Che cos’è un booking engine?
Il booking engine è la reception del vostro sito: accetta prenotazioni giorno e notte, anche quando al banco non c’è nessuno.Un sistema di prenotazione online per hotel, spesso chiamato booking engine o motore di prenotazione, è la parte del sito in cui gli ospiti prenotano da soli. L’ospite inserisce arrivo, partenza e numero di persone, vede le tipologie di camera libere con foto e prezzi, sceglie una tariffa, aggiunge extra come colazione o parcheggio, accetta le condizioni e conclude la prenotazione, se volete anche con pagamento online.
L’alternativa è il modulo di richiesta. Si crea in fretta, ma fa perdere prenotazioni: l’ospite aspetta una risposta, nel frattempo confronta su Booking.com e prenota lì, perché lì riceve subito una conferma. Proprio la sera e nel fine settimana, quando molti pianificano le vacanze, alla reception spesso non c’è nessuno che risponda subito.
Importante è da dove il booking engine prende i dati. Se lavora con un proprio inventario camere, qualcuno deve aggiornare disponibilità e prezzi due volte. Se fa parte del PMS o è collegato direttamente, vale un’unica situazione per reception, portali e sito.
Cosa serve agli albergatori da un booking engine
Un ospite decide in pochi minuti se prenotare direttamente da voi o sul portale. Ogni incertezza, ogni passaggio in più e ogni prezzo che all’ultimo improvvisamente sale lo rimanda su Booking.com. I punti seguenti non sono quindi un optional, ma un obbligo.
| Requisito | Perché conta | Come riconoscerlo |
|---|---|---|
| Utilizzabile da mobile | Molti ospiti cercano e prenotano dallo smartphone, spesso la sera sul divano. | Calendario, scelta della camera e pagamento si usano con il pollice, senza zoomare. |
| Disponibilità reale | Una camera venduta ma non libera costa denaro e fiducia. | Inventario e prezzi arrivano dal PMS e vengono ricontrollati prima della conferma. |
| Pagamento online | Un acconto o un pagamento anticipato riduce i no-show e protegge il fatturato. | Acconto in percentuale, importo fisso o prima notte; saldo regolato in modo chiaro. |
| Extra e upselling | Colazione, parcheggio o late check-out aumentano il ricavo per prenotazione. | Gli extra con prezzo e unità finiscono direttamente nella prenotazione e nel totale. |
| Condizioni di cancellazione chiare | Gli ospiti prenotano più volentieri se capiscono il termine di cancellazione. | La condizione è scritta in chiaro prima della conclusione e salvata con la prenotazione. |
| Indirizzo proprio e design dell’hotel | L’ospite deve sentirsi da voi, non su una pagina estranea. | Logo, colori e un indirizzo con il nome dell’hotel o il vostro dominio. |
| Integrazione nel sito | Il percorso da «Prenota ora» alla scelta della camera deve essere breve. | Pulsante di prenotazione, ricerca disponibilità o finestra integrata nelle vostre pagine. |
| Multilingua | Gli ospiti stranieri preferiscono prenotare nella loro lingua. | Testi delle camere, condizioni e conferma nelle lingue dei vostri ospiti. |
Criteri per la scelta
I booking engine vengono offerti come prodotto a sé, come parte di un channel manager o come parte del PMS. Per hotel piccoli e medi la soluzione nel PMS è di solito la più semplice, perché c’è un solo inventario, un solo listino e un solo contratto. Ma non guardate solo le funzioni, guardate anche il modello di prezzo: alcuni fornitori chiedono una commissione su ogni prenotazione diretta, altri un canone fisso.
Prima di decidere, fate una prenotazione di prova dal vostro smartphone. Contate i passaggi fino alla conferma, osservate quando compare il prezzo finale e verificate poi che la prenotazione sia arrivata completa nel PMS, con ospite, tariffa, extra e pagamento.
Domande da fare a ogni fornitore
- Il booking engine usa lo stesso inventario camere e le stesse tariffe del PMS?
- La disponibilità viene ricontrollata subito prima della conferma?
- Il booking engine costa una commissione per prenotazione o è incluso nel prezzo?
- Quali metodi di pagamento e regole di acconto sono possibili, e quanto costa il pagamento online?
- Si possono offrire extra, codici sconto e tariffe aziendali nel percorso di prenotazione?
- C’è un indirizzo o dominio proprio per il vostro hotel e un design con il vostro logo?
- Come si integra il booking engine nel sito esistente?
- L’ospite riceve subito una conferma con tutti i dati e le condizioni di cancellazione?
Configurazione in sei passaggi
La parte tecnica si sbriga in fretta. Quello che richiede tempo sono buoni contenuti: foto, testi delle camere e condizioni comprensibili. Riservatevi una giornata tranquilla e fate testare la pagina da una seconda persona, come se fosse un ospite.
Dai dati di base alla prima prenotazione diretta
- 01Completare le tipologie di camera
Foto, dotazioni, occupazione e descrizione per ogni tipologia, in ogni lingua che volete offrire. Le buone foto vendono più di qualsiasi testo.
- 02Definire tariffe e condizioni
Quali tariffe sono prenotabili direttamente, con o senza colazione, flessibili o non rimborsabili? Ogni tariffa ha bisogno di un termine di cancellazione chiaro.
- 03Regolare pagamento e acconto
Decidete se le prenotazioni arrivano come richiesta, vengono confermate subito o accettate solo con pagamento, e quanto è l’acconto.
- 04Scegliere gli extra
Da due a cinque extra ben descritti e con foto funzionano meglio di un lungo elenco. Colazione, parcheggio e late check-out sono un buon inizio.
- 05Controllare il design e pubblicare
Applicare logo e colori, provare la pagina su smartphone e computer, poi pubblicarla.
- 06Integrare nel sito e testare
Inserire il pulsante di prenotazione o la ricerca disponibilità in home page e nelle pagine delle camere, fare una vera prenotazione di prova e poi cancellarla.
Errori tipici e come evitarli
La maggior parte dei booking engine non fallisce per la tecnica, ma per dettagli che rendono insicuri gli ospiti. Chi confronta onestamente la propria pagina di prenotazione con la presenza su Booking.com trova di solito i punti deboli in pochi minuti.
| Errore | Conseguenza | Meglio così |
|---|---|---|
| Diretto costa più che sul portale | L’ospite prenota sul portale e voi pagate la commissione. | Diretto almeno allo stesso prezzo o con un vantaggio concreto. |
| La pagina di prenotazione sembra estranea | L’ospite dubita di essere ancora sul sito dell’hotel. | Logo, colori e un indirizzo con il nome dell’hotel. |
| Imposta di soggiorno o extra solo alla fine | Abbandono poco prima della conclusione. | Mostrare il prezzo totale presto e per intero. |
| Inventario separato accanto al PMS | Overbooking il sabato sera, quando entrambi vendono l’ultima camera. | Un solo inventario per reception, portali e sito. |
| Pulsante di prenotazione difficile da trovare | I visitatori leggono e se ne vanno. | Pulsante visibile su ogni pagina, anche da mobile. |
| Termine di cancellazione poco chiaro | Gli ospiti preferiscono prenotare flessibile sul portale. | Termine in giorni prima dell’arrivo e penale scritti in chiaro. |
Come lo risolve STRYK
In STRYK il booking engine fa parte del PMS ed è incluso nel prezzo base. Mostra le stesse tipologie di camera, foto, tariffe e condizioni che gestite centralmente in STRYK. Poco prima della conferma STRYK ricontrolla prezzo totale e camere libere, blocca per un attimo l’inventario della tipologia e protegge così anche l’ultima camera quando contemporaneamente arriva una prenotazione da un portale. Un doppio clic o il ricaricamento della pagina non creano una seconda prenotazione.
Decidete voi se le prenotazioni arrivano come richiesta, vengono confermate subito o si concludono solo con pagamento. Il pagamento online passa dal servizio di pagamento integrato, come acconto in percentuale, importo fisso o prima notte. Il saldo lo incassate in hotel oppure lo fate addebitare automaticamente alla scadenza del termine di cancellazione. Extra, codici sconto e tariffe aziendali si possono offrire nel percorso di prenotazione; il prezzo totale comprende regole, sconti, extra e imposta di soggiorno. La condizione di cancellazione viene salvata con la prenotazione, così in seguito nessuno deve indovinare cosa era stato concordato.
La pagina di prenotazione si progetta nel Website Studio: logo e colori della vostra struttura, cinque modelli tra cui scegliere, un’anteprima interna prima della pubblicazione e un controllo che segnala i dati mancanti. La pagina è raggiungibile a un indirizzo con il nome del vostro hotel su staystryk.com o al vostro dominio e si integra nel sito esistente con link, pulsanti o moduli incorporati. Gli ospiti ricevono una conferma con PDF e voce di calendario e, con lo stesso link, possono fare il check-in online prima dell’arrivo.
