Ausweiskopie im Hotel: Was Datenschutz und Meldegesetz in AT und DE erlauben

Kopie, Scan und Foto sind datenschutzrechtlich dasselbe

Dieser Ratgeber behandelt Papierkopie, Scan und Foto gleich, weil der Datenschutz auf das Ergebnis schaut. Der Betrieb speichert ein Abbild des Dokuments mit allen Feldern, also auch mit Seriennummer, Größe und Foto der Person.

Vom Kopieren ist das Prüfen zu trennen. Der Gast legt den Ausweis vor, die Rezeption liest die Angaben ab, gleicht sie ab und gibt das Dokument zurück. Dabei entsteht kein Abbild. Die hier geprüften Meldevorschriften beider Länder beschreiben dieses Prüfen und nennen keine Kopie.

Der Ratgeber gilt für Österreich und Deutschland, Stand Oktober 2026. Andere Länder haben eigene Regeln und eigene Aufsichtsbehörden. Er ersetzt keine Rechtsberatung; verbindlich sind die Vorgaben deines Landes und deiner Aufsichtsbehörde.

Österreich: Das Gästeverzeichnis verlangt Angaben, keine Kopie

Das österreichische Meldegesetz 1991 verpflichtet Beherbergungsbetriebe in § 10 zu einem Gästeverzeichnis. Es enthält Namen, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftsland und Anschrift sowie Ankunfts- und Abreisedatum. Der Gast bestätigt die Richtigkeit mit seiner Unterschrift.

Bei ausländischen Gästen kommen vier Angaben zum Reisedokument hinzu: Art, Nummer, Ausstellungsdatum und ausstellende Behörde. Diese Felder lassen sich ablesen und eintragen. Eine Kopie nennen weder das Gesetz noch das Unternehmensserviceportal des Bundes.

Die Meldung erfolgt binnen 24 Stunden nach dem Eintreffen, elektronisch geführte Daten sind sieben Jahre zu speichern. Aus diesen Fristen folgt keine Pflicht, Ausweisabbilder zu archivieren. Mehr zum Verzeichnis steht im Ratgeber Gästemeldung in Österreich.

Eine Stellungnahme der österreichischen Datenschutzbehörde speziell zu Gästeausweisen haben wir bei der Recherche nicht gefunden. Es gelten die allgemeinen Grundsätze der DSGVO. Prüfe vor dem Einsatz von Scans die aktuellen Hinweise der Datenschutzbehörde und deiner Wirtschaftskammer.

Deutschland: Der Meldeschein kennt acht Angaben und keine Kopie

Ausländische Gäste unterschreiben in Deutschland am Ankunftstag einen besonderen Meldeschein und weisen sich aus (§ 29 Absatz 2 und 3 Bundesmeldegesetz). Für deutsche Gäste gilt die Meldepflicht in Beherbergungsstätten seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr. Die Details stehen im Ratgeber Meldeschein in Deutschland.

Nach § 30 Absatz 2 BMG darf der Schein nur acht Angaben enthalten, darunter die Seriennummer des Passes oder Passersatzpapiers. Der Betrieb gleicht die Eintragungen mit dem Ausweisdokument ab. Abweichungen und ein fehlendes gültiges Dokument vermerkt er auf dem Schein.

Das ist ein Abgleich und kein Archiv. Die Landesdatenschutzbehörde Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) schreibt zu ausländischen Gästen: „Ausweise zu kopieren, ist nicht zulässig.“ Bei inländischen Gästen dürfen Hotels demnach grundsätzlich keine Identitätsdaten aus dem Ausweis speichern. Das ist die Haltung einer Landesbehörde; zuständig ist die Aufsicht deines Bundeslands.

Unabhängig vom Melderecht regelt § 20 Absatz 2 des Personalausweisgesetzes das Kopieren des Personalausweises. Es ist nur dem Inhaber selbst oder mit seiner Zustimmung erlaubt. Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein, und andere Personen als der Inhaber dürfen sie nicht an Dritte weitergeben. Das allgemeine Datenschutzrecht bleibt daneben anwendbar.

Der DSGVO-Maßstab: erforderlich, begründet, befristet

Die DSGVO erlaubt nur Daten, die für den Zweck angemessen und notwendig sind (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c), und nur so lange, wie der Zweck es verlangt (Buchstabe e). Für jede Speicherung braucht der Betrieb eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6.

Die rechtliche Verpflichtung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) trägt die Eintragung der Meldedaten. Sie trägt keine Kopie, weil das Gesetz keine verlangt. Die Vertragserfüllung (Buchstabe b) deckt nur, was für die Beherbergung erforderlich ist. Für Zimmer, Frühstück und Rechnung braucht die Rezeption kein Abbild des Ausweises.

Bleibt das berechtigte Interesse (Buchstabe f), etwa der Wunsch, bei Zahlungsausfall die Identität belegen zu können. Der Betrieb müsste es konkret benennen und gegen die Interessen des Gastes abwägen. Ein Abbild enthält mehr Felder, als jeder Zweck braucht, darunter Seriennummer und Größe. Geht der Ordner oder das Postfach verloren, trifft es alle Gäste dieser Tage.

Zusätzlich muss der Betrieb den Gast bei der Erhebung informieren (Artikel 13), was erfasst wird, wozu und wie lange.

So prüfst du den Ausweis ohne Kopie

Ein Ablauf ohne Abbild dauert am Empfang kaum länger als der mit Kopierer. Die Rezeption braucht nur den Blick auf das Dokument und die Felder, die das Melderecht nennt.

Beispiel Hotel Nordlicht in Deutschland: Am Samstag um 16:10 reist eine Familie aus der Schweiz an. Der Spätdienst lässt sich den Pass zeigen, liest die Seriennummer ab und gleicht Namen und Geburtsdaten mit dem Meldeschein ab. Die Gäste unterschreiben, der Pass geht zurück in die Hand des Vaters.

Wenn du ein Abbild speichern willst: Prüfliste

Wer trotz der Aufsichtshaltung Abbilder speichert, trägt die Begründung selbst. Die folgende Liste ist eine Orientierung für deine eigene Prüfung und keine Freigabe. Gehe sie vor dem Einsatz von Kopierer, Scanner oder Dokumentfoto durch und halte die Antworten schriftlich fest.

Ein Dokumentfoto im Online Check-in fällt unter dieselbe Prüfung. Auch dort entsteht ein gespeichertes Abbild, auch dort braucht der Betrieb Zweck, Information des Gastes und Löschfrist.