W skrócie
Excel-Daten lassen sich in eine Hotelsoftware importieren, wenn du drei getrennte Tabellen vorbereitest: Zimmer, Gäste und Buchungen. Jede Zeile braucht eine eindeutige Kennung, Datumsfelder müssen echte Datumswerte sein, und Zimmernamen müssen überall gleich geschrieben stehen. Übernimm nur künftige Buchungen und aktuelle Gäste, prüfe die Datei in einem Probeimport und gleiche das Ergebnis vor dem Stichtag Zeile für Zeile ab.
Najważniejsze informacje w skrócie
- Drei Tabellen statt einer Sammeldatei: Zimmer, Gäste und Buchungen werden getrennt aufbereitet und über Kennungen verknüpft.
- Die meisten Importfehler entstehen durch Datumsangaben als Text, abweichende Zimmerbezeichnungen und doppelte Gäste.
- Übernimm nur künftige Buchungen und Gäste mit Bezug zum Haus; alte Jahrgänge bleiben als Archivdatei erhalten.
- Ein Probeimport mit anschließendem Abgleich gegen den alten Plan zeigt Fehler, solange der Betrieb noch in Excel läuft.
Zimmer, Gäste und Buchungen in drei Tabellen trennen
Eine Importdatei ist eine Tabelle, deren Spalten und Zeilen eine Hotelsoftware Feld für Feld in ihre Datensätze übersetzt. Sie funktioniert nur, wenn jede Spalte genau eine Art von Information enthält und jede Zeile genau einen Datensatz beschreibt.
Ein typischer Excel-Belegungsplan verletzt beides. Er zeigt Zimmer in Zeilen, Tage in Spalten und den Gästenamen samt Notiz in einer Zelle. Für den Import taugt dieses Raster nicht, weil die Software daraus weder Anreise noch Abreise noch Gast ablesen kann.
Zerlege den Plan deshalb in drei Tabellen. Die Zimmertabelle beschreibt, was du verkaufst. Die Gästetabelle beschreibt, wer bei dir war oder gebucht hat. Die Buchungstabelle verbindet beides mit Datum, Preis und Status. Bereite die Tabellen in dieser Reihenfolge vor, denn Buchungen verweisen auf Zimmer und Gäste.
Zimmertabelle: eine Zeile pro verkaufbarem Zimmer
Die Zimmertabelle legt fest, welche Zimmer die Software kennt und zu welcher Kategorie sie gehören. Sie hat die wenigsten Zeilen und trägt doch die ganze Buchungstabelle, weil jede Buchung auf sie zeigt.
Im Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern in vier Kategorien hat die Tabelle 24 Zeilen. Entscheidend ist, dass die Bezeichnung eines Zimmers überall dieselbe ist. Steht im alten Plan einmal „204“, einmal „Zi 204“ und einmal „DZ Sup. 204“, findet die Software drei verschiedene Zimmer oder keines.
| Spalte | Beispiel | Regel |
|---|---|---|
| Zimmernummer | 204 | Als Text formatieren, eine Schreibweise im ganzen Haus |
| Kategorie | Doppelzimmer Superior | Genau vier Schreibweisen im Hotel Nordlicht, keine Abkürzungen |
| Standardbelegung | 2 | Zahl der Personen, für die das Zimmer ausgelegt ist |
| Zusatzbett möglich | ja | Immer „ja“ oder „nein“, nie leer |
| Etage | 2 | Nur, wenn dein Housekeeping danach plant |
| Interne Notiz | Balkon, Südseite | Freitext, nicht für Zahlen oder Daten verwenden |
Gästetabelle: Dubletten entfernen, Felder trennen
Die Gästetabelle enthält pro Person eine Zeile mit Name, Anschrift und Kontaktdaten. Sie wächst in Excel über Jahre und enthält deshalb fast immer Dubletten, vermischte Felder und Einträge ohne jeden Bezug zum aktuellen Betrieb.
Beginne mit der Auswahl. Übernimm Gäste, die künftig anreisen, und Stammgäste mit Aufenthalt in den letzten zwei bis drei Jahren. Wer nur einmal vor zehn Jahren Gast war, bleibt in der Archivdatei. Der Datenbestand im neuen System bleibt dadurch überschaubar, und deine Rezeption findet Gäste schneller.
Trenne danach Felder, die in Excel zusammenstehen. „Müller Hans, Hauptstr. 4, 5020 Salzburg“ in einer Zelle muss in Nachname, Vorname, Straße, Postleitzahl und Ort zerfallen. Dafür eignet sich die Funktion „Text in Spalten“ im Menü Daten.
| Problem | So erkennst du es | Behebung |
|---|---|---|
| Dublette | Gleicher Nachname und gleiche E-Mail-Adresse oder gleiches Geburtsdatum in zwei Zeilen | Zeilen zusammenführen, die vollständigere behalten, eine Kennung vergeben |
| Name in einer Zelle | Komma oder Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname | In zwei Spalten teilen, Reihenfolge einheitlich |
| Postleitzahl ohne Null am Anfang | Deutsche Postleitzahlen wie 01067 erscheinen als 1067 | Spalte als Text formatieren, Nullen ergänzen |
| Telefonnummer ohne Landesvorwahl | Nummern beginnen mit 0 statt +43 oder +49 | Einheitlich mit Landesvorwahl und ohne Leerzeichen schreiben |
| Land als Freitext | „Österreich“, „AT“, „A“ und „Austria“ nebeneinander | Eine Schreibweise festlegen und per Ersetzen anwenden |
| Sammeleintrag | „Firma Huber mit 4 Gästen“ in der Namensspalte | Auf Firma und Ansprechperson aufteilen, Mitreisende in die Notiz |
Buchungstabelle: nur künftige Aufenthalte, eine Zeile pro Zimmer
Die Buchungstabelle übernimmt alle Aufenthalte, die nach dem Stichtag beginnen oder an diesem Tag noch laufen. Vergangene Buchungen gehören nicht hinein. Sie belegen kein Zimmer mehr, und jede zusätzliche Zeile ist eine weitere Fehlerquelle.
Jede Zeile beschreibt ein Zimmer in einem Zeitraum. Bucht eine Familie zwei Zimmer, entstehen zwei Zeilen mit derselben Buchungsnummer. Die Nummer aus deinem alten System eignet sich dafür, weil du später im Zweifel in der Originaltabelle nachschlagen kannst.
Kläre vorab, wie du Anzahlungen und Zahlungsstatus führst. In Excel steht „bezahlt“ oft als Farbe oder Notiz. Eine Farbe geht beim Import verloren. Schreibe den Status deshalb in eine eigene Spalte, am besten mit drei festen Werten: offen, angezahlt, bezahlt.
| Spalte | Beispiel | Regel |
|---|---|---|
| Buchungsnummer | B-2027-018 | Pro Buchung gleich, bei Mehrzimmerbuchungen in jeder Zeile wiederholt |
| Gast-Kennung | G-0412 | Muss in der Gästetabelle vorkommen |
| Zimmernummer | 204 | Muss exakt wie in der Zimmertabelle geschrieben sein |
| Anreise | 2027-02-13 | Echtes Datum, am besten im Format JJJJ-MM-TT |
| Abreise | 2027-02-16 | Echtes Datum, nach dem Anreisetag |
| Personen | 2 | Erwachsene und Kinder getrennt, wenn du Kinderpreise führst |
| Tarif | Übernachtung mit Frühstück | Eine Schreibweise je Tarif |
| Gesamtpreis | 468,00 | Eine Währung, ein Dezimaltrenner, ohne Währungszeichen |
| Zahlungsstatus | angezahlt | Offen, angezahlt oder bezahlt |
| Buchungsweg | Direkt | Eigene Website, Portal, Telefon oder E-Mail, einheitlich benannt |
Fünf Excel-Fehler, die einen Import scheitern lassen
Importprogramme lesen den Inhalt einer Zelle, nicht ihre Darstellung. Was in Excel richtig aussieht, kommt deshalb oft falsch an. Die folgenden Fehler treten in Hoteltabellen am häufigsten auf und lassen sich vor dem Import in einer Stunde beheben.
| Fehler | Folge beim Import | Prüfung in Excel |
|---|---|---|
| Datum als Text | Anreise 13.02. wird nicht erkannt oder als falsches Jahr gelesen | Datumsspalte auf Zahlenformat „Standard“ umschalten: Echte Daten werden zu Zahlen, der 13.02.2027 etwa zu 46431 |
| Verbundene Zellen | Zeilen verschieben sich, Spalten bleiben leer | Verbindung aufheben und jede Zelle einzeln füllen |
| Farben als Information | Status oder Gruppe fehlt komplett | Farbe in eine eigene Spalte mit Klartext übertragen |
| Leerzeichen am Zellende | Zimmer „204 “ passt nicht zu „204“ | Funktion GLÄTTEN auf alle Textspalten anwenden |
| Mehrere Tabellenblätter | Viele Importe lesen nur das erste Blatt | Pro Tabelle eine eigene Datei oder ein Blatt mit klarem Namen |
Zeichensatz und Trennzeichen bei CSV-Dateien
Speicher eine CSV-Datei als „CSV UTF-8“. Sonst werden Umlaute wie ä, ö und ü zu Fragezeichen oder Sonderzeichen. Prüfe außerdem, ob Excel das Semikolon oder das Komma als Trennzeichen schreibt, und öffne die gespeicherte Datei einmal im Texteditor. Dort siehst du, was die Software später tatsächlich liest.
Der Ablauf von der Bereinigung bis zum Stichtag
Ein Datenumzug gelingt, wenn du ihn in einer festen Reihenfolge abarbeitest und den Plan in Excel bis zum Stichtag weiterführen. Der Stichtag ist der Tag, ab dem dein Team nur noch im neuen System arbeitet.
Plane für ein Haus mit 24 Zimmern Zeit für die Bereinigung ein, bevor du überhaupt eine Importdatei hochladen. Der größte Teil der Arbeit liegt in den Gästedaten, nicht im Import selbst. Wer die Bereinigung auf mehrere Tage verteilt, kann sie neben dem Tagesgeschäft erledigen.
Import in sieben Schritten
Stichtag festlegen
Wähle einen Tag mit wenigen Anreisen, im Hotel Nordlicht etwa einen Dienstag. Ab diesem Tag gilt nur noch das neue System.
Importvorlage anfordern
Lass dir die Spaltenvorlage deiner Software geben und vergleiche sie mit den drei Tabellen dieses Ratgebers. Ergebnis: eine Liste fehlender oder anders benannter Spalten.
Zimmertabelle fertigstellen
Trage alle Zimmer mit Kategorie ein und prüfe jede Schreibweise. Ergebnis: eine Zeile pro Zimmer ohne Abweichung.
Gäste auswählen und bereinigen
Entferne Dubletten, teile Felder und vergib Kennungen. Ergebnis: eine Gästetabelle, in der jede Person genau einmal vorkommt.
Künftige Buchungen aufbereiten
Übertrage jede Reservierung ab dem Stichtag in die Buchungstabelle. Ergebnis: eine Zeile pro Zimmer und Aufenthalt, jede mit Gast-Kennung und Zimmernummer.
Probeimport durchführen
Importiere die Dateien zunächst als Test und lies den Fehlerbericht. Behebe die Fehler in der Tabelle und wiederhole den Test, bis keine Meldung mehr bleibt.
Ergebnis gegen den alten Plan abgleichen
Vergleiche die nächsten sieben Tage Zeile für Zeile mit Excel, danach Stichproben für die weiteren Monate. Ergebnis: du weißt vor dem Stichtag, dass kein Zimmer fehlt.
Nach dem Import: was du am Stichtag prüfst
Am Stichtag zählt vor allem die nächste Anreise. Öffne die Anreiseliste des Tages und vergleiche sie mit der Liste aus Excel. Stimmen Namen, Zimmer und Personenzahl, ist die Grundlage für den Betrieb gelegt.
Prüfe dann die Summen. Die Zahl der importierten Buchungen muss der Zahl der Zeilen in deiner Tabelle entsprechen, abzüglich der zusammengelegten Mehrzimmerbuchungen. Weicht sie ab, fehlen Zeilen, und der Fehlerbericht nennt meist den Grund.
Halte die Excel-Datei bis zur letzten Abreise des Importbestands bereit, schreibe aber keine neuen Buchungen mehr hinein. Zwei Pläne nebeneinander führen zu Doppelbelegungen, und eine Doppelbelegung kostet im schlimmsten Fall ein Zimmer und einen verärgerten Gast. Lege die alte Datei danach schreibgeschützt ab.
Najczęstsze pytania
Kann ich meinen Excel-Belegungsplan direkt importieren?
Nein, ein Raster mit Zimmern in Zeilen und Tagen in Spalten lässt sich nicht direkt importieren. Die Software braucht eine Liste, in der jede Zeile einen Datensatz beschreibt. Wandle das Raster in eine Buchungstabelle mit Anreise, Abreise, Zimmer und Gast um.
Welche Dateiformate akzeptiert eine Hotelsoftware für den Import?
Üblich sind CSV und XLSX. STRYK nimmt CSV, XLSX und ZIP an. Welche Formate dein Anbieter liest, steht in dessen Importvorlage. Speicher CSV-Dateien als UTF-8, damit Umlaute erhalten bleiben.
Soll ich alle alten Buchungen importieren?
Nein, in der Regel genügen künftige Buchungen und laufende Aufenthalte. Vergangene Buchungen belegen kein Zimmer mehr. Bewahre die alte Datei geschützt auf, falls du später etwas nachschlagen musst. Geschäftsunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die deine Steuerberatung nennt.
Wie viel Zeit brauche ich für die Datenaufbereitung?
Das hängt von der Qualität deiner Tabellen ab, nicht von der Zimmerzahl. Der größte Aufwand liegt meist bei den Gästedaten, weil dort Dubletten und gemischte Felder stecken. Plane die Bereinigung vor dem Probeimport ein und verteile sie auf mehrere Tage.
Was passiert, wenn der Probeimport Fehler meldet?
Es wird nichts in den Echtbestand geschrieben, und du korrigierst die Tabelle. Der Fehlerbericht nennt die betroffene Zeile und den Grund, zum Beispiel ein unbekanntes Zimmer oder ein ungültiges Datum. Behebe die Ursache in der Tabelle und starte den Test erneut.
Muss ich Gäste aus der Altdatei erst um Erlaubnis fragen?
Das beurteilt deine Datenschutzberatung oder Rechtsberatung, nicht dieser Ratgeber. Übernimm in jedem Fall nur die Daten, die du für den Betrieb brauchst, und lass Notizen mit sensiblen Angaben weg, wenn sie keinen Zweck mehr haben.
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