Transformer la demande en consigne de réservation claire
Avant le premier clic, les dates, les personnes, la prestation et le niveau d’engagement doivent être clairs.Enregistre l’arrivée et le départ sous forme de dates précises, ainsi que le nombre d’adultes, d’enfants et de chambres, les besoins de literie ou d’accessibilité et le contexte de facturation. Une préférence ne remplace pas le choix d’une catégorie.
Clarifie s’il s’agit d’une réservation ferme, d’une demande ou d’une offre encore ouverte. Saisis la provenance, le contact et les conditions d’annulation et de paiement convenues, puis relise les informations essentielles.
Avant d’ouvrir le formulaire, transforme la demande en consigne de réservation écrite. Confirme les dates d’arrivée et de départ ainsi que le nombre de nuits, les adultes et les enfants avec leur âge lorsque nécessaire, le nombre et le type de chambres, les caractéristiques souhaitées, l’heure d’arrivée prévue, les prestations incluses, les conditions d’annulation, l’accord de paiement et un contact joignable. Répète au client l’offre complète au lieu de confirmer des éléments isolés. Distingue une réservation ferme d’une option ou d’une demande encore sans réponse : le statut doit refléter l’engagement réel. Pour une demande téléphonique, fais épeler l’adresse e-mail et vérifie les noms au lieu de les deviner. Pour une demande d’entreprise, traite séparément le client qui séjourne et le destinataire légal de la facture. Enregistre uniquement les informations nécessaires à la réalisation du séjour et place les demandes opérationnelles dans le contexte de la réservation, où l’équipe responsable peut les trouver. La consigne est prête lorsqu’un autre réceptionniste peut créer la même réservation sans devoir redemander les dates, les personnes, la promesse commerciale ou les conditions convenues.
| Domaine | Question concrète | Validation |
|---|---|---|
| Séjour | Quelles sont les dates d’arrivée et de départ ? | Le nombre de nuits correspond |
| Occupation | Combien d’adultes, d’enfants et de chambres ? | La capacité est suffisante |
| Contact | Quels e-mail et téléphone sont joignables ? | La confirmation peut être remise |
| Engagement | Demande, offre ou réservation confirmée ? | Le statut correspond à l’accord |
Rechercher et identifier d’abord le client
Une nouvelle réservation ne nécessite pas automatiquement un nouveau profil client.Ouvre Nouvelle réservation et recherche d’abord par e-mail, puis par nom et téléphone. Utilise une fiche existante uniquement lorsque l’identité et les coordonnées correspondent de manière plausible.
Si aucune correspondance n’existe, crée le client avec un nom structuré et des coordonnées joignables. Corrige les données de référence à leur source et relie, si nécessaire, la bonne entreprise active.
Recherche toujours avant de créer un client. Commence par l’e-mail ou le téléphone vérifié, puis compare le nom complet, la date de naissance, l’adresse et les séjours précédents lorsqu’ils sont disponibles. La seule correspondance du nom ne suffit pas, surtout pour les noms courants ou les membres d’une même famille. Ouvre les profils plausibles et confirme que le contact appartient à la personne qui effectue ou détient cette réservation. Réutilise un seul profil fiable et mets à jour uniquement les informations que le client a réellement modifiées. Si l’identité reste incertaine, clarifie-la au lieu de fusionner des personnes différentes ; si aucun profil ne correspond, crée la personne une seule fois avec des données minimales correctement orthographiées. Relie volontairement le contact de réservation et les clients qui séjournent afin que les messages, l’enregistrement, la facture et l’historique ultérieurs utilisent les bonnes fiches. Ne crée jamais un doublon « par sécurité » et ne remplace pas l’e-mail d’une autre personne pour forcer une correspondance. Avant de poursuivre, rouvre l’en-tête du client sélectionné et compare à voix haute son nom et son contact avec la consigne de réservation. Le contrôle est réussi lorsqu’une seule identité client appropriée est reliée et que chaque processus ultérieur peut retracer le séjour depuis ce profil.
Vérifier ensemble les dates, l’occupation et les chambres
La disponibilité doit couvrir l’ensemble du séjour, pas seulement la nuit d’arrivée.Sélectionne les dates et contrôle le nombre de nuits calculé. STRYK charge les chambres disponibles sur toute la période. Si le chargement échoue, ne poursuis pas à partir d’une disponibilité supposée.
Choisis la catégorie et une ou plusieurs chambres physiques. La capacité cumulée doit accueillir tous les clients et, pour une réservation multichambre, l’affectation doit rester valide pour chaque unité.
Saisis l’ensemble du séjour et attends la disponibilité confirmée par le système avant de choisir les chambres. Lis ensemble l’arrivée, le départ et le nombre de nuits calculé afin de repérer une éventuelle erreur d’une nuit. Affecte les adultes et les enfants à chaque chambre demandée et vérifie que la capacité, les règles de la catégorie et les éventuelles conditions d’âge conviennent à tout le groupe. La disponibilité doit couvrir chaque nuit, et non seulement la première date. Pour plusieurs chambres, répartis volontairement les personnes et confirme que chaque chambre physique sélectionnée reste disponible sur son segment. Contrôle les blocages actifs et les caractéristiques des chambres avant de promettre une unité précise : une catégorie ouverte ne prouve pas que la chambre préférée est adaptée. Ne contourne pas une erreur de chargement ou d’STRYK en supposant qu’une chambre est libre et ne crée pas de fiches qui se chevauchent pour réSTRYK localement la capacité. Si l’unité demandée n’est pas disponible, propose une alternative concrète de catégorie, de date ou de combinaison de chambres et obtiens l’accord du client. Avant de calculer le prix, relise les dates, les nuits, le groupe et les unités sélectionnées. Le contrôle des chambres est validé uniquement lorsque le système et la consigne décrivent le même séjour, sans conflit et avec une capacité suffisante.
Contrôle de disponibilité en cinq étapes
- 01Contrôler les nuits
Compare la période de l’arrivée au départ avec la demande.
Aucune erreur d’une nuit - 02Attendre la disponibilité
Utilise uniquement les unités dont la disponibilité est confirmée par le système.
Aucune erreur de chargement - 03Contrôler la capacité
Tous les adultes et enfants doivent être couverts par la capacité.
Capacité suffisante - 04Affecter les chambres
Répartis clairement chaque groupe de clients entre les différentes chambres.
Aucune chambre sélectionnée sans client - 05Relire les dates
Répète l’ensemble de la période avant de poursuivre.
Dates confirmées
Calculer le tarif, les prix par nuit et les extras
Le total doit pouvoir être reconstitué à partir des éléments visibles.Choisis le plan tarifaire actif convenu et contrôle les prix par nuit, les règles, les taxes et les autres composantes. Recherche à la source toute nuit inattendue au lieu de la masquer par un total manuel.
Ajoute uniquement les extras commandés et réellement réalisables, puis vérifie s’ils sont facturés une fois, par nuit, par client ou par client et par nuit. Un prix manuel doit rester une exception justifiée.
Sélectionne le plan tarifaire qui correspond aux conditions annoncées, pas simplement le montant visible le plus bas. Contrôle chaque prix par nuit sur l’ensemble du séjour, les prestations incluses, les règles d’annulation et de paiement, les taxes et la devise. Ajoute uniquement les services acceptés par le client et vérifie chaque mode de calcul : fixe, par chambre, par personne, par nuit ou par personne et par nuit. Pour deux clients pendant trois nuits, un petit-déjeuner facturé par personne et par nuit représente six unités, sauf s’il est déjà inclus dans le tarif. Évite les doubles facturations en comparant les inclusions et les extras. Compare à l’offre le sous-total, les taxes, les extras, les informations d’acompte ou de paiement et le total final, puis explique toute différence saisonnière avant l’enregistrement. Ne saisis jamais un total manuel pour masquer un tarif manquant ou un calcul échoué. Si le service tarifaire n’est pas chargé, arrête-toi et recommence depuis une source valide. Le contrôle financier est complet lorsque chaque euro peut être relié aux nuits, aux prestations et aux règles et que le client a accepté le montant exact et les conditions désormais affichées.
| Composante | Contrôle | Exemple Hotel Nordlicht |
|---|---|---|
| Nuits-chambre | Nuits × prix journalier valide | 3 nuits, toutes visibles |
| Plan tarifaire | La prestation et les conditions correspondent | Direct flexible |
| Extra | La quantité et le mode de facturation correspondent | Petit-déjeuner par client et par nuit |
| Total | L’offre et STRYK sont identiques | Écart 0 € |
Définir consciemment le statut, la provenance, le paiement et les notes
Ces champs déterminent comment l’équipe poursuit la gestion du séjour.Enregistre comme confirmée uniquement une réservation ferme. Indique la provenance réelle, car elle influence la communication, les rapports et la gestion du canal.
Enregistre uniquement les paiements réellement reçus. Un virement promis n’est pas un encaissement. Les notes internes contiennent des informations opérationnelles concrètes, pas des jugements subjectifs ni des données de référence manquantes.
Définis le statut de la réservation, la provenance, les informations de paiement et les notes comme des faits opérationnels. Confirmée signifie que l’hôtel planifie de vraies chambres et prestations pour l’arrivée ; tant que l’engagement n’est pas complet, utilise une demande, une option ou un autre statut disponible avant confirmation. Enregistre la provenance réelle, car elle détermine les rapports, la communication et, pour les réservations OTA, le canal de réservation. Une réservation manuelle ou directe communique par e-mail ; une réservation OTA conserve son contexte de canal au lieu d’être renommée pour obtenir un parcours de message préféré. Enregistre un paiement uniquement lorsque l’argent a réellement été reçu, avec son montant, sa date et son mode : un virement promis n’est pas un acompte payé. Garde les notes concises, pertinentes et visibles pour l’équipe qui doit agir. Place la préparation de la chambre, l’accessibilité ou les informations d’arrivée dans leur contexte opérationnel et évite de copier des informations sensibles dans un texte libre. Le contrôle final couvre le client, les dates, les chambres, le prix, la provenance, le statut, le paiement et les demandes. Chaque champ doit répondre à une future question opérationnelle, pas simplement donner l’impression que le formulaire est rempli.
Contrôle final avant l’enregistrement
- Le profil client et l’e-mail joignable sont corrects.
- L’arrivée, le départ et les nuits correspondent à l’accord.
- Les chambres et leur affectation sont disponibles et respectent la capacité.
- Le tarif, les extras et le total correspondent à l’offre.
- Le statut, la provenance et le paiement décrivent la situation réelle.
Enregistrer une fois et vérifier la fiche créée
Le message de réussite lance la vérification ; il ne la termine pas.Clique une seule fois sur Créer et attends le calcul du prix, la disponibilité et l’enregistrement. Si le résultat n’est pas clair, consulte la liste ou le calendrier avant toute nouvelle tentative.
Ouvre le séjour enregistré et compare chaque champ essentiel. Vérifie qu’il apparaît une seule fois dans le calendrier et qu’il est accessible depuis le profil client.
Envoie la réservation une seule fois et attends le résultat du système. Une réponse lente n’autorise pas à appuyer de nouveau sur Enregistrer, à ouvrir un second formulaire ou à créer un doublon provisoire. Si la validation échoue, conserve les données proposées, lis l’erreur précise et corrige-en la cause, client, dates, capacité, chambres, tarif ou champ obligatoire, avant une seule nouvelle tentative. Après la réussite, note le numéro de réservation et rouvre la fiche enregistrée. Compare le client, le séjour, l’affectation de la chambre, le tarif, les extras, le total, la provenance, le statut et le paiement avec la consigne validée. Ouvre le calendrier d’occupation et vérifie une seule barre sur la bonne chambre et les bonnes nuits, puis ouvre le profil client et vérifie le même séjour dans un historique unique. Contrôle que la disponibilité a diminué uniquement sur les segments réservés. Un simple message de réussite n’est pas une preuve suffisante. Si les vues reliées ne correspondent pas, arrête-toi et signale le numéro de réservation et l’écart observé au lieu de le corriger par une autre réservation. Une seule fiche créée par le système doit devenir la source commune pour la réception, les finances, le housekeeping et la communication.
Trois vérifications après l’enregistrement
- 01Détail de la réservation
Contrôle chaque champ convenu.
Les données correspondent - 02Calendrier
Vérifie les dates et l’affectation de la chambre.
Une seule barre de réservation - 03Profil client
Ouvre le séjour depuis le bon profil.
Un historique partagé unique
Transmettre la réservation à l’exploitation
L’enregistrement lance le parcours client et la responsabilité de l’équipe.Envoie la confirmation prévue uniquement après avoir vérifié l’e-mail, les dates, la prestation, le prix et les conditions. Respecte le canal de communication de la réservation et ne consigne jamais comme réussi un envoi ayant échoué.
Affecte les demandes particulières au service responsable et utilise la réservation enregistrée comme référence commune, plutôt qu’une liste parallèle privée.
Transmets la réservation vérifiée à l’exploitation avec un résumé bref et directement exploitable. La réception a besoin du numéro de réservation, du client, de la provenance, des dates d’arrivée et de départ, de l’heure prévue, de la chambre, de la composition du groupe, de la situation du paiement et des coordonnées client restant à clarifier. Le housekeeping a seulement besoin de la demande de préparation pertinente, reliée au bon séjour et à la bonne date. Les finances ont besoin des prestations convenues, du contexte du destinataire et de l’acompte réel, pas d’un statut payé inventé. Envoie la confirmation par le canal dérivé de la provenance de la réservation et prévisualise les valeurs résolues avant l’envoi : une réservation directe utilise l’e-mail, tandis qu’un séjour OTA reste dans sa conversation de réservation. Demande au client de vérifier les dates, les personnes, la catégorie, les prestations incluses, le total et les conditions, puis reporte toute correction dans la réservation d’origine. Pour l’équipe suivante, indique les tâches ouvertes avec un responsable et une échéance au lieu d’un vague « à vérifier ». La transmission est complète lorsque la confirmation du client et toutes les équipes internes font référence au même numéro de réservation et peuvent agir sans liste parallèle privée.
