Aufbewahrungsfrist Meldeschein: Fristen und Löschpflichten in sechs Ländern

Die Fristen im Überblick

Die Aufbewahrungsfrist für Meldedaten ist der Zeitraum, in dem ein Betrieb Meldescheine, Gästeverzeichnisse oder Übermittlungsbelege für Behörden bereithalten muss. Danach endet der Zweck der Speicherung, und die Daten sind zu vernichten oder zu löschen, sofern kein anderes Gesetz sie länger verlangt.

Die Tabelle nennt für jedes Land, was aufbewahrt wird, wie lange und wer die Frist erfüllt. Für die Schweiz steht Graubünden als Beispiel, weil jeder Kanton selbst regelt.

Meldedaten und Rechnungsdaten laufen nach getrennten Fristen

Die Meldefrist gilt nur für die Daten, die das Meldegesetz verlangt. Dieselbe Person steht aber auch auf der Rechnung, und dafür gilt das Steuerrecht. In Österreich sind Bücher, Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 Abs. 1 BAO). In Deutschland gelten für Rechnungen acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG).

Die deutsche Abgabenordnung staffelt weiter: Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Ob ein einzelnes Dokument darunter fällt, klärt deine Steuerberatung.

Österreich und Deutschland: Fristbeginn und Löschtermin

In Österreich beginnt die Frist mit der Eintragung ins Gästeverzeichnis (§ 10 Abs. 2 MeldeG). Das Gesetz nennt dort die Dauer von sieben Jahren, aber keine Löschregel für den Zeitpunkt danach. Die Löschung folgt aus dem Grundsatz der Speicherbegrenzung in Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO, soweit keine andere Pflicht, etwa im Abgabenrecht, eine längere Speicherung verlangt.

In Deutschland zählt der Abreisetag. Der Betrieb bewahrt den Meldeschein ein Jahr auf und vernichtet ihn binnen drei Monaten nach Ablauf (§ 30 Abs. 4 BMG). Für elektronische Meldescheine gelten dieselben Fristen. Deutsche Gäste füllen seit 1. Januar 2025 keinen Meldeschein mehr aus (§ 29 Abs. 2 BMG).

Schweiz und Italien: Kanton und Quittung

In der Schweiz regelt der Bund nur die Meldung ausländischer Gäste, die Aufbewahrung bestimmt der Kanton. Graubünden verlangt, die Meldescheine während eines Jahres aufzubewahren und der Polizei jederzeit zur Verfügung zu stellen (Art. 10 der Ausführungsbestimmungen, Stand 1. Januar 2013). Für andere Kantone gilt diese Frist nicht automatisch; frage deine Kantonspolizei.

In Italien melden Betriebe über das Portal Alloggiati Web. Nach Erhalt der Quittung löschen sie die übermittelten digitalen Daten oder vernichten die Papierkopie der Listen. Die Quittungen bewahren sie fünf Jahre auf. Die Daten im System vernichtet die Polizei fünf Jahre nach der Eingabe (Art. 4 Abs. 4 und 5 des Dekrets vom 7. Januar 2013).

Kroatien und Ungarn: Aufbewahrung im staatlichen System

In Kroatien laufen Gästeverzeichnis, Anmeldung und Abmeldung über das System eVisitor. Die Aufbewahrungspflicht für diese Daten beträgt zehn Jahre, Statistiken bleiben dauerhaft gespeichert (Art. 7 Abs. 6 der Verordnung). Die Verordnung nennt die Tourismusgemeinschaft HTZ als Speicherstelle. Ob dein Betrieb daneben ein eigenes Verzeichnis führt, kläre mit deiner örtlichen Tourismusgemeinschaft.

In Ungarn hält ein staatlich bestimmter Speicherdienst die Gästedaten für die Behörden bereit, und zwar bis zum letzten Tag des ersten Jahres nach der Erfassung. Danach löscht er sie. Beim Betrieb bleiben die Daten in der Unterkunftssoftware, bis die Übermittlung erfüllt ist (§ 9/H Tourismusgesetz).

Löschkalender für dein Haus einrichten

Ein Löschkalender ordnet jeder Datenart eine Frist, einen Fristbeginn und einen Verantwortlichen zu. Er bewährt sich vor allem bei Häusern, die Meldedaten sowohl auf Papier als auch im Online Check-in erfassen, weil beide Wege getrennt aufräumen müssen.

Stand dieser Übersicht und offene Prüfpunkte

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes beziehungsweise deiner Gemeinde.

Prüfe vor dem Einsatz: Die Bündner Fassung stammt von 2013, dein Kanton kann abweichen. Ob dein kroatischer Betrieb ein eigenes Verzeichnis führen muss, nennt die Verordnung nicht ausdrücklich. Für die Ausweiskopie findest du die Datenschutzfragen im Ratgeber zur Ausweiskopie, den Überblick über alle Meldewege im Ratgeber zur Gästemeldung in Europa.