Online check-in w hotelu: przebieg, kiosk do samodzielnego zameldowania i ochrona danych

Czym jest online check-in w hotelu?

Przy online check-in gość kilka dni lub godzin przed przyjazdem dostaje osobisty link do swojej rezerwacji. Uzupełnia przez niego dane potrzebne do meldunku i pobytu: imię i nazwisko, datę urodzenia, obywatelstwo, adres, dane dokumentu tożsamości i dane współpodróżnych. W zależności od obiektu dochodzi do tego zdjęcie dokumentu i podpis. Gość robi to w spokoju na własnym smartfonie, bez aplikacji i bez zakładania konta.

Dla recepcji zmienia się przede wszystkim moment. Zamiast pięciu gości wypełniających formularze naraz i kogoś z zespołu odczytującego pismo odręczne, dane w chwili przyjazdu są już sprawdzone i przypisane do rezerwacji. Jeśli czegoś brakuje, widzisz to dzień wcześniej, a nie dopiero wtedy, gdy gość stoi przed Tobą z walizkami i zmęczonymi dziećmi.

Ważne jest rozróżnienie: wypełniony formularz online to jeszcze nie zameldowanie w sensie operacyjnym. Właściwe zameldowanie, czyli przekazanie pokoju i status „w hotelu”, następuje dopiero w dniu przyjazdu, w recepcji lub przy kiosku. Dobry proces wyraźnie oddziela te dwa kroki.

Przebieg dla gościa i recepcji

Dla gościa droga powinna być krótka: otworzyć link, potwierdzić rezerwację, uzupełnić dane, dodać współpodróżnych, sfotografować dokument, podpisać, gotowe. Każda dodatkowa strona i każde zbędne pole obowiązkowe kosztuje ukończone zgłoszenia. Gość, który podda się na trzecim kroku formularza, i tak skończy w recepcji.

Dla recepcji praca zaczyna się, gdy gość skończy. Przy rezerwacji widać, czy online check-in został zakończony; recepcja sprawdza dane i zatwierdza je albo prosi gościa o poprawkę. W dniu przyjazdu wystarczy wtedy rzut oka na dokument, powitanie i klucz. W obiekcie z 25 pokojami i 12 przyjazdami w sobotę to szybko godzina mniej pracy z formularzami przy ladzie.

Jakie dane zbierasz i jak je sprawdzasz

Zbieraj tylko to, czego rzeczywiście potrzebujesz do meldunku, pobytu i rozliczenia. Które dane meldunkowe są obowiązkowe, wynika z przepisów meldunkowych Twojego kraju i wymogów Twojej gminy; więcej na ten temat w poradniku o meldunku gości. Wszystko ponad to, na przykład godzina przyjazdu, prośba o miejsce parkingowe czy alergie, jest dobrowolne i powinno być tak oznaczone.

Przy zdjęciu dokumentu opłaca się automatyczne rozpoznawanie: system odczytuje strefę MRZ lub tekst i proponuje imię i nazwisko, datę urodzenia i numer dokumentu, dzięki czemu gość mniej pisze. Jeśli zdjęcie jest nieostre albo dane do siebie nie pasują, rekord nie powinien przejść po cichu, tylko trafić do recepcji do sprawdzenia.

Kontrola przez recepcję to nie brak zaufania do gościa, lecz staranność. Literówka w dacie urodzenia czy zapomniane dziecko wyjdą inaczej na jaw dopiero przy meldunku w gminie albo przy opłacie miejscowej. Ustal, kto w zespole sprawdza i do kiedy, na przykład codziennie rano dla wszystkich przyjazdów z najbliższych dwóch dni.

Kiosk do samodzielnego zameldowania: kiedy się opłaca

Kiosk uzupełnia online check-in w dwóch sytuacjach: dla gości, którzy nie skorzystali z linku, i przy przyjazdach, gdy nikogo nie ma w recepcji. Dla obiektów apartamentowych, hoteli garni z recepcją czynną do 18:00 i małych zespołów, które nie mogą obsadzić wieczorów, to często główny powód wprowadzenia samodzielnego zameldowania.

Przy kiosku gość wyszukuje swoją rezerwację po numerze rezerwacji i nazwisku, uzupełnia brakujące dane, fotografuje dokument i składa podpis. Następnie urządzenie pokazuje numer pokoju albo informację, gdzie jest klucz, na przykład kod do sejfu na klucze. Samo urządzenie nie powinno mieć dostępu do wewnętrznych list, rachunków ani innych rezerwacji i powinno samo się resetować po krótkiej bezczynności.

Policz uczciwie: kiosk nie zastępuje recepcji, tylko ją odciąża. Jeśli i tak masz obsadę przez całą dobę, dobrze wykorzystywany online check-in zwykle daje więcej niż dodatkowe urządzenie. Jeśli jednak od 20:00 nikogo nie ma w obiekcie, kiosk jest rozwiązaniem, dzięki któremu późni goście nie stoją przed zamkniętymi drzwiami.

Ochrona danych i wdrożenie w pięciu krokach

Dane meldunkowe i zdjęcia dokumentów to dane osobowe, a zdjęcie dokumentu wymaga szczególnej ochrony. Zanim gość zacznie wypełniać formularz, poinformuj go zrozumiale, do czego używasz danych, kto je widzi i jak długo je przechowujesz. Zbieraj zdjęcia dokumentów tylko wtedy, gdy masz jasny cel, ogranicz dostęp w zespole do właściwych ról i ustal termin usunięcia. Jaka podstawa prawna i jakie terminy obowiązują w Twoim obiekcie, ustal ze swoim doradcą ds. ochrony danych.

Samo wdrożenie jest nieskomplikowane. Ważniejsze od techniki jest to, by zespół znał nowy proces i by raz przejść go w całości na prawdziwej rezerwacji testowej, łącznie ze współpodróżnym, brakującą informacją i poprawką.

Jak STRYK rozwiązuje online check-in

W STRYK online check-in i kiosk meldunkowy to osobne moduły, zawarte w cenie podstawowej i włączane dla każdego hotelu. Na życzenie online check-in automatycznie wysyła gościom zaproszenie e-mailem określoną liczbę godzin przed przyjazdem; link należy do dokładnie jednej rezerwacji i wygasa po wybranym czasie. Zaproszenie otrzymują goście rezerwacji bezpośrednich i rezerwacji założonych przez recepcję; goście z portali meldują się w recepcji lub przy kiosku. To Ty decydujesz, czy zdjęcie dokumentu i podpis są obowiązkowe, i zapisujesz tekst zgody i podpisu w językach swoich gości. Goście wpisują dane meldunkowe dla siebie i osób towarzyszących; z czytelnego zdjęcia dokumentu STRYK proponuje imię i nazwisko, datę urodzenia i dane dokumentu.

Jeśli zdjęcia dokumentu nie da się jednoznacznie odczytać albo dane do siebie nie pasują, zgłoszenie trafia do recepcji do sprawdzenia. Przy rezerwacji widać, czy online check-in został przesłany, jest w trakcie sprawdzania, wymaga poprawki czy został zatwierdzony, a recepcja może poprosić gościa o konkretną poprawkę. Online check-in oznacza rezerwację jako „online check-in przygotowany”, a zameldowanie następuje najwcześniej w dniu przyjazdu. Zebrane dane trafiają bezpośrednio do meldunku gości.

Kiosk działa w przeglądarce tabletu z osobnym kontem urządzenia, ważnym tylko dla Twojego hotelu. Gość znajduje swoją rezerwację po numerze rezerwacji i nazwisku, uzupełnia dane, fotografuje dokument, w razie potrzeby się podpisuje i zostaje zameldowany. Następnie kiosk, w zależności od ustawień, pokazuje numer pokoju, wprowadzony przez Ciebie kod do sejfu na klucze albo własny tekst informacyjny. Dla danych z online check-in możesz ustalić termin usunięcia po wyjeździe. Czego STRYK celowo nie robi: nie steruje zamkami w drzwiach, nie koduje kart-kluczy i nie przyjmuje płatności przy kiosku; płatności odbywają się wcześniej online albo w recepcji.