Reihenfolge schriftlich festhalten |
| Zimmerart keiner Kategorie zugeordnet | Portal zeigt falschen Bestand für diese Zimmerart | Zuordnung vorab je Portal zeilenweise prüfen |
| Delta nicht nachgetragen | Zimmer im neuen Plan frei, obwohl vergeben | Extranet-Buchungsliste und Posteingang am Stichtag abgleichen |
| Preis im Extranet von Hand geändert | Nächste Meldung überschreibt die Änderung | Preise nur im neuen System ändern |
| Zugangsdaten fehlen am Stichtag | Verbindung lässt sich nicht aktivieren | Zugänge sechs Wochen vorher testen |
Doppelte Sender beim Wechsel vermeiden
Kläre vor dem Umschalten, welches System Preise und Verfügbarkeit an den jeweiligen Kanal sendet. Die bloße Anzeige einer Verbindung sagt noch nicht, dass alle Zuordnungen und Übertragungen bestätigt sind.
| Prüfpunkt | Im Produkt zeigen lassen | Erkennbares Ergebnis |
|---|---|---|
| Zuordnung | Zimmerkategorien und Raten je Verbindung abgleichen. | Jede relevante Rate und Kategorie hat eine nachvollziehbare Zuordnung. |
| Umschaltung | Den letzten Sendestand des alten und den ersten bestätigten Stand des neuen Systems festhalten. | Es gibt einen verantwortlichen Sender pro Verbindung und keine ungeklärte Parallelsteuerung. |
| Nachlauf | Neue Buchungen und Änderungen mit den bestätigten Kanalständen abstimmen. | Fehlende Übertragungen haben einen Zuständigen und bleiben bis zur Klärung sichtbar. |
Časté otázky
Kann ich PMS und Channel Manager am selben Tag wechseln?
Ja, mit einem gemeinsamen Stichtag und einer klaren Reihenfolge. Zwei getrennte Stichtage verteilen das Risiko, brauchen aber zwei Umstellungen und zwei Phasen, in denen Zuordnung und Bestand geprüft werden müssen. Welche Variante passt, hängt von Personal und Saison ab.
Soll ich den Verkauf auf den Portalen während der Umschaltung sperren?
Ja, wenn das Portal eine Sperre zulässt und du jemanden benennst, der sie wieder öffnet. So kommen in der Lücke keine Buchungen an, die nirgends landen. Frage jedes Portal vorab, wie die Sperre gesetzt und aufgehoben wird.
Gehen Portalbuchungen beim Wechsel verloren?
Nein, wenn du zukünftige Buchungen importierst und das Delta nachtragen. Der Artikel zur Übernahme zukünftiger Buchungen beschreibt den Abgleich der Summen. Zusätzlich prüfst du die Buchungsliste jedes Extranets gegen den Belegungsplan.
Wie viele Zimmerarten und Tarife muss ich zuordnen?
Jede Zimmerart und jeden Tarif, den du auf einem Portal verkaufst, ordne genau einer Kategorie und einem Tarif im PMS zu. Hat das Hotel Nordlicht zwei Portale mit je vier Zimmerarten und zwei Tarifen, ergibt das je Portal 4 × 2 = 8 Kombinationen aus Zimmerart und Tarif, für beide Portale also 16 Zeilen in der Zuordnungsliste.
Was tue ich, wenn nach dem Wechsel doch eine Überbuchung auftritt?
Änder zuerst den Bestand im neuen System, damit keine weitere Buchung hinzukommt, und kläre die Ursache anhand der Tabelle der typischen Fehler. Den Umgang mit dem betroffenen Gast und dem Portal beschreibt die Aufarbeitung eines Überbuchungsfalls.
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