Hotelrechnung aufteilen: Firma zahlt das Zimmer, Gast zahlt die Extras

Was es heißt, eine Hotelrechnung aufzuteilen

Eine aufgeteilte Hotelrechnung ist ein Aufenthalt, dessen Posten auf zwei oder mehr Rechnungen verteilt sind, weil verschiedene Personen oder Unternehmen zahlen. Der Gast bleibt ein Gast mit einer Buchung. Nur die Abrechnung läuft getrennt.

Typisch ist das bei Dienstreisen. Die Firma übernimmt, was sie vorab zugesagt hat. Alles andere zahlt der Gast selbst, meist am Empfang beim Check-out. Dieselbe Aufteilung gibt es bei Seminargästen, bei Reisebüros als Zahler und bei Familien, in denen eine Person die Zimmer und die anderen das Essen zahlen.

Wie das Konto eines Aufenthalts aufgebaut ist, steht im Ratgeber zum Folio und Zimmerkonto. Hier geht es um den Ablauf, der aus diesem Konto zwei saubere Rechnungen macht.

Vor der Anreise klären, wer was zahlt

Die Aufteilung gelingt, wenn Hotel, Firma und Gast vor der Anreise festhalten, welche Posten die Firma übernimmt. Wer das erst beim Check-out erledigt, sortiert Posten unter Zeitdruck, während Gäste in der Schlange stehen.

Halte die Absprache schriftlich fest, am besten in der Buchungsbestätigung an die Firma. Eine E-Mail mit der Liste genügt. Sie schützt beide Seiten, wenn die Firma später einen Posten bestreitet.

Der Ablauf in sechs Schritten

Eine Aufteilung läuft vom Eingang der Buchung bis zur Zahlung durch. Jeder Schritt hat eine Handlung und ein sichtbares Ergebnis, damit am Abreisetag nichts offen ist.

Beispiel: zwei Nächte im Einzelzimmer

Im Hotel Nordlicht bucht die Anlagenbau Muster GmbH für einen Monteur ein Einzelzimmer, zwei Nächte, Montag bis Mittwoch. Die Firma übernimmt Übernachtung mit Frühstück und die Ortstaxe. Der Monteur zahlt seine Extras selbst.

Dieser Aufbau lässt sich auf dein Haus übertragen. Die Tabelle zeigt, wie die Posten auf die zwei Rechnungen fallen.

Pflichtangaben auf der Firmenrechnung

Die Firmenrechnung muss den Leistungsempfänger vollständig nennen. In Deutschland verlangt § 14 Abs. 4 Ziffer 1 UStG den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger. In Österreich nennt § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994 Name und Anschrift beider Seiten. Bei Rechnungen über 10.000 € kommt die UID des Empfängers hinzu. Ausnahme sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € in Deutschland (§ 33 UStDV) und bis 400 € in Österreich (§ 11 Abs. 6 UStG 1994). Sie kommen ohne Empfänger aus, viele Firmen verlangen ihren Namen für die Reisekostenabrechnung aber trotzdem.

Für den Betrieb zählt die Praxis: Die Firma bucht nach dieser Rechnung ihre Reisekosten und prüft ihren Vorsteuerabzug. Ein falsch geschriebener Firmenname oder eine fehlende Anschrift schickt die Rechnung zurück. Trenne außerdem die Steuersätze. In Deutschland gelten 7 % für die Übernachtung und für Frühstücksspeisen, 19 % für Getränke (Stand 2026, § 12 Abs. 2 Nr. 11 und 15 UStG). In Österreich gelten 10 % für die Beherbergung samt ortsüblichem Frühstück, wenn es im Preis enthalten ist (§ 10 Abs. 2 Z 3 lit. c UStG 1994). Die steuerliche Behandlung beim Empfänger klärt dessen Steuerberatung.

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Streit entsteht an wenigen Stellen. Die Tabelle nennt sie mit der Gegenmaßnahme, die du vor dem Check-out triffst.