Račun iz restorana i bara na sobu: kako ispravno povezati blagajnu i PMS

Zašto je knjiženje na sobu važno

Gosti koji ne moraju za svako piće vaditi karticu troše opuštenije. Na kraju boravka sve plaćaju odjednom na recepciji: sobu, doručak, večeru, bar i masažu. Za mnoge hotele za odmor s polupansionom i wellnessom to je uobičajeno, a za gradske hotele s barom barem česta želja gostiju.

Rizik leži u predaji. Bez veze između blagajne i PMS-a restoran ispisuje račun koji netko odnese na recepciju, gdje se ručno upisuje. Pritom se događaju tri tipične pogreške: račun nikad ne stigne, pripiše se pogrešnoj sobi ili se unese dvaput. Ako gost otputuje rano ujutro, prije nego što je račun od prethodne večeri unesen, prihod je u najgorem slučaju izgubljen.

Kako blagajna i PMS rade zajedno

Blagajna ostaje alat u restoranu i za šankom. Tamo se naručuje, unosi narudžba i izrađuje račun. PMS zna koji su gosti trenutačno u kući, u kojoj sobi borave i jesu li im dopuštena knjiženja na sobu. Sučelje povezuje oboje: blagajna pita PMS za sobu i šalje gotovu stavku, a PMS je knjiži na račun gosta.

Važna je jasna provjera prije knjiženja. Je li gost stvarno prijavljen? Nije li već otputovao? Je li hotel za tu rezervaciju zabilježio „bez terećenja sobe“, primjerice kod poslovnih gostiju čija tvrtka plaća samo sobu, ili postoji kreditni limit? Dobro sučelje odgovara na ta pitanja prije nego što konobar zaključi račun, a ne tek pri odjavi.

Registarska blagajna, RKSV i TSE: obveza ostaje na blagajni

U Austriji za poduzeća iznad određenih granica prometa i gotovinskog prometa vrijedi obveza registarske blagajne. Blagajna mora ispunjavati zahtjeve austrijske Uredbe o sigurnosti registarskih blagajni (RKSV), svaki gotovinski promet osigurati potpisom i izdati račun. U Njemačkoj Uredba o osiguranju blagajni zahtijeva da elektroničke blagajne rade s certificiranim tehničkim sigurnosnim uređajem (TSE); uz to dolaze obveza izdavanja računa i prijava blagajni poreznoj upravi. Točne granice i obveze razjasni sa svojim poreznim savjetnikom i dobavljačem blagajne.

Za knjiženje na sobu to znači: certificirana blagajna u restoranu ispunjava te obveze za svoj promet. Ona izrađuje račun, potpisuje ga i bilježi u vlastitom dnevniku. PMS dobiva samo stavku, dakle informaciju da soba 214 ima otvorena pića za 18,40 €. Račun u restoranu stoga potpisuje blagajna restorana. Ako recepcija kasnije naplati gotovinom ili karticom, STRYK taj račun potpisuje modulom „Blagajna i fiskalizacija“.

Jedna se stvar često previdi: ako gost pri odjavi plati gotovinom, i to je gotovinski promet. Sa svojim poreznim savjetnikom razjasni kako se gotovinska plaćanja na recepciji u tvojem objektu bilježe i osiguravaju, primjerice certificiranom blagajnom na recepciji. To vrijedi neovisno o tome koji PMS koristiš.

Izbjeći dvostruka knjiženja i zaboravljene stavke

Većina pogrešaka ne nastaje u redovnom radu, nego kad nešto zapne. Wi-Fi u restoranu padne, blagajna ne može poslati stavku, konobar je zato preda recepciji, koja je knjiži ručno. Sat kasnije veza je ponovno tu, blagajna naknadno šalje stavku i gost ima isto vino dvaput na računu.

Protiv toga pomažu dvije stvari. Prvo, svaki račun dobiva jedinstvenu referencu koja ostaje ista pri svakom ponavljanju; tako PMS prepoznaje da isti račun ne smije ponovno knjižiti. Drugo, recepcija pri ručnom naknadnom unosu bilježi broj računa iz blagajne, kako bi se kasnija naknadna slanja mogla uskladiti. Stalni ritual pri dnevnom zaključku brine se da sumnjivi parovi ne ostanu neprimijećeni sve do odlaska.

Odabrati pravu blagajnu za hotel

Tko nabavlja novu blagajnu, trebao bi najprije provjeriti sučelje prema hotelu, a tek onda hardver i dizajn. Mnoge ugostiteljske blagajne izrađene su za samostalne restorane i ne poznaju sobe. Druge mogu knjižiti na sobu samo s određenim PMS-om. Presudno je može li blagajna koristiti otvoreno sučelje i je li dobavljač spreman postaviti i testirati povezivanje.

Neka ti knjiženje na sobu ne opišu samo riječima, nego pokažu na stvarnom probnom gostu: pronaći sobu, knjižiti račun, stornirati račun, prekinuti vezu i ponovno poslati, odjava s računom. Što u tom testu ne radi besprijekorno, neće biti bolje ni u punoj subotnjoj večeri.

Kako to rješava STRYK

STRYK ima otvoreno sučelje za blagajne u restoranu, baru, spa centru i na drugim prodajnim mjestima. U STRYK-u postavljaš svoja prodajna mjesta sa stopom PDV-a i za svaku blagajnu izrađuješ vlastiti pristupni ključ koji u svakom trenutku možeš opozvati. Tvoj dobavljač blagajne povezuje sučelje; dokumentacija „Povezivanje blagajne sa STRYK-om“ opisuje postavljanje, sigurnost i tijek. Sučelje za blagajne uključeno je u osnovnu cijenu.

Prije svakog knjiženja blagajna traži gosta po broju sobe. STRYK dopušta stavke samo za goste koji su prijavljeni i još nisu odjavljeni. Za svaku rezervaciju možeš zabraniti terećenje sobe ili postaviti kreditni limit, a čim je završni račun izdan, račun gosta više ne prima nove stavke. Svaka stavka nosi jedinstvenu referencu blagajne: ako blagajna nakon greške veze isti račun pošalje ponovno, STRYK ga ne knjiži dvaput.

Za slučaj da je recepcija neki račun upisala ručno, STRYK prepoznaje moguće duplikate: ako kasnije na istu rezervaciju u kratkom vremenskom razmaku stigne stavka blagajne s istim iznosom, par se prikazuje na provjeru, a ti stornirate jednu od dviju stavki. Pri odjavi STRYK preuzima otvorene stavke u hotelski račun, a recepcija sve naplaćuje zajedno. Ako je stavka već na računu, ispravak ide preko područja financija.

I posve jasno: račun u restoranu potpisuje tvoja certificirana blagajna, prema RKSV-u u Austriji i s TSE-om u Njemačkoj. STRYK preuzima stavku na sobi i hotelski račun. Za gotovinska i kartična plaćanja na recepciji postoji modul „Blagajna i fiskalizacija“.