Hotel eröffnen: Checkliste für die letzten 120 Tage

Der Zeitplan in vier Etappen

Eine Eröffnungscheckliste ist eine nach Fristen geordnete Liste der Aufgaben, die vor dem ersten Gast erledigt sein müssen. Der Stichtag ist der geplante Anreisetag des ersten Gastes, nicht die offizielle Eröffnungsfeier.

Die Tabelle gibt den Rahmen. Die Etappen sind ein Vorschlag aus der Praxis. Hat dein Haus einen Umbau, beginne früher, denn Bauarbeiten und Abnahmen bestimmen dann den Takt.

Genehmigungen und Anmeldungen klären

Die Gewerbeanmeldung ist die Anzeige bei der Gewerbebehörde, mit der du die Beherbergung an einem Standort aufnimmst. In Österreich sind das die Bezirkshauptmannschaft, der Magistrat oder das magistratische Bezirksamt. Die Betriebsanlagengenehmigung muss bei der Anmeldung noch nicht vorliegen, der Betrieb darf ohne sie aber nicht beginnen (WKO, Seitenstand März 2024).

Für das Gastgewerbe verlangt Österreich in der Regel einen Befähigungsnachweis. Beherbergung mit höchstens zehn Betten und Frühstück zählt zu den freien Gewerben. Auch dann bleibt die Anmeldung Pflicht. Übernimm eine bereits genehmigte Anlage derselben Betriebsart, brauchst du keinen neuen Antrag, Änderungen und Erweiterungen meldest du aber.

In Deutschland regeln Gewerbeamt, Bauaufsicht und Gaststättenrecht der Länder den Start. Welche Erlaubnis dein Haus braucht, hängt vom Bundesland ab, vom Angebot (Beherbergung, Restaurant, Alkoholausschank) und vom Gebäude. Frage Gewerbeamt und Bauaufsicht deiner Stadt früh nach einem Gesprächstermin.

Serviert dein Haus Frühstück, melde die Betriebsstätte als Lebensmittelbetrieb bei der zuständigen Behörde an. Das verlangt die EU-Verordnung 852/2004, Artikel 6 Absatz 2. Form und Zuständigkeit legt die Behörde vor Ort fest.

Meldewesen und Ortstaxe vor dem ersten Gast

Das Gästeverzeichnis ist das Register, in dem ein österreichischer Beherbergungsbetrieb seine Gäste führt. Du führst es elektronisch oder als signierte Blattsammlung. Die Meldebehörde stempelt dafür das Deckblatt ab (WKO, Seitenstand 1. Oktober 2026). Kläre das vor der Eröffnung, damit am Anreisetag kein Papier fehlt.

In Deutschland füllen ausländische Gäste einen besonderen Meldeschein aus. Den Meldeschein bewahrst du ab dem Abreisetag ein Jahr auf (Bundesmeldegesetz, § 30, Stand Oktober 2026). Welche Gäste ihn ausfüllen müssen, prüfe im aktuellen Gesetzestext.

Die Ortstaxe ist eine Abgabe der Gemeinde pro Gast und Nacht, die der Betrieb einhebt und abführt. In Deutschland heißt sie je nach Ort Kurtaxe, Gästebeitrag oder Übernachtungsteuer. Höhe, Befreiungen und Termine legt deine Gemeinde fest. Lass dir diese Angaben schriftlich geben und hinterlege sie im System.

Zimmer, Preise und Systeme einrichten

Ein Hotelsystem für den Start besteht aus Zimmerverwaltung, Belegungsplan, Preisen, Rechnungen und Buchungsseite. Richte es 90 bis 61 Tage vor Anreise ein, damit der Probelauf mit echten Daten möglich ist.

Beginne mit den Zimmern. Das Hotel Nordlicht hat 24 Zimmer in vier Kategorien. Jedes Zimmer bekommt Nummer, Kategorie, Belegung und Zusatzbett. Danach folgen Tarife mit Stornobedingungen und Zahlungsregel, dann die Ortstaxe. Ein Preis, den niemand nachrechnet, wird am zweiten Tag zur Reklamation.

Plane die Buchungswege in der Reihenfolge ihres Aufwands: Telefon und E-Mail laufen sofort, die eigene Buchungsseite braucht Fotos, Texte und Zahlungsanbindung, Buchungsportale brauchen Verträge, Freischaltung und einen Verbindungstest. Rechne bei Portalen mit Wochen, nicht mit Tagen.

Team, Einkauf und Verträge vorbereiten

Der Dienstplan für die ersten vier Wochen steht 31 Tage vor Anreise. Das Hotel Nordlicht plant dafür Rezeption im Früh- und Spätdienst, eine Hausdame mit zwei Reinigungskräften und eine Vertretung für Wochenenden. Wer Personal einstellt, meldet es vor Arbeitsbeginn bei der Sozialversicherung an. Ablauf und Fristen klärst du mit deiner Steuerberatung oder Lohnverrechnung.

Schule das Team an deinen echten Daten. Reinigungskräfte üben den Zimmerstatus, die Rezeption bucht ein Zimmer von der Anfrage bis zum Check-out durch. Wer das einmal selbst gemacht hat, fragt am ersten Tag weniger.

Der Einkauf folgt dem Leistungsangebot: Wäsche, Reinigungsmittel, Frühstückswaren, Schlüssel, Drucker und Papier für die Rezeption. Frage Lieferanten nach Lieferzeiten, denn Matratzen und Möbel dauern oft länger als geplant. Vereinbare mit der Steuerberatung, in welchem Format Belege und Buchungen monatlich übergeben werden.

Die letzte Woche: Probelauf statt neue Aufgaben

Ein Probelauf ist ein Durchgang, der eine Gästereise vom Buchungseingang bis zur bezahlten Rechnung mit echten Rollen und echten Uhrzeiten nachspielt. Plane ihn sieben bis drei Tage vor Anreise, damit Zeit für Korrekturen bleibt.

Spiele je einen Fall pro Buchungsweg durch: Telefonbuchung, Buchung über die eigene Seite, Portalbuchung, Stornierung, Verlängerung. Prüfe bei jedem Fall, ob die Buchung im Belegungsplan erscheint, ob die Rechnung stimmt und ob die Ortstaxe ausgewiesen ist.