Controlling pentru hoteluri mici
Controlling hotel: cinci indicatori lunari pentru un hotel cu 24 de camere
Grad de ocupare, ADR, RevPAR, venituri pe departamente și poziții deschise, cu formulă și exemplu de calcul. Datele vin din rapoartele și exporturile pe care STRYK le livrează pentru fiecare departament.
- Lista rezervărilor pe lună, ca CSV sau XLSX
- Rapoarte și export în PDF, Excel și CSV
- Facturile emise rămân neschimbate
Pe scurt
Controllingul pentru un hotel mic se bazează pe cinci indicatori lunari: grad de ocupare, ADR, RevPAR, venituri pe departamente și poziții deschise. Îi calculează din datele despre rezervări și facturi, pe care STRYK le livrează ca raport sau export în PDF, Excel și CSV. Costuri: tarif de bază lunar plus suma pe cameră, test de 14 zile.
Actualizat
Unde se blochează cifrele lunare în hotelurile mici
Cine întocmește singur raportul lunar rareori greșește la formule. Problema este datele din mai multe surse și cifrele pe care fiecare le numără diferit.
- Azi
Raportul lunar se face în a treia zi lucrătoare, într-un fișier Excel. Rezervările din programul de recepție, veniturile din contabilitate și, între ele, cinci foi pe care nu le înțelege nimeni în afară de autor.
Cu STRYKRezervările, facturile și plățile sunt într-un singur sistem. Filtrează lista de rezervări pe lună, exportă-o ca CSV sau XLSX și calculează cele cinci cifre într-un șablon fix.
Citește mai mult - Azi
Proprietara spune 74 % grad de ocupare, asociatul 70 %. Amândoi au dreptate, doar că unul nu numără camerele aflate în renovare, iar celălalt le numără pe toate cele 24.
Cu STRYKFormulele de pe această pagină stabilesc ce intră la numitor. Camerele blocate le înregistrezi ca blocare de cameră, astfel încât perioada să rămână verificabilă.
Citește mai mult - Azi
Familia proprietarilor primește în fiecare lună alt tablou: uneori o fotografie a tabelului, alteori un e-mail cu trei cifre. Compararea cu luna precedentă se face doar din memorie.
Cu STRYKÎn fiecare lună trimite aceleași cinci cifre, în aceeași ordine, ca fișier Excel sau PDF. Bugetul îl ții alături, într-un tabel propriu.
Citește mai mult
Închiderea lunară la hotelul Nordlicht
Să presupunem că proprietara hotelului Nordlicht, cu 24 de camere, închide septembrie în a doua zi lucrătoare a lunii octombrie. Recepția din tura de dimineață o sprijină.
Închiderea curată a ultimei zile
Întâi recepția închide 30 septembrie. Felul în care închiderea zilei arată plecările restante și ciornele este descris pe pagina proprie.
Filtrarea listei de rezervări pe lună
Proprietara setează filtrul pe sejururile din septembrie și exportă lista ca CSV. În Excel are acum un rând pentru fiecare rezervare, cu care continuă calculul.
Calculul gradului de ocupare, ADR și RevPAR
Trece în șablon nopțile disponibile și cele vândute. Camera 11 a fost blocată șase zile, deci la numitor stau 714 nopți în loc de 720. Rezultatul: 70,0 % grad de ocupare.
Transferul veniturilor pe departamente
Cazarea, micul dejun și barul le ia din rapoartele departamentelor. Recepția emite înainte ultimele ciorne de facturi, pentru că facturile emise nu mai pot fi modificate. Suma nu se mai schimbă după aceea.
Verificarea pozițiilor deschise la data de referință
Patru facturi din 30 septembrie sunt încă neplătite. La reconcilierea bancară proprietara alocă plățile intrate, apoi predă lista recepției pentru urmărirea plăților.
Raport pentru proprietari și contabil
Cele cinci cifre merg ca fișier Excel familiei proprietarilor. Datele pentru contabilitate urmează prin predarea către consultantul fiscal.
De unde vin cifrele în STRYK
STRYK livrează datele brute pentru cei cinci indicatori. Cum calculează din ele, arată tabelul de pe această pagină.
Rapoarte pe departamente
Fiecare departament, de la rezervări până la contabilitate, livrează rapoarte în PDF, Excel și CSV. Fișierul Excel îl folosești în șablonul propriu, iar PDF-ul pentru discuția cu proprietarii.
Citește mai multLista de rezervări cu export
Lista de rezervări se poate restrânge la o lună prin filtre pe coloane și se poate exporta ca CSV sau XLSX. Din ea numără nopțile vândute.
Citește mai multVenit lunar care nu se mai mută
Facturile emise nu le mai modifică nimeni. O corecție apare ca storno sau notă de credit în luna în care se produce, astfel încât septembrie raportat rămâne cum a fost.
Citește mai multRoluri și jurnal de activitate
Proprietara îi acordă recepției doar drepturile necesare. Jurnalul de activitate arată cine a modificat ce, atunci când o cifră este pusă la îndoială.
Citește mai mult
Cinci indicatori lunari pentru 24 de camere
Valorile sunt un exemplu: hotelul Nordlicht în septembrie, cu 30 de zile. Veniturile sunt considerate nete.
| Indicator | Cum se calculează | Hotel Nordlicht, septembrie |
|---|---|---|
| Grad de ocupare | Nopțile vândute împărțite la nopțile disponibile, înmulțit cu 100. Disponibile sunt camerele înmulțit cu zilele, fără zilele de blocare. | 500 de nopți vândute din 714 disponibile (24 ori 30, minus 6 zile de blocare) dau 70,0 %. |
| ADR (tarif mediu) | Venitul din cazare împărțit la nopțile vândute. Micul dejun și taxa hotelieră nu intră în calcul. | 47.500 € venit din cazare împărțit la 500 de nopți dau 95,00 €. |
| RevPAR (venit pe cameră disponibilă) | Venitul din cazare împărțit la nopțile disponibile. Rezultatul este același cu ADR înmulțit cu gradul de ocupare. | 47.500 € împărțit la 714 nopți dau 66,53 €. Verificare: 95,00 înmulțit cu 0,700 dă tot 66,53. |
| Venit pe departamente | Venituri nete separat pe departamente, fără elemente de trecere, cum este taxa hotelieră. | Cazare 47.500 €, mic dejun 7.000 €, bar și minibar 2.300 €, în total 56.800 €. |
| Poziții deschise | Suma facturilor emise, neplătite la data de referință, și numărul lor. | Patru facturi în total 3.120 € la 30 septembrie. |
Un preț care crește odată cu unitatea ta
Rapoartele, exportul și jurnalul de activitate fac parte din produsul de bază. Prețul depinde de numărul de camere, utilizatorii suplimentari nu costă nimic în plus.
Prețuri în detaliu59 EUR taxa de bază + 6 EUR pe cameră sau unitate pe lună
Exemplu cu 24 camere203 EURpe lună
- 14 zile de probă gratuită
- Fără taxă de configurare
- Însoțire personală la pornire
Net, facturare anuală. În primul an de contract, reducere de 20% la taxa de bază.
Lista de verificare a închiderii lunare pentru hoteluri mici
Parcurge acești cinci pași în fiecare lună, în aceeași ordine. Cu timpul închiderea durează mai puțin, pentru că nu mai trebuie decis nimic din nou.
Închide ultima zi
Verifică că nu există plecare fără check-out și nicio ciornă de factură din lună. Abia atunci luna poate fi numărată.
Exportă lista de rezervări
Filtrează pe lună și exportă ca CSV sau XLSX. Salvează fișierul sub un nume fix, de exemplu cu anul și luna.
Calculează cele cinci cifre
Treci nopțile și veniturile în șablon și verifică RevPAR față de ADR înmulțit cu gradul de ocupare. Dacă rezultatul nu se potrivește, un calcul este greșit.
Confruntați cu facturile și banca
Venitul din cazare din șablon trebuie să corespundă facturilor emise. Pozițiile deschise le luați la data de referință, nu la data analizei.
Trimite raportul și predă datele
Trimite proprietarilor cele cinci cifre, cu luna precedentă și aceeași lună din anul trecut. Consultantul fiscal primește datele prin predarea lunară.
Întrebări frecvente
Cum calculez RevPAR într-un hotel mic?
RevPAR este venitul din cazare împărțit la nopțile disponibile ale lunii. La hotelul Nordlicht înseamnă 47.500 € împărțit la 714 nopți, adică 66,53 €. Pentru control, înmulțiți ADR cu gradul de ocupare scris ca zecimal.
Camerele blocate intră în gradul de ocupare?
Depinde de regula pe care o stabilești cu proprietarii. În exemplu nu numărăm zilele blocate, pentru că pe ele camera nu era de vânzare. Notează regula o dată, în scris, și aplică-o la fel în fiecare lună.
De ce micul dejun și taxa hotelieră nu intră în ADR?
Pentru că ADR trebuie să măsoare prețul camerei. Micul dejun este venitul altui departament, iar taxa hotelieră se transferă localității. Dacă le adaugi, ADR crește fără ca vreo cameră să fi fost vândută mai scump.
Ce trebuie să conțină un raport lunar pentru proprietari?
Cinci cifre sunt suficiente: grad de ocupare, ADR, RevPAR, venituri pe departamente și poziții deschise. Arată fiecare cifră cu luna precedentă și cu aceeași lună din anul trecut, iar formulele le scrii o singură dată. Bugetul și compararea plan-realizat le ții alături, într-un tabel propriu.
Cum analizez mai multe hoteluri împreună?
Într-un registru comun. Fiecare hotel vede în STRYK doar datele sale, de aceea exportă cele cinci cifre pentru fiecare unitate și le unificați în șablon. Detalii găsește pe pagina Software pentru mai multe unități de cazare.
Calculez indicatorii lunari cu venitul brut sau cu cel net?
Cu venitul net, adică fără TVA. Altfel, cote diferite de TVA pentru cazare și micul dejun ar deforma cifrele. Mai important decât alegerea este să calculezi la fel în fiecare lună și să o menționați în raport.
Recalculează o lună a hotelului tău
Trimite-ne numărul de camere și registrul în care calculezi astăzi. În testul de 14 zile exportă o lună din lista de rezervări și verifică dacă cele cinci cifre se potrivesc.