Meldeschein in Deutschland seit 2025: Wer noch melden muss

Was sich zum 1. Januar 2025 geändert hat

Der besondere Meldeschein für Beherbergungsstätten ist ein Formular nach dem Bundesmeldegesetz (BMG), mit dem Gäste dem Betrieb ihre Anreise melden. Der Betrieb hält es bereit und bewahrt es auf. Bis Ende 2024 galt das für jeden Gast, auch für den deutschen Wochenendurlauber.

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, das am 29. Oktober 2024 veröffentlicht wurde, ist diese Pflicht für Inländer weggefallen. Nach § 29 Absatz 2 BMG unterschreiben seither nur noch ausländische Gäste einen besonderen Meldeschein. Für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit musst du keinen Schein mehr ausstellen, unterschreiben lassen oder aufbewahren.

Für ausländische Gäste bleibt die Pflicht des Betriebs bestehen. Die Tabelle zeigt, was je Gästegruppe gilt.

Wer als ausländischer Gast meldepflichtig ist

Meldepflichtig ist jeder Gast ohne deutsche Staatsangehörigkeit. Die Pflicht hängt an der Staatsangehörigkeit und nicht am Wohnort. Auch eine Schweizerin mit Wohnsitz in Freiburg und ein Österreicher auf Geschäftsreise unterschreiben deshalb am Ankunftstag einen Meldeschein.

Der Gast bestätigt auf dem Schein seine Angaben, und du gleichst diese mit dem vorgelegten Pass oder Passersatz ab. Weichen die Angaben ab oder fehlt ein gültiges Dokument, vermerke das auf dem Meldeschein. Das schreibt § 30 Absatz 2 BMG vor.

Bei Familien reicht eine Unterschrift pro namentlich erfasster Person. Ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder, die mitreisen, trage nur der Zahl nach ein. Bei Reisegruppen mit mehr als zehn Personen unterschreibt allein die Reiseleitung und nennt Anzahl und Staatsangehörigkeit der Mitreisenden.

Diese Daten gehören auf den Meldeschein

Der Meldeschein enthält nach § 30 Absatz 2 BMG ausschließlich acht Angaben, vorbehaltlich zusätzlicher Daten nach Landesrecht für die Kurabgabe. Mehr abzufragen ist nicht Sache des Meldescheins. Willst du Telefonnummer, E-Mail oder Autokennzeichen, brauchst du dafür einen anderen Grund und eine andere Stelle im Check-in.

Eine Besonderheit ist die Zahlung: Erfüllt der Gast die Meldepflicht elektronisch über eine kartengebundene Zahlung, speicher zusätzlich die Zuordnungsnummer des Zahlungsmittels zusammen mit den Meldedaten.

Aufbewahren, vernichten und was Verstöße kosten

Du bewahrst ausgefüllte Meldescheine ab dem Abreisetag ein Jahr auf und vernichtest sie innerhalb von drei Monaten nach Ablauf dieser Frist. So steht es in § 30 Absatz 4 BMG. Die Frist ist kurz, weil der Schein nur dem Zugriff bestimmter Behörden dient und keine Buchungsunterlage ist. Rechnungen und Buchhaltungsbelege folgen anderen Fristen und unterliegen dem Steuerrecht.

Auf Verlangen legst du bestimmten Behörden die unterschriebenen Scheine zur Einsicht vor oder stellst elektronisch erhobene Daten maschinenlesbar bereit. Das gilt etwa für Polizei und Strafverfolgung. Lege die Scheine deshalb nach Abreisedatum sortiert ab, damit du am Monatsende siehst, welche Scheine zur Vernichtung anstehen.

Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten. § 54 Absatz 2 BMG nennt unter anderem einen nicht rechtzeitig unterschriebenen Schein, einen fehlenden Meldeschein im Haus, zu kurze Aufbewahrung und nicht herausgegebene Scheine. Die Geldbuße beträgt in diesen Fällen bis zu 1.000 Euro.

Meldeschein elektronisch statt auf Papier

Mit Zustimmung des Gastes darf der Betrieb die Meldepflicht nach § 29 Absatz 5 BMG elektronisch erfüllen. Der Gast bestätigt Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Daten am Ankunftstag auf einem von drei Wegen. Das ist die kartengebundene Zahlung mit starker Kundenauthentifizierung, der elektronische Identitätsnachweis oder das Auslesen der eID-Karte beziehungsweise des Aufenthaltstitels vor Ort.

Alternativ kann ein Betreiber beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für höchstens fünf Jahre ein anderes Verfahren mit vergleichbarem Sicherheitsniveau zulassen lassen. Wer ein elektronisches Verfahren nutzt, muss nach § 30 Absatz 5 BMG außerdem technische und organisatorische Maßnahmen nach der DSGVO sicherstellen. Für die Aufbewahrung gelten dieselben Fristen wie auf Papier.

Ein Online-Formular vor der Anreise ersetzt die handschriftliche Unterschrift also nicht von selbst. Prüfe bei jedem System, auf welchem der genannten Wege die Bestätigung am Ankunftstag erfolgt. Frage den Anbieter nach der Grundlage, und hole im Zweifel die Auskunft deines Hotelverbands oder deiner Meldebehörde ein.

Kurabgabe und Gemeindesatzung gelten weiter

Die Kurabgabe oder Gästetaxe ist ein Beitrag, den eine Gemeinde nach Landesrecht für Gäste erhebt, meist pro Person und Nacht. Der Wegfall des Meldescheins für Deutsche hebt sie nicht auf. Deine Rechtsgrundlage sind die Kommunalabgabengesetze der Länder und die Satzung der Gemeinde.

Bisher stützten manche Gemeinden die Datenerhebung auf den Meldeschein, denn § 30 Absatz 3 BMG erlaubt dem Landesrecht, dafür weitere Daten vorzusehen. Die IHK München weist darauf hin, dass in Bayern das Kommunalabgabengesetz weiterhin eine eigene Meldepflicht begründen kann. Gemeinden sollen ihre Satzungen deshalb prüfen.

Für deinen Betrieb heißt das: Hole bei deutschen Gästen nur die Daten ein, die der Beherbergungsvertrag, die Abgabensatzung oder die Gästekarte tatsächlich verlangen. Eine pauschale Ausweisvorlage bei inländischen Gästen ist nach Darstellung der IHK München ohne ausdrückliche Einwilligung nicht mehr zulässig. Frage bei deiner Gemeinde nach, welche Angaben sie für die Abrechnung der Kurabgabe benötigt.

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deiner Gemeinde beziehungsweise deines Landes.

Typische Fehler an der Rezeption

Der häufigste Fehler ist ein Meldeschein für alle Gäste aus Gewohnheit. Nach dem Wegfall der Pflicht für Inländer erhebt der Betrieb damit Daten ohne gesetzlichen Grund, die er dann aufbewahren und löschen muss. Prüfe deshalb deine Check-in-Formulare und dein Anreisegespräch, und streiche, was nur noch für ausländische Gäste gilt.

Ebenso häufig ist der Umkehrfehler: Der Betrieb verzichtet bei EU-Gästen auf Schein und Ausweis, weil diese keine Visumpflicht haben. Das Gesetz kennt diese Unterscheidung nicht. Wer keine deutsche Staatsangehörigkeit hat, unterschreibt, auch bei einer Anreise mit Personalausweis aus einem Nachbarland.

Ein dritter Punkt sind Gäste mit mehreren Staatsangehörigkeiten. Das Formular verlangt alle Staatsangehörigkeiten. § 29 Absatz 2 BMG spricht nur von ausländischen Personen; ausdrücklich geregelt ist der Fall einer Doppelstaatlerin mit deutschem Pass aber nicht. Kläre diesen Fall vorab mit deiner Meldebehörde oder deinem Verband und halte die Antwort für den Spätdienst schriftlich fest.

Beim Camping gilt eine eigene Regel: Wer auf gewerblich überlassenen Plätzen in Zelt, Wohnmobil, Wohnwagen oder Boot übernachtet, ist nach § 29 Absatz 4 BMG von der allgemeinen Meldepflicht bei der Meldebehörde befreit, solange er im Inland gemeldet ist. Für ausländische Gäste gelten die Regeln zu Meldeschein und Ausweis entsprechend.

Beispiel Hotel Nordlicht: ein Anreisetag

Im Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern reisen an einem Freitag im Oktober ab 15:00 Uhr zwölf Gäste in acht Zimmern an. Der Spätdienst klärt bei jeder Anreise zuerst die Staatsangehörigkeit und danach, was zu tun ist. Wer in welche Zeile gehört, zeigt das Beispiel.