Gästemeldung in Österreich: Gästeverzeichnis, 24-Stunden-Frist und Pflichten

Was das Meldegesetz von Beherbergungsbetrieben verlangt

Die Gästemeldung ist die Anmeldung eines Gastes im Beherbergungsbetrieb, die der Betrieb im Gästeverzeichnis dokumentiert. Rechtsgrundlage ist das Meldegesetz 1991, ein Bundesgesetz, das in ganz Österreich gilt. Es regelt die Gästemeldung in § 5 und das Gästeverzeichnis in § 10.

Umgangssprachlich heißt das Papier „Meldeschein“ oder „Gästeblatt“. Im Gesetz steht der Begriff „Gästeverzeichnis“, das einzelne Blatt heißt Gästeverzeichnisblatt. Wer die Begriffe kennt, findet Vorgaben der Behörden schneller.

Zuständig ist der Inhaber des Betriebs oder sein Beauftragter. Er ist für die Eintragungen verantwortlich und muss die Gäste auf ihre Meldepflicht hinweisen (§ 7 Abs. 6 MeldeG). Das gilt für Hotels ebenso wie für Pensionen und Privatzimmervermieter.

Diese Daten gehören ins Gästeverzeichnis

Die Anmeldung gilt als erfolgt, wenn der Betrieb die gesetzlich geforderten Daten erhalten hat und der Gast ihre Richtigkeit mit seiner Unterschrift bestätigt. Fehlt eine Angabe, ist die Anmeldung unvollständig.

Familien und Gruppen haben Erleichterungen. Bei einem familiären Verbund meldet sich mindestens ein Gast vollständig an, für die Mitreisenden genügen Vor- und Familienname sowie Geburtsdatum. Reisegruppen ab acht Gästen können über eine Sammelliste des Reiseleiters gemeldet werden, wenn die Gruppe höchstens zwei Wochen im selben Betrieb bleibt.

Die 24-Stunden-Frist und die Abmeldung bei Abreise

Die Frist für die Anmeldung beträgt unverzüglich, jedenfalls aber innerhalb von 24 Stunden nach dem Eintreffen des Gastes (§ 5 Abs. 1 MeldeG). Sie läuft ab der Ankunft und nicht ab dem Check-in-Gespräch. Wer einen Gast um 23:30 Uhr empfängt, hat die Frist am nächsten Abend um 23:30 Uhr ausgeschöpft.

Unverzüglich ist der Maßstab, 24 Stunden die Obergrenze. In der Praxis tragen Betriebe den Gast beim Check-in ein, weil die Unterschrift ohnehin an der Rezeption geleistet wird.

Die Abmeldung erfolgt bei der Abreise durch einen Eintrag im Gästeverzeichnis. Ein Gespräch mit der Gemeinde ist dafür nicht nötig.

Papierblatt oder elektronisches Gästeverzeichnis

Ein Beherbergungsbetrieb führt das Gästeverzeichnis wahlweise elektronisch oder als Sammlung von Gästeverzeichnisblättern, die die Meldebehörde signiert hat. Die Details regelt die Meldegesetz-Durchführungsverordnung (§ 19 MeldeV), das Muster steht in deren Anlage A.

Die Meldebehörde ist die Gemeinde, in Statutarstädten der Magistrat, in Wien das Magistratische Bezirksamt. Sie versieht die Blattsammlung vor der Verwendung mit einem Stempel auf dem Deckblatt. Blätter und Einträge sind laufend und unveränderbar zu nummerieren.

Seit 1. November 2023 gibt es neue Gästeverzeichnisblätter. Die alten Blätter dürfen seit 1. November 2024 nicht mehr verwendet werden. Prüfe deshalb alte Bestände im Schrank.

Aufbewahrung, Einsicht und Strafen

Die Aufzeichnungen sind sieben Jahre ab der Eintragung aufzubewahren (§ 10 Abs. 2 MeldeG). Meldebehörde und Organe des öffentlichen Sicherheitsdienstes dürfen jederzeit Einsicht nehmen. Danach sind die Daten zu löschen, sofern keine andere gesetzliche Pflicht, etwa im Abgabenrecht, eine längere Aufbewahrung verlangt.

Ein unvollständig geführtes Gästeverzeichnis ist eine Verwaltungsübertretung. Der Strafrahmen beträgt bis zu 726 Euro, bei Wiederholung bis zu 2.180 Euro (§ 22 Abs. 1 Z 5 MeldeG). Wer als Inhaber die Gäste nicht auf ihre Meldepflicht hinweist oder eine Weigerung nicht meldet, riskiert bis zu 360 Euro, bei Wiederholung bis zu 1.090 Euro (§ 22 Abs. 2 Z 6 MeldeG).

Landesrecht, Ortstaxe und Meldung an die Gemeinde

Die Ortstaxe ist eine Abgabe der Gemeinde pro Gast und Nacht, die der Betrieb einhebt und abführt. Sie ist kein Teil des Meldegesetzes. Deine Höhe, Befreiungen und Fristen legen die Tourismus- und Abgabengesetze der Bundesländer und die Verordnungen der Gemeinden fest, die Bezeichnung unterscheidet sich je Land.

Viele Länder und Gemeinden verlangen zusätzlich, dass der Betrieb Nächtigungen an die Gemeinde oder den Tourismusverband meldet. Fristen, Formulare und elektronische Meldewege weichen voneinander ab. Kärnten verlangt zum Beispiel ab 1. November 2026 eine elektronische Meldung jeder Ankunft und Abreise binnen 24 Stunden (§ 6 Kärntner Aufenthaltsabgabegesetz).

Eine einheitliche Landesregel gibt es nicht. Kläre bei deiner Gemeinde oder deinem Tourismusverband, welche Meldung zu welchem Zeitpunkt fällig ist, und halte die Auskunft für dein Team schriftlich fest. Die Regeln je Bundesland vergleicht der Ratgeber Ortstaxe in Österreich. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deiner Gemeinde beziehungsweise deines Landes.

Ein sicherer Ablauf an der Rezeption

Ein fester Ablauf verhindert, dass Eintragungen liegen bleiben. Er legt fest, wer wann prüft, besonders bei Anreisen im Spätdienst und nachts. Bewährt hat sich eine tägliche Kontrolle, die offene Anreisen vom Vortag sichtbar macht.

Wer Meldedaten vor der Anreise erhebt, etwa über ein Online-Formular, spart Zeit am Empfang. Die Unterschrift des Gastes und die Prüfung des Reisedokuments bleiben davon unberührt und erfolgen beim Eintreffen.

Typische Lücken im Gästeverzeichnis

Lücken im Gästeverzeichnis entstehen meist im Ablauf, etwa bei Spätanreisen oder wechselnder Besetzung. Ein Verzeichnis ist unvollständig, sobald eine Pflichtangabe, eine Unterschrift oder ein Abreisedatum fehlt. Behörden dürfen jederzeit Einsicht nehmen, daher zählt der Zustand jeden Tag und nicht erst vor einer Kontrolle.

Besonders anfällig sind Zeiten mit wechselnder Besetzung: Wochenenden mit Aushilfen, Spätanreisen und Feiertage. Lege für diese Zeiten eine klare Übergabe fest. Die Hausdame und die Rezeption sollten wissen, wer für Saisonpersonal im Haus zuständig ist, weil dessen Meldung eigenen Regeln folgt.

Auch Langzeitgäste brauchen Aufmerksamkeit. Ab einem Aufenthalt von mehr als zwei Monaten gelten die Regeln der Wohnsitzanmeldung nach den §§ 3 ff. MeldeG, und die Meldung muss spätestens am dritten Tag nach Ablauf der zwei Monate erfolgen (§ 5 Abs. 2 MeldeG).