Hotel in Deutschland führen: Pflichten von Meldeschein bis Kassensicherung

Die Pflichten eines Hotels im Überblick

Eine Betriebspflicht ist eine Vorgabe aus Gesetz, Verordnung oder Gemeindesatzung, deren Verletzung Bußgeld, Steuernachzahlung oder Auflagen nach sich ziehen kann. Für ein Hotel in Deutschland stammen sie aus acht Bereichen, und jeder hat eine andere zuständige Stelle.

Die Tabelle zeigt zu jedem Bereich, was gilt und wo es steht. Bundesrecht gilt überall. Gaststättenrecht, Bauordnung, Lebensmittelaufsicht und Kurabgabe regeln dagegen die Länder und Gemeinden, deshalb nennt die Tabelle dort nur die Richtung. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deiner Gemeinde beziehungsweise deines Landes.

Gewerbe, Erlaubnis und Brandschutz vor der Eröffnung

Die Gewerbeanmeldung ist die Anzeige des Betriebsbeginns beim Gewerbeamt. Nach § 14 Abs. 1 GewO musst du auch eine Verlegung, eine Namensänderung, eine Erweiterung um unübliche Leistungen und die Aufgabe des Betriebs anzeigen. Für Beherbergung ohne Bewirtung externer Gäste, etwa eine Pension oder ein Garni-Hotel, genügt laut IHK Freiburg die Anzeige beim Gewerbeamt.

Eine Gaststättenerlaubnis brauchst du dagegen, sobald Gäste von außen essen oder trinken. Das Frühstück für Übernachtungsgäste ist erlaubnisfrei, auch mit Alkohol an Hausgäste. Das Gaststättenrecht ist Landesrecht, und einige Länder verlangen statt einer Erlaubnis nur eine Anzeige. Wo eine Erlaubnis nötig ist, etwa in Bayern für ein öffentliches Restaurant oder eine offene Hotelbar mit Alkohol, gilt sie laut Merkblatt des Landkreises Straubing-Bogen nur für deine Räume und für dich als Betreiber persönlich.

Bauaufsicht und Lebensmittelüberwachung folgen Landesrecht. Die Musterbeherbergungsstättenverordnung gilt für Häuser mit mehr als 12 Gastbetten und verlangt unter anderem Sicherheitsbeleuchtung in notwendigen Fluren und Treppenräumen. Ob dein Land sie übernommen hat, ändert sich: Hamburg führt eine eigene Verordnung, Nordrhein-Westfalen hat sie in die Sonderbauverordnung verlegt. Frage vor dem Umbau bei der Bauaufsicht nach, welche Fassung gilt.

Gäste melden und Kurabgabe einziehen

Der Meldeschein ist ein Formular nach dem Bundesmeldegesetz, mit dem ein Gast dem Betrieb seine Anreise meldet. Nach § 29 Abs. 2 BMG unterschreiben seit dem 1. Januar 2025 nur noch ausländische Gäste am Ankunftstag handschriftlich einen Meldeschein und weisen sich mit Pass oder Passersatz aus. Für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit entfällt die Pflicht.

Der Schein enthält höchstens acht Angaben nach § 30 Abs. 2 BMG. Du bewahrst ihn ein Jahr ab Abreise auf und vernichtest ihn innerhalb von drei Monaten danach (§ 30 Abs. 4 BMG). Mit Zustimmung des Gastes darf die Meldung elektronisch erfolgen, etwa über eine kartengebundene Zahlung mit starker Kundenauthentifizierung (§ 29 Abs. 5 BMG). Alle Einzelheiten stehen in Meldeschein in Deutschland seit 2025.

Die Kurabgabe ist eine Abgabe der Gemeinde pro Gast und Nacht, die der Betrieb einzieht und abführt. Dazu kommt in manchen Städten eine Übernachtungsteuer als Gemeindesteuer. Beide gibt es nur, wenn die Gemeinde sie per Satzung beschlossen hat, und die Landesgesetze dazu unterscheiden sich. Ob die Satzung deinen Betrieb zum Einziehen und Abführen verpflichtet, steht in der Satzung selbst.

Betrag, Befreiungen, Meldefristen und Abführtermine findest du deshalb nur in der Satzung deiner Gemeinde. Hinterlege die Werte pro Haus, und gib die Abgabe auf der Rechnung getrennt aus. Eine Übersicht bietet Kurtaxe in Deutschland.

Umsatzsteuer, Rechnung und E-Rechnung

Auf die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen zur kurzfristigen Beherbergung erhebst du 7 Prozent Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, sind davon ausgenommen, auch wenn sie im Zimmerpreis stecken. Speisen besteuern du bist seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft mit 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG).

Beim Hotelfrühstück haben sich 2026 zwei Dinge geändert. Der Bundesfinanzhof hat am 21. Mai 2026 in drei Urteilen entschieden, dass Frühstück und der Zugang zu Fitness und Wellness nicht zur ermäßigt besteuerten Beherbergung gehören (Pressemitteilung Nr. 055/26 vom 1. Oktober 2026). Die Fälle betrafen Zeiträume vor Einführung des neuen Satzes für Speisen. Bei Pauschalpreisen beanstandet die Finanzverwaltung seit dem 1. Januar 2026 nicht, wenn du 15 Prozent des Pauschalpreises als Sammelposten mit 19 Prozent ansetzt; bis Ende 2025 waren es 20 Prozent (Abschn. 12.16 Abs. 12 UStAE). Ein Rechenbeispiel steht im Ratgeber Hotelrechnung in Deutschland.

Kassensicherung und Aufbewahrung

Elektronische Kassensysteme und Registrierkassen müssen nach § 146a Abs. 1 AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Die Kassensicherungsverordnung nimmt Buchhaltungsprogramme, Ticketautomaten und Geldautomaten aus. Ob eine Rezeptionssoftware, die Barzahlungen erfasst, als Kasse gilt, ist ein Prüfauftrag für deine Steuerberatung.

Zu jedem aufzeichnungspflichtigen Vorgang gibst du dem Beteiligten zeitnah einen Beleg (§ 146a Abs. 2 AO). Außerdem teilst du dem Finanzamt Art und Zahl deiner Systeme mit, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO). Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb waren, waren laut Oberfinanzdirektion Karlsruhe bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Die Mitteilung läuft über ELSTER.

Für die Aufbewahrung gilt § 147 Abs. 3 AO. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre im Haus, Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe und sonstige steuerrelevante Unterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstand. Ein Beleg von März 2026 liegt also bis Ende 2034 bereit.

Personal, Haftung und Website

Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro brutto je Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro (Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung). Die Minijob-Grenze folgt ihm und liegt 2026 bei 603 Euro monatlich. Für Minijobber und für Branchen nach § 2a SchwarzArbG, zu denen das Gastgewerbe zählt, schreibt § 17 MiLoG vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens am siebten Tag danach aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.

Wer in Küche und Frühstücksservice arbeitet, braucht nach § 43 IfSG vor Arbeitsbeginn eine Belehrung durch das Gesundheitsamt, die höchstens drei Monate alt sein darf. Du als Arbeitgeber belehren die Mitarbeitenden zum Start und danach alle zwei Jahre und dokumentierst das.

Für Gästesachen haftest du als Beherbergungsbetrieb nach § 701 BGB. Die Haftung ist nach § 702 BGB auf das Hundertfache des Übernachtungspreises begrenzt, mindestens 600 und höchstens 3.500 Euro. Für Geld und Wertsachen liegt die Obergrenze bei 800 Euro. Bei eigenem Verschulden oder Verwahrung entfällt die Grenze.

Bietest du Buchungen auf deiner Website an, kann das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) greifen, das seit dem 28. Juni 2025 für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr gilt. Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Bilanzsumme sind für Dienstleistungen ausgenommen (§ 3 Abs. 3 BFSG). Prüfe deine Einordnung, und beachte, dass die Ausnahme beim Verkauf von Produkten nicht gilt.

Pflichtenkalender für das Hotel

Der Kalender ordnet die laufenden Pflichten nach dem Rhythmus, in dem sie anfallen. Festen Terminen aus Gesetzen stehen Prüfaufträge gegenüber, weil Frist oder Schwelle von Land, Gemeinde oder Betrieb abhängen.

Im Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern trägt die Rezeption die täglichen Punkte in die Übergabe ein, die Inhaberin gemeinsam mit der externen Steuerberatung die monatlichen und jährlichen. Angenommen, das Haus liegt in einer Gemeinde mit Kurabgabe: Dann steht im Kalender zusätzlich der Termin für die Meldung, den nur die Satzung kennt.