Hotelski račun i e-račun: obvezni podaci, stope PDV-a i uredan postupak

Što mora pisati na hotelskom računu

Bilo da je riječ o pansionu s osam soba ili gradskom hotelu sa šezdeset: za račun vrijede ista osnovna pravila kao za svako drugo poduzeće. Račun mora pokazati tko je kome, u kojem razdoblju i po kojoj cijeni pružio koju uslugu te koliko je PDV-a u tome sadržano. Ako nedostaje neki obvezni podatak, poslovni gost možda neće moći odbiti pretporez, a tada se račun najkasnije vraća na recepciju s molbom za ispravak.

Popis u nastavku sažima što se u Austriji i Njemačkoj obično zahtijeva. On ne zamjenjuje porezni savjet: pojedinosti poput granice za račune malih iznosa, navođenja PDV identifikacijskog broja (UID) primatelja ili posebnih slučajeva kod stranih gostiju uređuje odgovarajući zakon o PDV-u, a povremeno se i mijenjaju. Zato neka tvoj predložak računa jednom odobri tvoj porezni ured prije nego što ga počnete serijski koristiti.

Za račune malih iznosa postoje olakšice. U Njemačkoj se račun do 250 € bruto smatra računom malog iznosa (Kleinbetragsrechnung), u Austriji do 400 € bruto (stanje 2026., provjeri s poreznim savjetnikom). Tada je dovoljno manje podataka, primjerice bez imena i adrese gosta. U praksi većina hotela ipak izdaje potpune račune jer ih poslovni gosti trebaju za obračun putnih troškova.

Noćenje, doručak i dodatne usluge: iskazati odvojeno

I u Austriji i u Njemačkoj sam smještaj porezno je povlašten. U Njemačkoj za noćenje vrijedi snižena stopa od 7 %, u Austriji snižena stopa od 10 % (stanje 2026., provjeri s poreznim savjetnikom). Druge usluge ne potpadaju automatski pod nju: pića, minibar, parkiranje, wellness ili dvorane za seminare često imaju drugu stopu.

Kod doručka se dvije zemlje razlikuju. U Austriji je doručak kao dio smještaja u pravilu povlašten zajedno s noćenjem, a pića se mogu tretirati drukčije. U Njemačkoj doručak ne spada u povlašteni smještaj i mora se iskazati zasebno; koja stopa vrijedi za hranu i pića mijenjalo se posljednjih godina više puta. Mnogi njemački hoteli za poslovne putnike objedinjuju doručak, parkiranje i Wi-Fi u paušal koji se mora uredno raspodijeliti. Ovdje se isplati kratko dogovoriti s poreznim uredom prije nego što postavi cjenovne planove i pakete.

Posebno su osjetljivi paketi poput „noćenje s polupansionom“ ili wellness aranžmani. Gost vidi jednu cijenu, ali račun mora pokazati koji dio otpada na koju stopu PDV-a. Raspodjelu odredi jednom u cjenovnom planu, a ne svaki put iznova na recepciji.

Predujam, završni račun i ispravci

Mnogi objekti pri rezervaciji traže predujam, a kod nepovratnih cijena i puni iznos. Uplata tada stiže prije nego što je usluga pružena. Na završnom računu pri odjavi mora se ponovno pojaviti: kao već plaćeni iznos koji se odbija od ukupnog iznosa. Moraš li za predujam dodatno izdati zaseban račun za predujam, primjerice zato što ga poslovni klijent traži, razjasni sa svojim poreznim savjetnikom.

A ako nešto nije u redu? Izdani račun više se ne prepisuje, čak i ako bi to na recepciji bilo primamljivo brzo. Ispravan put je storno računa putem odobrenja (u Njemačkoj se naziva i Stornorechnung ili Rechnungskorrektur) i novi, ispravan račun. Tako pri svakoj kontroli ostaje vidljivo što je izvorno obračunato i zašto je ispravljeno.

Uz to ide numeracija bez rupa. Svaki broj računa dodjeljuje se točno jednom, i za stornirane račune. Ako u nizu nedostaje broj, moraš moći objasniti zašto. To uspijeva samo ako se broj dodjeljuje tek pri konačnom izdavanju, a ne već pri izradi nacrta.

E-račun u hotelu: što se mijenja za poslovne klijente

E-račun u smislu novih pravila jest račun u strukturiranom, strojno čitljivom formatu prema europskoj normi EN 16931. U Njemačkoj su rašireni XRechnung, čista XML datoteka, te ZUGFeRD odnosno istovrijedni Factur-X, PDF u koji su ugrađeni strukturirani podaci. Čovjek čita PDF, a računovodstveni softver čita podatke.

U Njemačkoj od 1. siječnja 2025. sva poduzeća moraju moći primati e-račune od drugih poduzeća. Obveza izdavanja slijedi postupno, prema trenutačnom stanju od 2027. za veća poduzeća i od 2028. za sva. Računi malih iznosa do 250 € prema današnjem su stanju izuzeti, a privatnim gostima i dalje smiješ izdavati papirnate ili PDF račune (stanje 2026., provjeri s poreznim savjetnikom). Za hotel to znači: račun tvrtki za dulje poslovno putovanje ili seminar razvit će se u e-račun, a račun obitelji na ljetnom odmoru neće.

U Austriji je e-račun dosad obvezan uglavnom kod računa javnim naručiteljima savezne razine. Opća obveza između poduzeća tamo prema trenutačnom stanju ne postoji; na europskoj razini priprema se proširenje za prekogranično poslovanje. Kad kod tebe noće njemački poslovni klijenti, njihova će računovodstva ipak sve češće tražiti strukturirani račun.

Računi za tvrtke i predaja poreznom savjetniku

Poslovni gosti dolaze s vlastitim zahtjevima: račun glasi na tvrtku, a ne na gosta; neke tvrtke žele jedan račun po boravku, druge zbirni račun mjesečno; dodatke poput bara ili minibara gost često plaća privatno. Kod ugovora s tvrtkama pisano dogovorite koje usluge idu preko tvrtke, a koje gost plaća sam. Tako pri odjavi štedite raspravu i dijeljenje računa.

Na kraju mjeseca tvoj porezni savjetnik treba račune, odobrenja, uplate i bankovne promete u obliku koji može preuzeti bez prepisivanja. U Njemačkoj je to najčešće format DATEV, u Austriji često BMD. Što su uplate u hotelu bolje već povezane s računima, to manje upita stiže iz računovodstvenog ureda.

Kako to rješava STRYK

U STRYK-u račun nastaje izravno iz rezervacije: soba, dodatne usluge, minibar, stavke blagajne iz restorana i bara te boravišna pristojba preuzimaju se kao stavke s količinom, cijenom i vlastitom stopom PDV-a. Kod tvrtki STRYK vodi naziv tvrtke, adresu i PDV identifikacijski broj odvojeno od gosta; za ugovore s tvrtkama boravci jednog razdoblja mogu se obračunati zbirnim računom. Ponude možeš izraditi unaprijed i nakon prihvaćanja pretvoriti ih u račun.

Dok je račun nacrt, može se uređivati. Broj STRYK dodjeljuje tek pri izdavanju, iz hotelu vlastitog niza brojeva; rupe se bilježe. Izdani računi su nepromjenjivi i ne mogu se vratiti u nacrt: ispravci idu preko numeriranog odobrenja koje ostaje povezano s originalom. Pregled, preuzimanje i e-pošta koriste isti PDF, koji možeš izdati na 18 jezika, s tvojim logotipom, bojama i bankovnim podacima.

Pri slanju tvrtki STRYK izrađuje e-račun kao dokument ZUGFeRD prema EN 16931, a za njemačke javne naručitelje s Leitweg-ID-om kao XRechnung. Gdje je e-račun obvezan, kao za njemačke poslovne klijente od 2027., STRYK ga bira automatski, inače samo uz suglasnost tvrtke; nedostajuće podatke primatelja prikazuje unaprijed. Ulazne e-račune dobavljača u formatu XRechnung ili Factur-X STRYK prima u pretinac za dokumente.

Predujam i preostali iznos određuješ u cjenovnom planu. Online plaćanja idu preko integrirane usluge plaćanja, a STRYK naplaćuje preostali iznos do roka za besplatno otkazivanje ako način plaćanja i suglasnost gosta to dopuštaju; kod besplatnog otkazivanja online uplata se automatski vraća. Bankovne izvode uvoziš kao CAMT.053 ili CSV i promete pridružujete otvorenim računima. Za računovodstvo STRYK izrađuje paket za poreznog savjetnika u formatu DATEV ili BMD, kao CSV ili Excel.